Een prettig werkklimaat is een two-way street, benadrukt Annette van der Klooster, bestuurslid van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) en kandidaat-notaris bij BBD Notarissen in Amersfoort. ‘De laatste jaren verlaten relatief veel, vooral ervaren, kandidaat-notarissen het schip. Dat probleem moeten we sámen oplossen. Notarissen sturen niet bewust aan op uitstroom en kandidaten doen geen studie om na een paar jaar teleurgesteld af te haken.’
Anno 2022 draait het notarisberoep niet meer alleen om juridische kennis, maar ook om vaardigheden. Een goede omgang met medewerkers is een van die essentiële vaardigheden die het notarisvak volgens de KNB toekomstbestendig maken. ‘Verbinding maken met mensen, niet alleen zenden, maar ook ontvangen’, zegt Van der Klooster. ‘Kandidaat-notarissen krijgen soms verbaasde reacties als ze ontslag nemen. Als werkgever kun je zulke verrassingen voorkomen door je voelhorens uit te steken en met elkaar in gesprek te blijven: hoe gaat het met je, heb je het naar je zin?’, vult Renate Akerboom aan, toegevoegd notaris bij TeekensKarstens in Leiden en lid van de commissie kandidaat-notarissen van de KNB.
Sfeer op kantoor
Clarine Leskens van Notaris Leskens in Houten en Geert Janssen van MAES notarissen in de regio Rotterdam-Den Haag onderschrijven dit. Beiden bestieren een kantoor dat goed in zijn personeel zit. Leskens: ‘Uiteindelijk komt het neer op: behandel je mensen zoals je zelf behandeld wilt worden.’ Janssen: ‘Bij de gesprekken met mijn medewerkers valt me op dat het de sfeer op kantoor is die het hem doet. Een prettige en stimulerende omgeving, waar mensen respectvol met elkaar omgaan.’
Medewerkers die zich ontspannen voelen op de werkvloer, laten het beste van zichzelf zien, weet Leskens. ‘De basis is: gezien worden als mens, erkenning, autonomie en vertrouwen.’ Janssen: ‘Een kantoor dat bekwame mensen wil aantrekken en behouden, moet zich onderscheiden. Dat doen wij door te werken volgens de slogan: goed voor elkaar. We willen onze zaken goed voor elkaar hebben, maar ook goed voor elkaar zijn.’
Salaris en flexibele werktijden
Het salaris is natuurlijk ook een belangrijke factor. De KNB gaat een benchmark uitzetten om te onderzoeken hoe de salarissen van kandidaat-notarissen zich verhouden tot andere juridische beroepen. Van der Klooster: ‘Hoe dan ook is het verstandig dat notarissen hun kandidaten enthousiasmeren om bij te dragen aan het ondernemerschap. Als een kandidaat bijdraagt aan een bloeiende praktijk, is er ook meer ruimte voor een hoger inkomen.’ Zij kan zich ook voorstellen dat er stappen te zetten zijn in de secundaire arbeidsvoorwaarden. ‘Veel kantoren zoeken schapen met vijf poten, maar misschien wil dat schaap wel een of twee dagen per week thuiswerken. Of flexibele werktijden, die het mogelijk maken de kinderen uit school te halen of tussendoor een rondje te wandelen. Meer ruimte bij het indelen van de werkweek en een verschuiving van aanwezigheid naar resultaat dus.’
Leskens ziet de balans tussen werk en privé inderdaad als een van de sleutels. ‘Parttime werken is hier geen probleem; gewoon een andere caseload. Ik wil later niet het verwijt krijgen dat ik mensen tien jaar een privéleven heb ontnomen. Ik maak ook zogeheten I-deals met de medewerkers. Zo heb ik een medewerker die eens per twee jaar een grote reis wil maken en dan vijf weken aan één stuk vrij wil. Nou, dat regelen we dan.’
Janssen zorgt eveneens voor arbeidsvoorwaarden op maat. ‘Wat is belangrijk voor deze specifieke medewerker? Wij bieden bijvoorbeeld mogelijkheden om een langere periode verlof op te nemen, een dag thuis te werken voor mensen die 24 uur of meer per week werken en soms financieren we een deel van de kinderopvang.’ Ook spontane blijken van waardering zijn volgens beide notarissen van betekenis, zoals taart bij de duizendste akte, een kantoorontbijt of een voucher.
Werkdruk
Daarnaast helpt het beperken van de werkdruk om uitval te voorkomen. Akerboom: ‘Zeker de afgelopen jaren was de werkdruk erg hoog. Werken tot ’s avonds laat is geen uitzondering. Er moet dus wel iets tegenover staan om mensen gemotiveerd en enthousiast te houden.’
‘Soms moet je aan verwachtingenmanagement doen bij cliënten’, zegt Leskens. Janssen: ‘Zelf ben ik na twintig jaar Zuidas gewend om 24/7 “aan” te staan, maar ik ben niet de maat der dingen. Het is mijn verantwoordelijkheid dat medewerkers niet onevenredig zwaar worden belast. Ik houd in de gaten of declarabele en niet-declarabele uren in evenwicht zijn en als de werklast te hoog wordt, schakelen we onze flexpool in. Goede digitale ondersteuning helpt om slimmer te werken. In ons CRM-systeem zijn in ieder dossier de precieze stand van zaken en een takenlijst te vinden.’
Lage drempel
Een andere voorwaarde voor werkgeluk is deugdelijke begeleiding. Van der Klooster: ‘Notarissen moeten heel veel ballen in de lucht houden, maar investeren in beginnende kandidaten loont altijd.’ Akerboom: ‘Het is prettig om te kunnen sparren als je ergens tegenaanloopt.’ ‘De begeleiding is ook bij ons een aandachtspunt, want het is nu eenmaal hartstikke druk’, zegt Leskens. ‘Ik streef naar een lage drempel om vragen te stellen. Als een notaris uitstraalt dat nergens tijd voor is, dan durven mensen niet meer. En: waar gehakt wordt, vallen spaanders. Medewerkers die in hun comfortzone blijven, leren niks. Maar dan moet het kantoor wel relaxed omgaan met fouten. Niet inzoomen op de toedracht of schuldvraag, maar alleen op de oplossingen en de lessen die te trekken zijn.’
Omgekeerd zijn juist ook autonomie, verantwoordelijkheid en vertrouwen belangrijk. ‘Als notaris moet je niet aan micromanagement doen, want daar worden kandidaten nerveus van. Ik leg de verantwoordelijkheden laag in de organisatie: dit is jouw toko, doe je werk naar eigen inzicht’, zegt Leskens. Akerboom: ‘Jongere generaties hebben er moeite mee als het kantoor eenzijdig van bovenaf wordt aangestuurd.’ Leskens: ‘Als werkgever moet je de ideeën van de medewerkers serieus nemen. Tijdens werkoverleggen maak ik er geen geheim van dat ik ook niet alles weet.’ Janssen: ‘Ik nodig alle medewerkers van harte uit om innovatieplannen aan te leveren die leiden tot opbrengsten of besparingen.’
Ook het belang van persoonlijke en vakinhoudelijke ontwikkeling staat buiten kijf. Zo heeft MAES notarissen een uitgebreid onboardingsplan en opleidingsprogramma. ‘Juridische vaardigheden scherpen we aan met interne kennisoverdrachtbijeenkomsten, online toegang tot alle bronnen en externe opleidingen. Overige professionele vaardigheden komen aan bod bij trainingen op het gebied van onder meer ICT, sociale media en timemanagement.’
Psycho-educatie
Sfeer, salaris, begeleiding, ontwikkeling: dit zijn allemaal zaken die op het bord van individuele werkgevers liggen. De KNB denkt ook na over manieren waarop de beroepsorganisatie als geheel de uitstroom kan beperken. Herziening van de beroepsopleiding is een van de mogelijke oplossingen. Van der Klooster: ‘Het heet niet voor niets een beroepsopleiding. Zo is het een optie om sociale en managementvaardigheden nadrukkelijker aan de orde te laten komen.’ Leskens stelt voor om dan ook een verplicht vak psycho-educatie op te nemen. ‘Niet iedereen heeft van nature wijsheid op menselijk vlak en als notaris worden we niet opgeleid om een team te leiden. Het zou heel goed zijn als alle notarissen daarin werden getraind.’
Een volgend idee is om, net als in de advocatuur, een patroon aan te wijzen voor beginnende kandidaat-notarissen. ‘60 procent van notariskantoren bestaat uit eenpitters. Dan kan het helpen om een patroon van buiten te koppelen aan een kandidaat. Die wordt daarmee minder afhankelijk van de begeleiding op kantoor. Het patronaat kan worden vervuld door notarissen die gestopt zijn of door ervaren kandidaten. Ik zie veel enthousiasme voor deze functie’, zegt Van der Klooster.
Zij onderstreept verder het belang van proactiviteit. ‘Het is goed als kandidaat-notarissen de regie nemen. Niet afwachten, maar zelf aankaarten wat ze graag anders zouden zien op kantoor. En ook zelf regelmatig in de spiegel kijken. Het reflectie-instrument dat de KNB heeft ontwikkeld, kan daarbij behulpzaam zijn.’
Akerboom pleit voor geïnstitutionaliseerde vormen van onderling contact tussen kandidaten. ‘Een jongerenorganisatie van de KNB kan de betrokkenheid van kandidaten bij de beroepsgroep vergroten. Misschien is er ook een rol voor de ringbesturen. Laten we met elkaar nadenken over manieren om te voorkomen dat kandidaten te veel zwemmen en te weinig worden gehoord. Met de commissie hebben wij de afgelopen tijd rondetafelgesprekken op touw gezet. De animo was groot, kandidaten konden met gelijkgestemden over van alles praten. Dit zie ik als een mooie eerste stap.’
Website Notarisworden.nl
De uitstroom uit het notariaat beperken is één ding, maar de instroom bevorderen is minstens zo belangrijk. Daarom heeft de KNB de nieuwe website notarisworden.nl gelanceerd. In video's vertellen jonge, frisse mensen waarom zij het notariaat zijn ingegaan en hoe zij hun vak ervaren. Het doel is de verbinding te maken met nieuwe generaties rechtenstudenten. Aan de website is ook een LinkedIn-pagina verbonden.