Logo KNB.nl
English

Column van de voorzitter

Wij zijn in de lead

Eind maart vergaderden de Europese leiders over een voorstel voor het digitale kompas met de digitale ambities van de Europese Unie (EU) voor 2030. Uitgangspunt bij dit digitale kompas: verdere digitalisering kan oplossingen bieden voor veel uitdagingen waar Europa voor staat. Digitale technologieën veranderen daarbij niet alleen de manier waarop mensen communiceren, maar ook hoe ze leven en werken. De COVID 19-pandemie heeft uiteraard ook binnen Europa een impuls voor versnelling gegeven.

Tekst: Annerie Ploumen Notariaat Magazine 2021-03
Annerie Ploumen NM2 750x500

'De notaris behoudt het recht om cliënten op kantoor uit te nodigen'

Dat laatste zien we ook terug in het Nederlandse notariaat. Door COVID 19 is de digitaliseringsslag sneller gemaakt. We hebben allemaal ervaren dat ons werk ook van een afstand gedaan kan worden en dat we via video- en audiovisuele middelen in veel gevallen op een goede manier besprekingen kunnen voeren en kunnen adviseren. Een mooie opmaat naar meer digitalisering en uiteraard naar de eerste digitale akte in het ondernemingsrecht. Een initiatief van diezelfde EU, die voorschrijft dat vanaf 1 augustus 2021 een besloten vennootschap digitaal moet kunnen worden opgericht (DOBV).

Koudwatervrees

Toch merkte ik bij sommige deelnemers van de recente regiobijeenkomsten, maar ook in andere gesprekken met leden nog wel de nodige twijfels over DOBV en zeker over het vervolg hierop, meer digitale akten. Twijfels bij de vraag of we als notarissen onze Belehrungsplicht bij een digitale akte wel goed genoeg kunnen doen. We willen onze cliënten immers zien en niks gaat boven een fysieke ontmoeting, is daarbij een veel gehoord argument. Ik begrijp de opmerkingen, maar in een steeds digitalere samenleving kan het notariaat niet achterblijven. In mijn beleving blijft door de efficiëntie van digitalisering juist meer tijd over voor advies en Belehrung, een belangrijke en unieke meerwaarde van het notariaat. Het wordt natuurlijk even wennen, een digitaal passeerproces en ook nog op afstand. Toch denk ik dat we er goed mee uit de voeten kunnen. We doen immers al veel digitaal. Bovendien zijn in de DOBV alle middelen ingebouwd om ons cliëntenonderzoek goed te doen en het systeem geeft alle ruimte voor toelichting en Belehrung. Verder zal het zeker niet automatisch zo zijn dat iedere digitale akte standaard zonder fysieke aanwezigheid van de cliënt passeert. De notaris behoudt uiteraard het recht om cliënten op kantoor uit te nodigen als de situatie daar om vraagt.

Regie

Daarbij is digitalisering een geleidelijk proces en blijven fysieke en digitale akten in beginsel naast elkaar bestaan. Uiteindelijk zal de notaris zelf wellicht steeds vaker kiezen voor een digitale akte en daarmee juist meer tijd nemen voor advisering en Belehrung en dus voor het behoud van onze kernwaarden. De verantwoordelijkheid voor de keuze wat het beste is voor de cliënt en waar de meerwaarde van de notaris maximaal kan worden belegd, ligt bij de notaris, dus bij u. De voordelen van digitaal passeren, waaronder een efficiënter werkproces, nemen we daarin meteen mee. Data uit akten kunnen namelijk direct verstrekt worden aan allerlei registers, waardoor foutmarges kleiner worden en opslag gemakkelijker en goedkoper.

Laten we deze ontwikkeling omarmen en zorgen dat we zelf de regie houden. Een mij bekende CEO heeft als adagium: ‘Mensen alleen en machines alleen kunnen nooit zo goed zijn als de combinatie van mensen en machines. Essentieel hierbij is wel dat de mens in de lead moet blijven.’ En dat geldt uiteraard ook voor de notaris.

Reageren?

Mail dan naar nm@knb.nl