‘Een begrijpelijke aktetekst maakt de klant meer gelijkwaardig’

‘Als kandidaat-notaris legde ik mijn akten helder uit en was tevreden wanneer klanten zeiden dat ze mijn verhaal begrepen. Maar als ze een week later de officiële aktetekst ontvingen, vroegen sommigen: waarom schrijft u het niet op zoals u het laatst vertelde? Ja, waarom doen we dat niet?, vroeg ik me af. Want als de klant niet begrijpt wat er staat, klopt er iets niet. In die periode groeide bij ons de behoefte om notariële teksten in klare taal om te zetten. Toen ik in 2007 notaris werd, zijn mijn collega Annemarie Beijers en ik daarmee begonnen.’

‘Onder juristen stuit eenvoudiger taalgebruik soms op weerstand. Collega’s betogen dat notariële teksten zo zijn geformuleerd opdat ze niet multi-interpretabel zijn. Anderen zeggen: zodra klanten ons begrijpen, wordt ons werk minder waard. Maar vaker hoor ik: waarom zou ik een tekst herformuleren waarvan ik weet dat die inhoudelijk correct is?

Ik stel daar tegenover dat moeilijk te begrijpen akten vaker leiden tot conflicten tussen mensen omdat afspraken hen niet duidelijk zijn. En als een akte voor betrokkenen niet duidelijk is, wat betekenen we als notariaat dan eigenlijk? Als een akte in klare taal verwoordt wat partijen willen, kan geen van hen later zeggen: dat wilde ik niet. Heldere taal leidt tot minder discussies en minder rechtszaken over gemaakte afspraken, omdat niemand kan beweren: dat bedoelde ik niet. Voor mij is dat het belangrijkste argument om heldere taal te bezigen.’

Taalvereenvoudiging

‘Een originele akte bestaat uit een brij van woorden dicht onder elkaar, die niet uitnodigt tot lezen. De meeste klanten lezen die akte niet: die ondertekenen ze. Wat zij wél lezen is de ontwerpakte en die kun je opmaken zoals je wil. Ik kwam op het idee witregels in te voegen, want die scheppen rust. Het samenlevingscontract van ons kantoor gebruikten we als proef waaraan we steeds verder schaafden. In mijn akten “verschijnen” de mensen niet meer bij mij, ze “komen” bij mij of ik “kom” bij hen. Ik begon voornamen te gebruiken in plaats van “comparant sub 1” en dergelijke. Bij een bedrijfsoverdracht schrijf ik niet “de voortzetter”, maar: “Jan die het bedrijf overneemt”. En in een samenlevingscontract: “Piet en Marie gaan samenwonen.”

Het is een intensief proces van steeds verdere taalvereenvoudiging. Een communicatiespecialist hield ons eens een spiegel voor. Uit een willekeurig tijdschriftartikel haalde hij 30 procent van de woorden weg en vroeg: weet je wat hier staat? Nou nee! Zelfs toen hij 10 procent van de woorden had geschrapt, konden we de strekking niet goed weergeven. Ineens realiseerden wij ons: zo ervaart de meerderheid van de Nederlandse bevolking juridische teksten.’

Minder jargon

‘Als jurist leren wij redeneren vanuit een bron en vandaar werk je naar de conclusie toe. Alleen is dat voor onze klant totaal oninteressant, die is benieuwd naar de conclusie. Sindsdien beginnen onze teksten met de conclusie, die we dikgedrukt bovenaan zetten. Gaandeweg gingen we steeds helderder formuleren: korter, minder jargon en met vermijding van woorden als “hieromtrent” en “dientengevolge”, want daar zijn eenvoudige synoniemen voor. We gebruiken opsommingsstreepjes in de tekst, verwerken tussenkopjes zodat mensen bepaalde afspraken gemakkelijker kunnen vinden. Soms ontkom je er niet aan een begrip te hanteren en leg je kort uit wat hiermee wordt bedoeld, terwijl dat in een reguliere akte als bekend wordt verondersteld.  

Inmiddels beschikken we over een fors modellenbestand in begrijpelijke taal. Navolging krijgen we nog niet echt, maar ik verwacht dat een proces als dit geleidelijk verloopt. Voor de toekomst vermoed ik zelfs dat infographics veel zullen oplossen. Dat je iets uitlegt op één pagina met eenvoudige afbeeldingen en weinig tekst, zodat mensen zien wat er van hen wordt verwacht. Samen met een graficus zou ik daarmee graag aan de slag gaan.’

Democratiseringsproces

‘Sommige collega’s vinden dat we te eenvoudig formuleren, maar wat is er mis met gemakkelijke taal als de inhoud correct is? In het notariaat wordt regelmatig geklaagd over klanten die geen interesse zouden hebben in de inhoud van akten. Mijn ervaring is dat klanten wel degelijk geïnteresseerd zijn, als ze maar begrijpen wat er staat en wat daarvan de consequenties zijn. Een goed te begrijpen aktetekst maakt de klant meer gelijkwaardig. Tegenwoordig stellen mensen mij vragen over bepalingen waarvan zij vroeger dachten: het zal wel goed zijn.

Ik ben ervan overtuigd dat dit de enige weg is: klanten willen weten wat er staat. En trouwens, je kunt wel zeggen: ik vertrouw de notaris, maar ook die maakt soms fouten. Notariële teksten moeten voor iedereen duidelijk zijn. Het gaat om de democratisering van de juridische wereld.’