Logo KNB.nl
English

Achtergrond

Een vertrouwensbreuk met gevolgen

2 miljoen akten. Zo veel akten passeerden de 3.400 (kandidaat-)notarissen het afgelopen jaar. Een recordaantal. De dienstverlening van de notaris leverde datzelfde jaar 375 tuchtklachten op. 375 klachten op 2 miljoen akten. En toch zijn veel (kandidaat-)notarissen bang voor het tuchtrecht. Is die angst terecht?

Tekst: Jessica Hendriks | Beeld: Fons Moers Notariaat Magazine nummer 2022-03
Thema achtergrond tuchtrecht 750x500

'Voel je dat er onvrede is, ga met diegene om tafel'

‘Niet terecht, wel begrijpelijk’, zegt Rianne Herregodts, universitair docent aan de Rijksuniversiteit Groningen en redacteur van het Handboek tuchtecht. ‘Slechts een heel klein deel van de cliënten klaagt. Je kan ook niet iedereen tevreden houden. Het zegt ook vaak niets over jou. Iemand wil iets laten toetsen door een onafhankelijk orgaan. Dat is niet vreemd. Eigenlijk heeft het notariaat 17 miljoen vrijwillige toezichthouders. Toezichthouders die ervoor zorgen dat het notariaat scherp blijft.’ Toch is het logisch dat er angst is, boosheid ook misschien. Gert-Mark Smelt, voorzitter van het landelijk overleg van de kamers voor het notariaat, maakt het vaak genoeg mee. ‘Iemand vindt dat jij iets niet goed hebt gedaan, terwijl jij naar eer en geweten je werk doet. Dat komt hard binnen. Daar komt emotie bij kijken. Dat kan bijna niet anders. Maar weet dat wij daar voor beide partijen zitten. Er zit altijd een (kandidaat-)notaris in de kamer voor het notariaat die je zaak behandelt. Die weet dus hoe het er in de praktijk aan toegaat. We luisteren naar je.’

Dialoog opzoeken

Uit voorlopige cijfers blijkt dat in 2021 375 klachten bij de vier notariële tuchtkamers zijn binnengekomen. Dit zijn er 57 meer dan in 2020. 2 notarissen werden uit hun ambt ontzet, 6 geschorst, 15 kregen een berisping en 21 een waarschuwing. ‘Dit is niet veel als je kijkt naar het aantal (kandidaat-)notarissen en alle klantcontacten die zij hebben’, zegt Herregodts. Uit onderzoek blijkt ook dat een fout maken één ding is, maar niet open zijn en een arrogante houding aannemen zijn vaak de echte triggers om naar de tuchtrechter te stappen.’ Boudewijn Waaijer, eerder notaris en hoogleraar notarieel recht, denkt dat moeizame communicatie ook komt door de emotie die erbij komt kijken. ‘De meeste klachten komen van particulieren. Die zijn emotioneel. De kunst is dan om de dialoog op te zoeken. Maar er is een vertrouwensbreuk en dan nemen veel mensen afstand.’ ‘Als je weet dat communicatie bepalend is in de keuze van een cliënt om wel of niet naar de tuchtrechter te stappen, moet je daaraan werken. Doe aan verwachtingenmanagement en benoem eventuele ontevredenheid’, aldus Herregodts. Kan mediation daarbij helpen? Waaijer denkt voor een enkel geval van wel: ‘Je zorgt ervoor dat de afstand niet te groot wordt en dan heb je de meeste kans op een reële gedachtewisseling in plaats van wederzijdse beschietingen. Het kan incidenteel een tuchtklacht voorkomen.’

Spanning

Ook de kamers voor het notariaat passen een soort van mediation toe. Soms kiezen zij voor een voorzittersgesprek voordat de tuchtzaak begint. Smelt: ‘Dit is een bemiddelend gesprek tussen klager en de (kandidaat-)notaris. Dat is gemoedelijker dan een zitting. In sommige gevallen komen we er dan samen uit. Je moet niet vergeten dat dit voorzittersgesprek of de zitting vaak de eerste keer is dat je elkaar weer ziet. Spannend blijft het dus sowieso.’ Die spanning is volgens Waaijer deels weg te nemen door ook zittingen voortaan in kleinere zalen en informelere settingen te houden. ‘Zo’n zittingzaal waarbij mensen tegenover jou zitten, maakt het zwaar’, zegt hij. Smelt denkt niet dat dat helpt: ‘Dit is jouw moment om toe te lichten wat je wil zeggen. Dat is altijd spannend, in welke setting dan ook. Belangrijker is dat je het gevoel hebt dat er naar je wordt geluisterd. En dat je iemand bij je hebt die dat goed voor je verwoordt.’

Klant is koning

Maar wat doe je als een klant niet helemaal tevreden is. Kun je een tuchtklacht dan voorkomen? Annerie Ploumen, notaris en voorzitter van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB), is hier heel duidelijk in. ‘De klant is koning. Zet je voelsprieten uit. Als je ook maar een beetje voelt dat er onvrede is, ga met diegene om tafel. Ook al vind je het zelf niet terecht.’ Waaijer is het daarmee eens: ‘Probeer die emotie te kanaliseren. Nodig ze uit op gesprek, het zijn tenslotte net mensen.’ Een ander belangrijk punt om op te letten, is het dossier. Ploumen: ‘Zet alles op papier. Maak gespreksnotities en bevestig afspraken per e-mail. Daar heb je zoveel baat bij als er een tuchtzaak komt. Bij een zitting moeten zeggen “dat weet ik niet meer”, komt niet zo sterk over.’

Thema achtergrond tuchtrecht 750x250

'Leren is niet alleen die tik op de vingers'

Steun van kantoor

Ploumen heeft alle kanten van het tuchtecht gezien. Ze heeft zelf jaren in de kamer voor het notariaat in Amsterdam gezeten en heeft een keer een tuchtklacht gehad. Ook heeft ze een keer een van haar kandidaat-notarissen bijgestaan die een tuchtklacht kreeg. Je collega bijstaan is volgens haar heel belangrijk: ‘Krijgt een van mijn kandidaat-notarissen een klacht, dan is het in mijn perceptie ook een klacht waar ik iets mee moet en achter de kandidaat-notaris moet staan. Ook al is het formeel een klacht enkel tegen de kandidaat-notaris. Ik ben eindverantwoordelijk. Het gebeurt onder mijn protocol. Dan kun je als notaris niet zeggen: “succes ermee”. Ik hoop dat andere notarissen dat ook niet doen.’ Bij Van Doorne – het kantoor van Ploumen – is een afdeling van advocaten die zich bezighoudt met tuchtrecht. Maar wat doe je als je op een kleiner kantoor werkt? ‘Bespreek de zaak met een collega en vraag objectieve feedback. Verder, bel meteen je verzekering. Die geven goed advies en zullen vaak adviseren een advocaat in te schakelen, die kan jou zonder emotie verdedigen.’ Herregodts vindt de cultuur binnen een kantoor essentieel voor hoe je een tuchtklacht ervaart. ‘Eigenlijk gun ik iedere kandidaat-notaris een kantoor waar de notaris zelf een keer een fout heeft gemaakt en hierover heeft verteld. Een cultuur waarin je kan zeggen: “dit ging niet goed en moet beter”. Dat maakt echt uit. Dat je niet in je eigen gevoel van falen wordt opgesloten omdat je die procedure met niemand kan delen.’ Rechtshulp is belangrijk, maar ook iemand binnen kantoor die met je mee kan denken of een intervisiegroep waarmee je al een band hebt opgebouwd. Waaijer: ‘Altijd een collega inschakelen. Die collega moet niet alle empathie bij jou leggen, maar zakelijk naar de zaak kijken. Verstandige dingen zeggen, die jij misschien niet wil horen, maar wel goed zijn.’

Educatieve maatregel

Als het aan Waaijer ligt, komt het lerend aspect voor de notaris meer naar voren bij een tuchtzaak. ‘Ik denk dat we moeten kijken hoe je in de uitspraak meer kan doen dan zeggen: “dit was niet goed”. Er werken veel welwillende mensen in de beroepsgroep. Maak het mogelijk in plaats van een waarschuwing of berisping een sessie in te plannen met een ervaren collega om in alle rust eens te overleggen hoe het beter kan.’ Smelt is daar voorzichtig mee: ‘We houden ons nu aan de sancties die de wet ons voorschrijft. In de huidige wet zie ik die mogelijkheid niet. We kunnen geen straffen, zoals een educatieve maatregel gaan verzinnen. We kunnen wel een tip meegeven. Maar ook daar moet je voorzichtig mee zijn. Het is ons werk niet.’ Leren van een tuchtzaak doe je volgens Smelt wel. De kamers publiceren alles online. ‘Kijk daar naar. En ben je benieuwd hoe zo’n tuchtzaak gaat? Kom langs. Het is openbaar.’ Herregodts denkt dat het lerend aspect er al is: ‘Leren is niet alleen die tik op de vingers, maar veel breder. Hoe kan het dat deze cliënt zo ontevreden was dat hij naar de tuchtrechter ging? Maar ook: welke werkwijze hanteren we binnen kantoor? En hoe stuur ik mijn personeel aan? De lessen die je kan leren uit een procedure zijn breder dan het dictum.’

Symposium
Op 12 mei vindt het Symposium Tucht en Toezicht plaats. Dit is onderdeel van het jaarthema van de KNB: Weerbaar. Verschillende bijeenkomsten die de KNB dit jaar organiseert, hebben met dit thema te maken.

Reageren?

Mail dan naar nm@knb.nl