'Het ambtsgeheim is niet beperkt tot datgene wat zijn weerslag in een akte vindt'
1. Is het maken en bewaren van gespreksaantekeningen verplicht?
Het staat een notaris – met inachtneming van de op hem rustende zorgplicht als bedoeld in artikel 17 lid 1 Wet op het notarisambt (Wna) – vrij zelf te bepalen of en in hoeverre hij van gesprekken met cliënten aantekeningen maakt en of en in hoeverre hij deze aantekeningen bewaart in het dossier, Hof Amsterdam 16 mei 2017, ECLI:NL:GHAMS:2017:1838. Maar in het kader van een beroepsaansprakelijkheidsprocedure wordt van de notaris verlangd dat hij voldoende feitelijke gegevens verstrekt ter motivering van zijn betwisting van de stellingen van de cliënt die hem aanspreekt, HR 10 januari 1997, ECLI:NL:HR:1997:ZC2244. Voor zover de notaris geen aantekeningen bijhoudt en bewaart van wat hij in het kader van zijn voorlichtingsplicht met de betrokkene heeft besproken, kan dat ertoe leiden dat hij niet aan zijn motiveringsplicht kan voldoen. Dat komt dan voor zijn risico, HR 19 februari 2016, ECLI:NL:HR:2016:288.
2. Inzage in het kader van een verwijt aan het adres van de notaris
Omdat de notaris bij een geschil met een cliënt een motiveringsplicht heeft, mag hij in dat kader wel gesprekaantekeningen overleggen voor zover die aantekeningen relevant zijn voor zijn verweer. Zo kreeg een kandidaat-notaris de gelegenheid om gespreksaantekeningen te overleggen waaruit bleek dat de cliënt had ingestemd met verrekening van de notariskosten met beheerde boedelgelden, Hof Amsterdam 3 september 2013, ECLI:NL:GHAMS:2013:2789. Ook bij een geschil over de inhoud van de opdracht mag de notaris zijn standpunt onderbouwen met gespreksaantekeningen, Kamer voor het notariaat Amsterdam 1 november 2018, ECLI:NL:TNORAMS:2018:30.
Ook als de notaris eerder, al dan niet in een klachtprocedure, inzage in gespreksaantekeningen heeft geweigerd met een beroep op de geheimhoudingsplicht, mag hij citeren uit die aantekeningen in het kader van zijn verweer tegen een civiele aansprakelijkheidstelling, Kamer voor het notariaat Arnhem-Leeuwarden 7 januari 2015, ECLI:NL:TNORARL:2015:4:
‘4.7. (...) De kamer is niet anders gebleken dan dat de notaris in dit verband alleen de van belang zijnde zakelijke correspondentie en gespreksaantekeningen heeft overgelegd dan wel daaruit heeft geciteerd. Dit handelen acht de kamer niet klachtwaardig, maar geboden door de positie waarin klagers de notaris door hem in rechte te betrekken hebben gebracht. Immers, de notaris moest zich kunnen verweren. Het komt de kamer voor dat de notaris in het voeren van dit verweer prudent is geweest althans niet is gebleken dat de notaris onnodige/overbodige informatie ter onderbouwing van zijn verweer aan de rechtbank heeft verstrekt.’
Een klacht tegen een notaris is voor een klager geen garantie op toegang tot alle gespreksaantekeningen. Aantekeningen zijn bestemd voor het eigen gebruik van de notaris voor het opstellen van de akte. In een geval waarin een klager stelde dat hij niet (voldoende) was voorgelicht over de akte van wijziging van huwelijkse voorwaarden, hoefde de notaris geen inzage te geven in de aantekeningen van het met de ex-echtgenote van klager gevoerde gesprek omdat de geheimhoudingplicht daarop van toepassing was, Kamer voor het notariaat Arnhem-Leeuwarden 19 juli 2021, ECLI:NL:TNORARL:2021:36.
3. Inzage bij vragen over de uitleg van een akte
Gaat het om een vraag over de uitleg van een testament of een levenstestament, dan staat de geheimhoudingsplicht voorop, zie de fraaie overwegingen van Kamer voor het notariaat ’s-Hertogenbosch 20 april 2020, ECLI:NL:TNORSHE:2020:12:
‘4.4. (...) Op grond van artikel 22 lid 1 Wna is een notaris in beginsel verplicht tot geheimhouding van alle informatie waarvan hij/zij uit hoofde van zijn/haar werkzaamheden als zodanig kennis neemt. Deze geheimhoudingsplicht staat in dienst van de vertrouwensrelatie tussen de notaris en zijn/haar cliënt en hangt samen met de bijzondere positie van de notaris in het rechtsbestel; bij verschillende (privaatrechtelijke) rechtshandelingen is de formele tussenkomst van de notaris voorgeschreven. Om een vrije toegang tot de rechtsbedeling te waarborgen, is het noodzakelijk dat iedereen zich vrijelijk tot een notaris kan wenden voor juridische bijstand of advies en daarbij verzekerd is van het vertrouwelijk karakter van de informatie die aan de notaris wordt toevertrouwd. Dit uitgangspunt vormt de grondslag voor de geheimhoudingsplicht en deze plicht is door de Hoge Raad erkend als algemeen rechtsbeginsel. Het grote belang van de geheimhoudingsplicht komt onder meer tot uiting in de strafbaarstelling van de schending van het ambts- of beroepsgeheim in artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht. De geheimhoudingsplicht kan alleen in uitzonderlijke omstandigheden door de geheimhouder of door de rechter worden doorbroken.'
'4.5. De vraag hoe ver de geheimhoudingsplicht van een notaris zich uitstrekt, wordt in beginsel door de betrokken notaris zelf beantwoord. Een notaris kan zich op grond van het bepaalde in artikel 4 lid 1 van de Verordening beroeps- en gedragsregels 2011 niet door de opdrachtgever of door andere bij de rechtshandeling betrokkenen van zijn geheimhoudingsplicht laten ontslaan.
De kamer heeft geen aanleiding om te veronderstellen dat de notaris – die het protocol van de oud-notaris heeft overgenomen en ook met betrekking tot hetgeen vóór zijn ambtsperiode werd toevertrouwd en aan de bij zijn protocol behorende archieven werd toegevoegd een geheimhoudingsplicht heeft – zich in de gegeven omstandigheden ten onrechte op zijn geheimhoudingsplicht jegens (de advocaat/de gemachtigde van) klagers beroept. Bij dit oordeel weegt mee dat het ambtsgeheim niet beperkt is tot datgene wat zijn weerslag in een akte vindt. Ook hetgeen aan de oud-notaris schriftelijk of mondeling door erflaatster en/of [klager 6] is meegedeeld, valt in beginsel onder de geheimhouding, evenals de door de oud-notaris zelfgemaakte aantekeningen van gedachtewisselingen met erflaatster en [klager 6]. (...)’
Ook in een geval waarin erfgenamen en een legataris strijd voerden over de omvang van een legaat van gebruik en bewoning, hoefde de notaris geen inzage te geven in de gespreksaantekeningen van zijn voorganger die het testament had gepasseerd, Hof Amsterdam 21 september 2021, ECLI:NL:GHAMS:2021:2451.