'Het is essentieel om een gevoel van controle te herpakken'
Stel, u stuit bij het verlaten van uw notariskantoor op een leeuw. Daar staat dat machtige beest, te brullen op de parkeerplaats. In uw lichaam gaan dan onmiddellijk alle alarmbellen af. Bloeddruk en hartslag stijgen, u gaat zweten en stresshormonen produceren. U komt, kortom, in de overlevingsstand: vechten of vluchten! Deskundigen noemen dit fase rood. U neemt de benen, maar na ongeveer een minuut moet u overschakelen op een lagere snelheid. Dan begint de blauwe fase: u rent in een tempo dat langer vol te houden is. De sprint wordt een duurloop.
Toch bent u 40 minuten later de uitputting nabij en dan volgt de groene, cognitieve fase: u gaat iets langer nadenken over de situatie waarin u zich bevindt. De leeuw zit u op de hielen, blijven draven, gaat u duidelijk niet redden. Kunt u zich niet beter verstoppen achter een geparkeerde auto of in een boom klimmen om aan hem te ontkomen?
Suiker en pizza
Een tuchtklacht is geen leeuw, gelukkig. Maar wel reuzevervelend en de stressreacties van ons lichaam zijn min of meer hetzelfde. ‘Als je de klacht niet hebt zien aankomen, schrik je je een hoedje: rood. Daarna volgen de hormonale processen, die ervoor zorgen dat er extra energetische bronnen worden gemobiliseerd: blauw. Ons systeem is gebouwd voor een survivalmodus van circa 45 minuten – precies de duur van rood en blauw samen. Aangezien een tuchtrechtprocedure enige maanden in beslag neemt, spelen de stressreacties zich dus voor het grootste deel af in het groene gebied’, zegt Victor Kallen, psychofysioloog en onderzoeker bij TNO. Overbelasting in groen leidt tot angst, depressie, burn-out en concentratiestoornissen. ‘De stress van een klacht zorgt dan bijvoorbeeld dat je gaat twijfelen over je capaciteiten als notaris en bang wordt dat je carrière voorbij is.’
Sociale steun
Het goede nieuws is dat er in alle drie de gebieden knoppen zijn om aan te draaien. ‘Herken de symptomen bij jezelf’, adviseert Kallen, ‘en zoek daar dan een goede copingstrategie bij. Sporten, bewegen, meditatie en een verstandig dieet helpen om het rode gebied tot rust te brengen. In het blauwe gebied maakt professionele en sociale steun het verschil. Bij notarissen die het gevoel hebben dat ze kunnen terugvallen op collega’s, familie en vrienden, heeft de stress van de klacht significant minder invloed op hun functioneren, gezondheid en welbevinden.’
Voor herstel in het groene gebied is het essentieel om een gevoel van controle te herpakken. ‘Een deel van de stress komt voort uit het onoverzichtelijke van de situatie. Het geeft houvast als je op hoofdlijnen weet hoe de tuchtprocedure eruitziet en op welk deel daarvan je invloed kunt uitoefenen.’
Vangnet inrichten
Werkgevers kunnen volgens Kallen vooral in het blauwe en groene gebied tot grote steun zijn. ‘Klachten horen erbij in het notariaat en het is zeker verstandig een vangnet te creëren voor medewerkers die daarmee te maken krijgen. Deze medewerkers moeten veilig kunnen klankborden en sparren. Denk aan coaching, gesprekken over het verloop van de procedure en adviezen van ervaringsdeskundigen.’
De tone of voice is daarbij heel belangrijk, vervolgt hij. ‘Het zou mooi zijn als de beklaagde notaris van collega’s en leidinggevenden te horen krijgt: een klacht is niet leuk, maar maak je niet te veel zorgen, wij ondersteunen je tijdens het proces. Reacties als: wat heb jij hopeloos gefaald, dit is slecht voor de reputatie van ons kantoor en we moeten dringend praten over jouw perspectief hier, hebben juist precies het tegenovergestelde effect.’
Kallen adviseert kantoren om dit vangnet in te richten in periodes van rust en niet te wachten op het moment dat een van de medewerkers daadwerkelijk een klacht aan de broek krijgt. ‘Het gaat erom tijdig een systeem te creëren dat de impact van klachten minimaliseert, zowel op persoonlijk als op organisatieniveau. Hoe het kantoor in het verleden intern is omgegaan met klachten, draagt veel bij aan het vertrouwen van nieuwe beklaagden.’ Voor eenpitters is het lastiger om voldoende sociale en professionele steun te krijgen, erkent hij. ‘Zij moeten investeren in een eigen netwerk. Ook dan geldt: regel dit als de zon schijnt, niet als het regent.’
Wijzer en weerbaarder
Natuurlijk kan de notaris zélf ook iets doen. Ten eerste dus: sociale steun zoeken, niet bezwijken voor verleidingen van consumptieve aard, blijven bewegen en goed slapen. ‘Op het moment dat mensen wakker liggen van de klacht en de slapeloosheid in zichzelf een bron van stress wordt, dan kan het soms toch even helpen om kortdurend slaapmedicatie te nemen. Anders wordt de stress een vicieuze cirkel, met alsmaar ernstiger gevolgen.’
Ten tweede: stel de zaken niet rooskleuriger voor dan ze zijn. ‘Wees eerlijk als je diep van binnen weet dat de klacht weleens terecht zou kunnen zijn. Want dan hebben zowel jij als het kantoor de tijd om te anticiperen op een negatieve uitslag. Met de kop in het zand raak je strategisch gezien máánden kwijt.’
Kallen sluit af met een positieve noot: klachten helpen ook om wijzer en weerbaarder te worden. ‘Het is een kans om dat hele tuchtproces eens te doorlopen. De volgende keer schrik je dan niet meer zo, maar weet je wat je moet verwachten en wat je kunt doen.'
Vijf concrete tips
- Probeer de controle terug te krijgen: welk deel van het proces kunt u overzien?
- Zorg voor professionele én sociaal-emotionele steun.
- Herken syptomen van stress op tijd en tuin niet in de bekende valkuilen.
- Voorkom dat ernstige stress-symptomen een probleem op zichzelf worden.
- Wees voorbereid op een lang proces, dus ga verstandig om met uw energiebronnen.