Logo KNB.nl
English

Achtergrond

'Iedere notaris krijgt ermee te maken'

De samenleving digitaliseert in hoog tempo en het notariaat beweegt mee. Ook bij de ketenpartners van het notariaat zet de digitalisering van de dienstverlening door. Het Kadaster, de Belastingdienst en Kamer van Koophandel hebben veel op stapel staan, blijkt uit een inventarisatie.

Tekst: Johan Nebbeling | Beeld: VRBLD Photo Notariaat Magazine nummer 2021-07
Thema achtergrond digitaal 750x500

'Het heen en weer sturen van akten en documenten is niet langer nodig'

Kamer van Koophandel: beter en sneller digitaal samenwerken

Met de inrichting van het UBO-register (Ultimate Beneficial Owners) en de vervanging van ORN (Online Registreren Notarissen) door de KVK Opgaveservice zet de Kamer van Koophandel (KVK) belangrijke stappen op het gebied van de digitalisering in de samenwerking met het notariaat.

‘De wederzijdse dienstverlening verloopt er sneller en gemakkelijker door’, zegt Jan Henk Verburg, clusterleider relatiemanagement voor het Handelsregister bij de KVK. ‘Stapsgewijs zal de digitalisering de komende jaren worden uitgebreid, waarbij we overigens intensief samenwerken met de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB).’

UBO

De inrichting en openstelling van het UBO-register in september vorig jaar betekent voor notarissen dat zij essentiële bedrijfsgegevens direct van achter hun bureau kunnen invoeren in het UBO-register. Daartoe is een aparte applicatie ontwikkeld die inmiddels in gebruik is bij de meeste notariskantoren: de NotarissenApplicatie UBO (NAU).  

Verburg: ‘Maatschappelijk gezien vormt het UBO-register, waar anderhalf miljoen organisaties en bedrijven en hun eigenaren verplicht in staan geregistreerd, een belangrijke basis voor de strijd tegen fraude, witwassen en terrorisme.’

Opgaveservice

De komende jaren verdwijnt ook het verouderde portaal ORN. Het maakt plaats voo de nieuwe KVK Opgaveservice, waarmee notarissen rechtspersonen als bv’s en nv’s kunnen inschrijven in het Handelsregister en daarin ook mutaties kunnen aanbrengen.

Verburg: ‘KVK Opgaveservice is een moderne API (Application Programming Interface) die in de softwarepakketten van notariskantoren wordt geïntegreerd. Notarissen hoeven dus niet meer apart in te loggen. En wij als KVK krijgen een stabiel, modern en toekomstbestendig platform, dat we – gevoed door wensen uit het notariaat – kunnen doorontwikkelen.’

KVK Opgaveservice kan in principe worden aangesloten op elk softwarepakket, zo is vastgelegd in afspraken die de KVK heeft gemaakt met de belangrijkste leveranciers van notarissoftware. ‘Voor notariskantoren met afwijkende softwarepakketten wordt samen met hun softwareleveranciers gekeken naar alternatieven. Dan kun je bijvoorbeeld denken aan losse modules.’

Rechtspersonen

Het uitrollen van de KVK Opgaveservice richting de leveranciers van software voor het notariaat begint in januari 2022 met het inschrijven van een bv. In de loop van 2022 volgen de andere rechtsvormen. Verburg: ‘Naar verwachting voegen we vanaf 2023 de mutatiefuncties toe en is eind 2023 het hele pakket beschikbaar.’

Op welk moment een notaris met de KVK Opgaveservice kan gaan werken, hangt af van de snelheid waarmee zijn softwareleverancier de service inbouwt. Het ORN-portaal zal na afronding van de KVK Opgaveservice worden uitgezet.

Overigens zal op langere termijn het registreren van UBO’s ook via de KVK Opgaveservice mogelijk worden, verwacht Verburg. ‘Maar dat zal zeker nog enkele jaren duren.’

Belastingdienst: digitale wallet en digitale identiteit

Samen met onder meer de KNB ontwikkelt de Belastingdienst digitale innovaties die de komende jaren van grote invloed zullen zijn op (vooral) de informatie-uitwisseling onder andere tussen burgers en bedrijven, notarissen en de Belastingdienst, vertelt adviseur innovatie en strategie Martin Jonker van de Belastingdienst. 'Begrippen als Multi Party Computation (MPC) en Self Sovereign Identity (SSI) zullen het werk van het notariaat en zijn ketenpartners sneller en gemakkelijker maken', aldus Jonker.

SSI houdt in dat burgers informatie met verschillende partijen digitaal kunnen delen. Akten en andere relevante waardedocumenten komen digitaal beschikbaar voor alle betrokken partijen, zoals de notaris, het Kadaster en de Belastingdienst. ‘Maar’, benadrukt Jonker, ‘het gaat dan alleen om de informatie die voor dat ene specifieke doel van belang is en bovendien zodanig gestructureerd dat de privacy en vertrouwelijkheid van de informatie waar nodig is gewaarborgd. Niet alle informatie komt dus voor alle partijen in gelijke mate beschikbaar.’

Digitale identiteit

Belangrijk in dat verband is dat een door de overheid te verstrekken ‘digitale identiteit’ aan burgers wordt gekoppeld aan een ‘wallet’ met daarin informatie die de eigenaar van die wallet – de burger – op het moment dat het voor hem van belang is, digitaal kan delen met betrokken partijen, zoals de notaris, de KVK, het Kadaster of de Belastingdienst.

Jonker: ‘Stel dat je als erfgenaam en executeur belast bent met de afhandeling van een nalatenschap. Met die digitale identiteit kun je bij de notaris aantonen dat je bent wie je zegt te zijn en vervolgens kan de notaris naar jouw wallet de (relevante) gewaarmerkte digitale documenten sturen, zoals een verklaring van erfrecht die je nodig hebt om een door de bank ingestelde blokkade op de bankrekening van de erflater op te heffen. Hetzelfde geldt voor andere instanties die bij de afhandeling van een testament betrokken zijn, zoals de Belastingdienst. Het heen en weer sturen van akten en documenten is niet langer nodig en dit is veiliger en scheelt alle betrokken partijen veel tijd en geld.’

Europa

Veel van de aanstormende innovaties worden ingegeven door Europese wet- en regelgeving. Zo gaat Europa lidstaten verplichten om het ondernemers mogelijk te maken in één dag een vennootschap digitaal op te kunnen richten. Wat dat betekent voor het notariaat, laat zich raden. Jonker: ‘Om dat te kunnen realiseren, is het snel maar veilig digitaal kunnen delen van informatie ook voor de Belastingdienst essentieel. Dat lukt niet met het heen en weer sturen van pdf’jes.’

Voor het zover is, moet een aantal belangrijke stappen worden gezet. Zoals het instellen van een digitale identiteit door de rijksoverheid voor iedere burger. En dat laat, verwacht Jonker, nog wel twee jaar op zich wachten. ‘Deze innovaties verkeren veelal nog in de ontwikkelfase. Maar iedere notaris krijgt er op termijn mee te maken.’

Thema achtergrond ditaal 750x250

'Het scheelt ook veel tijdrovend uitzoekwerk'

Kadaster: integratie systemen

In 2005 was het Kadaster de eerste organisatie in Nederland waar de gekwalificeerde digitale handtekening haar intrede deed. ‘De Kadasterwet moest ervoor worden aangepast’, herinnert Rik Ebbeling zich, hoofd portfolio en productmanagement bij het Kadaster.
De wetswijziging was nodig, omdat via het systeem Web-ELAN akten digitaal konden worden aangeleverd. ‘Web-ELAN bood een enorm voordeel ten opzichte van de aanlevering van akten op papier, maar was in feite een beperkte vorm van digitalisering’, vertelt Ebbeling. ‘In plaats van een papieren akte kregen we voortaan per mail een pdf toegestuurd. Web-ELAN legde bijvoorbeeld geen relatie tussen akten. Dat moest allemaal handmatig worden uitgezocht.’
Het nieuwe systeem Syvas legt die relaties wel, waardoor in een oogopslag de status van een kadastraal perceel duidelijk wordt. ‘Syvas verbindt aan de hand van metagegevens en essentialia de verschillende akten’, zegt Ebbeling. ‘Om welke personen gaat het? Welke akten horen daarbij en wat is de status? Niet alleen is de kans op fouten daardoor veel kleiner, het scheelt de notaris ook veel tijdrovend uitzoekwerk. Ook het dubbel aanbieden van akten wordt daarmee voorkomen.’

Geïntegreerd

Syvas is samen met het notariaat ontwikkeld en wordt geïntegreerd in de software van het notariskantoor. Dat schept nieuwe mogelijkheden. ‘Zo wordt nu het BSN-nummer van de rechthebbenden automatisch meegeleverd met de akte.’
Andere voordelen zijn dat de bewijzen van ontvangst en van inschrijving automatisch worden gegenereerd en á la minute in het systeem van de notaris staan. Ook als het systeem een fout vermoedt of kennelijke afwijking signaleert, volgt een signaal.‘Het werkproces van de notaris versnelt en verbetert en dat geldt ook voor de verwerking bij ons. Op termijn zou daardoor bijvoorbeeld het aanlevertijdstip voor akten, nu drie uur ’s middags, naar achteren kunnen verschuiven.’

Software

Syvas wordt op dit moment geïmplementeerd in de systemen van notariskantoren in het hele land. ‘Dat vraagt nogal wat van de notariële softwareleveranciers. Waar standaardsystemen worden gebruikt, wordt Syvas nu geïntegreerd, de eerste leverancier is inmiddels aangesloten.’ Voor notarissen waar de software niet voorziet in integratie met Syvas komt ter vervanging van Web-ELAN een online versie van Syvas beschikbaar, waarbij de digitale ondertekening voldoet aan de nieuwe wettelijke eIDAS-eisen.
Los van Syvas werkt het Kadaster aan BKR Notificaties, een automatisch meldingssysteem voor wijzigingen in de status van objecten. ‘Tijdens het proces van levering van een object kan een notaris zich daar op abonneren, waardoor hij een actuele melding krijgt als er iets in de status van het object verandert. Bijvoorbeeld als beslag wordt gelegd of een overbruggingshypotheek op dat pand wordt gevestigd. Dat voorkomt dat de notaris pas bij zijn controles op of vlak voor de dag van levering met deze informatie wordt geconfronteerd. Deze veranderingen zullen voor eind volgend jaar hun beslag hebben gekregen, aldus Ebbeling.

Reageren?

Mail dan naar nm@knb.nl