'Het helpt om je kwetsbaar op te stellen'

‘Het begon met een brief van een advocaat, waarin hij mij aansprakelijk stelde voor schade en mij sommeerde een geldbedrag te betalen. Het had te maken met de overdracht van een registergoed, waarbij ik als notaris was opgetreden. Vervolgens werd een klacht tegen mij ingediend bij de kamer voor het notariaat in Arnhem/Leeuwarden. Ik schrok er behoorlijk van. Als notaris doe je er alles aan om een dossier zo goed mogelijk te behandelen en je cliënten zo goed mogelijk te helpen. Je zorgt voor rechtszekerheid, daar ben je verantwoordelijk voor. En dan lees je dat je het blijkbaar verkeerd hebt gedaan. Dat is een klap.’

Advocaat

‘Ik heb direct na de eerste brief met die aansprakelijkheidsstelling mijn beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar benaderd. Die wees mij een advocaat toe, die op de brief heeft gereageerd. Als notaris ben je niet onfeilbaar, het kan gebeuren dat er iets fout gaat; we zijn immers mensen. Toen de klacht binnenkwam, heeft mijn advocaat daar een verweerschrift tegen opgesteld. De hulp van een advocaat vind ik noodzakelijk. Dit soort zaken moet je niet zelf gaan doen, dat lijkt mij heel onverstandig. Advocaten die deze zaken doen, hebben ervaring, ze zijn door de wol geverfd en kunnen met de nodige afstand naar de zaak kijken. Natuurlijk kijk je zelf mee naar de stukken, net als een jurist van de beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar. Maar zelf verweer voeren? Dat zou ik niemand aanraden.’

Perspectief

‘Als notaris ben je gewend onpartijdig en onafhankelijk te zijn. Je rol is bemiddelend en neutraal. Advocaten treden juist voor één partij op, en zo stellen ze hun stukken ook op. Dat is hun taak. Maar als je leest wat er over je wordt geschreven, voel je je behoorlijk aangevallen. Het wordt zwart-wit gesteld, heel scherp, en er deugt niet veel van wat je hebt gedaan. Als je zo’n stuk leest, is je eerste reactie: ben ik wel een goede notaris, heb ik het misschien helemaal verkeerd gedaan? Je bent een mens van vlees en bloed, dus je hebt die emoties over de klacht. Die hoef je niet weg te stoppen. Daarom is het goed om ook zelf direct een advocaat in te schakelen, via de beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar. Zo’n professional heb je nodig. Die zet de zaak weer in perspectief. Ook heeft het mij geholpen om met mijn twee collega-notarissen en met medewerkers over de zaak te praten. We hebben het dossier nog eens helemaal doorgenomen. Stap voor stap. Wat is er gebeurd, heb ik mogelijk iets over het hoofd gezien? We waren het erover eens dat het dossier goed was behandeld. Dat geeft de zaak een andere lading. Er ontstaat rust, en dan komt het vertrouwen in je eigen professionaliteit ook weer terug.’

Onzekerheid

‘Na het indienen van het verweerschrift is het wachten op de zitting. Die vond plaats in september vorig jaar, bij de kamer voor het notariaat in Arnhem. Ik was er zeker van dat ik niet verkeerd had gehandeld, maar toch is er spanning. Ik was zenuwachtig. Uit de vragen van de tuchtrechters bleek dat zij zich goed hadden ingelezen en dat ze de zaak goed begrepen. Dat gaf vertrouwen. Het helpt om je kwetsbaar op te stellen. Ik ging er zo open mogelijk in en probeerde alles zo helder mogelijk uit te leggen. Zes weken na de zitting kwam de uitspraak: de klacht was ongegrond. Ik kon mij helemaal vinden in de manier waarop het oordeel gemotiveerd was. Wat een opluchting. Ook voor mijn kantoor, want het straalt toch ook op je kantoor af als er mogelijk iets fout gegaan is. Maar de klager ging in hoger beroep, dus de onzekerheid duurde voort. Beroepschrift, verweerschrift, en weer een zitting. Die was vorige maand bij de notariskamer in Amsterdam, onderdeel van het Gerechtshof. Ook de behandeling van de zaak in hoger beroep heb ik als heel deskundig ervaren. Nu is het wachten op de uitspraak.’

Voorportaal

‘Als je een klacht over een notaris wilt indienen, kun je dat op verschillende manieren doen. De KNB kan voordat het tot een klacht komt nog helpen om samen tot een oplossing te komen. Maar je kunt ook, zoals in mijn geval, direct een klacht bij de kamer voor het notariaat indienen. De voorzitter van de kamer voor het notariaat kan partijen uitnodigen voor een voorzittersgesprek om te kijken of de behandeling van de klacht niet nodig is. De voorzitter kan de klacht ook kennelijk ongegrond verklaren zonder dat de klacht behandeld wordt. Soms gaat het erom dat iemand het gevoel heeft dat de notaris niet genoeg aandacht aan een zaak heeft besteed. In zo’n geval kan een gesprek veel oplossen. Ik zou het goed vinden als voorzitters van die mogelijkheid meer gebruikmaken. Vaak gaat het om de menselijke maat. Ik heb vijftien jaar deel uitgemaakt van een klachtencommissie voor de politie in Drenthe. Als burger, niet als notaris. De zaken die binnenkwamen, werden eerst bekeken door de voorzitter en de secretaris. Vaak kon er bemiddeld worden, of werd de zaak opgelost in een gesprek met de klager. Pas als dat niet mogelijk was, kwam er een zitting bij de klachtencommissie. Die manier van werken is efficiënt en bovendien, volgens mij, prettiger voor zowel klager als beklaagde.’