'Ik vind dat we als notariskantoor ons steentje moeten bijdragen'
‘Ik vind dat we zuinig moeten zijn op de wereld. Zo sta ik in het leven, niet alleen bij privébeslissingen, maar ook zakelijk’, zegt Nienke Westerhof, notaris bij Kuhlmann Westerhof & de Kok. ‘Ik maak me zorgen over de klimaatverandering en ik vind dat we als notariskantoor moeten laten zien dat we ons steentje bijdragen.’ Westerhofs collega’s zijn het met haar eens. ‘Bij mijn benoeming heb ik al aangestipt dat ik duurzaamheid belangrijk vind. We zijn bezig met onze organisatie, met personeelsbeleid, met de inhoud van ons vak en met de toekomst van het notariaat. Een onderwerp als duurzaamheid hoort daar ook bij.’ Het kantoor van Kuhlmann Westerhof & de Kok wordt momenteel verbouwd. Op het dak worden tachtig zonnepanelen geplaatst en het pand wordt straks beter geïsoleerd en voorzien van dubbel glas. ‘We zitten in een wat ouder pand. Zo houden we de warmte beter binnen en we willen zelf energie opwekken.’ Dat is een investering die tot energiebesparingen leidt.
Op de parkeerplaats van het notariskantoor staan laadpalen, omdat de verwachting is dat cliënten en medewerkers vaker met elektrische auto’s naar het kantoor zullen komen. De kantoorgenoten komen waar mogelijk zelf vooral op de fiets. ‘We wonen bijna allemaal dicht in de buurt. Maar zelfs een collega die wat verder woont, komt op de fiets’, zegt Westerhof. Ze probeert de fiets ook zoveel mogelijk te pakken als ze naar cliënten gaat. ‘Als het redelijk dichtbij is en het lukt qua tijd, doe ik dat zeker.’
Elk stuk automatisch printen gebeurt ook allang niet meer. ‘Als het niet hoeft, printen we niet. Dat komt ook door het thuiswerken. Zo voorkom je dat je dikke dossiers mee naar huis moet nemen. Mailtjes slaan we op in het dossier en afschriften voor cliënten zetten we klaar in een online omgeving.’
CO2-uitstoot
Steeds meer bedrijven en organisaties, ook notariskantoren, willen hun bedrijfsvoering duurzaam inrichten. Maar wat is dat eigenlijk, duurzaam ondernemen? Marc Herberigs, adviseur duurzaamheid bij Stimular – een stichting die helpt bij het verduurzamen van de bedrijfsvoering – vertelt over een student die alle definities van duurzaam ondernemen op een rij zette. Hij vond er 26. ‘Het is een enorm containerbegrip, maar de basis is dat je bij bedrijfsbeslissingen kijkt naar people, planet, profit. De maatschappij, werknemers, veiligheid, milieu, al die aspecten probeer je mee te wegen.’
Een organisatie die wil vergroenen, kan volgens Herberigs het beste beginnen met het in kaart brengen van de huidige situatie. Stimular heeft daar een online hulpmiddel voor ontwikkeld, de Milieubarometer. Daarmee kunnen organisaties de CO2-uitstoot van hun bedrijfsvoering uitrekenen. De Milieubarometer helpt bijvoorbeeld om de energienota en gereden autokilometers om te zetten in CO2-cijfers. Herberigs: ‘Dat helpt om te zien waar je nu staat.’ De Milieubarometer kost 198 euro en werkt tot december van het jaar na aanschaf, zodat organisaties gegevens uit twee jaren kunnen invoeren om een vergelijking te maken. In volgende jaren kost de Milieubarometer 75 euro per jaar.
Waar de meeste milieuwinst te behalen valt, hangt af van het type bedrijf. Voor kantoren geldt dat de meeste milieubelasting voortkomt uit vervoer: zakelijke kilometers en woon-werkverkeer. ‘Dan ga je daarmee beginnen’, zegt Herberigs. ‘Bijvoorbeeld door aan medewerkers te vragen of ze met de fiets of het openbaar vervoer naar hun werk willen komen. Of door elektrische auto’s te stimuleren.’
Energielabel
Ook elektriciteit en gas dragen relatief flink bij aan de CO2-uitstoot van kantoren. ‘Dat zijn de gemakkelijkste stappen’, zegt Herberigs. ‘Kies voor ledlampen, zet de thermostaat ’s nachts en in het weekend uit. Wordt er op maandagochtend geklaagd over een koud kantoor? Dan zet je de thermostaat een uurtje eerder aan of je kiest voor een slimme thermostaat.’ Overstappen naar een groene energieleverancier helpt ook. Plus aan de provider of webhost vragen of het serverpark met groene stroom werkt. Isoleren van het kantoorpand levert vaak een grote energiebesparing op.
Notarissen met een eigen pand beslissen dat zelf, maar wie huurt, zal afspraken moeten maken met de verhuurder. Wat daarbij wellicht helpt, is dat kantoren die groter zijn dan 250 vierkante meter in 2023 een ‘labelverplichting’ krijgen. Zij moeten minimaal beschikken over energielabel C. Herberigs: ‘Kantoren met label D, E of F verliezen hun verbruiksvergunning.’ Hij raadt kantoren aan om direct te kiezen voor label A. ‘Als je toch gaat isoleren, is dat maar een kleine stap verder.’ Ook warmtepompen en energiezuinige ventilatiesystemen helpen om de CO2-uitstoot te verminderen en verdienen zich terug.
'Als een document meer dan twee keer wordt gelezen, kun je beter printen'
Papier
Op de meeste notariskantoren wordt veel papier gebruikt. ‘Daar kun je duurzaamheidseisen aan stellen’, zegt Herberigs. ‘Papier met een eco-label is er in alle soorten en maten.’ Kun je niet beter afscheid nemen van papier en zoveel mogelijk digitaal doen? Volgens Herberigs is dat nog maar de vraag. Van elke papiersoort is de milieubelasting bekend, maar de digitale wereld is minder transparant. ‘Je weet niet hoe vaak een document dat in de cloud staat, wordt opgeslagen of gekopieerd, je kent het energiegebruik van de computer of laptop niet en je weet niet hoe lang die meegaat’, aldus Herberigs. ‘Als een document meer dan twee keer wordt gelezen, kun je beter printen.’ En hoe zit het met de keuze tussen een mailtje of een brief? ‘Een mailtje is goedkoper, maar het is de vraag of het duurzamer is.’
Makkelijker werkproces
Een rondgang langs een paar notariskantoren laat zien dat er beslist belangstelling is voor duurzame bedrijfsvoering. Zo zijn er kantoren die het gebruik van elektrische leaseauto’s stimuleren. Dat is zowel goed voor het milieu als voor de portemonnee van de zakelijke automobilist, want de fiscale bijtelling voor het privégebruik van de auto is bij elektrische auto’s een stuk lager dan bij benzineauto’s. Het spreekt voor zich dat het kantoor over laadpalen beschikt, zodat mensen onder werktijd de accu kunnen opladen. Ook zijn er kantoren met een leasefietsregeling om medewerkers aan te moedigen met een (elektrische) fiets naar het werk te komen.
Kern Notarissen werkt sinds 2020 volledig digitaal. Notaris Stephanie Scheiberlich zegt: ‘Die wens hadden we al, maar corona heeft het versneld.’ Dat scheelt veel papier, maar het maakt ook het werkproces gemakkelijker. ‘We hoeven geen fysieke dossiers te archiveren, want alles is al digitaal. We hoeven niet te sjouwen met dikke dossiers als we thuiswerken, we printen minder en we bergen minder op. Dat levert tijdwinst op.’ Weet ze dat digitaal niet altijd beter is voor het milieu? ‘Het is belastender voor het milieu als je het allebei doet en nu doen we het maar één keer’, zegt Scheiberlich. Daarnaast is op een paar plekken in het kantoor ledverlichting geplaatst. ‘Alle beetjes helpen. We proberen ervoor te zorgen dat de maatschappij goed achterblijft voor de volgende generatie.’
Digitaal
Ook notaris Christian de Kok van Eko notaris doet zoveel mogelijk digitaal. Ook de gesprekken met cliënten verlopen online. ‘Dat scheelt tijd, moeite en verspilling van brandstof. Toen ik in loondienst was en in de file stond op weg naar kantoor dacht ik: dit moet handiger kunnen.’ Volgens De Kok werkten ruim voor de coronapandemie al een flink aantal medewerkers vanuit huis, om reistijd en brandstof te besparen. ‘Je kunt veel efficiënter werken als je minder onderweg bent en niet meer al dat papier gebruikt. Ik maak aantekeningen op mijn laptop en die gaan meteen het systeem in.’ Ook geeft hij al jaren digitale kennissessies voor cliënten en verwijzers. ‘Daarbij ligt de focus geregeld op het geven van tips voor allerlei vormen van verduurzaming.’ Verder is De Kok zijn kantoor langzaam aan het verduurzamen. ‘We zijn zuinig met energie, we kopen duurzame energie in, we hebben ledlampen. In overleg met de verhuurder willen we zelfvoorzienend worden.’
Westerhof merkt dat binnen het notariaat de belangstelling voor duurzaamheid toeneemt. Eind vorig jaar publiceerde zij op LinkedIn een artikel met de kop ‘Naar een groen(er) notariskantoor’, waarin ze pleitte voor duurzame bedrijfsvoering. ‘Daar kreeg ik zo veel positieve reacties op. Ik was echt verrast.’