'Er kon geen sprake meer zijn van dienstverlening zonder eigen belang'
Verifieer mededelingen opdrachtgever
De notaris mag niet blindelings vertrouwen op de informatie die de opdrachtgever verstrekt. De mededeling van de opdrachtgever dat er tijdsdruk is omdat de wederpartij op vakantie gaat, moet worden geverifieerd. Als de notaris de akte voorbereidt volgens de instructie van de opdrachtgever, moet de inhoud van die akte met de wederpartij worden doorgenomen, in het bijzonder de bepalingen die voor de wederpartij risico meebrengen. Dat de wederpartij desgevraagd, bij het tekenen van de volmacht voor het passeren van de akte op kantoor, aangeeft geen vragen te hebben, is niet voldoende, kamer voor het notariaat Arnhem-Leeuwarden 14 juli 2021, ECLI:NL:TNORARL:2021:49.
Een ander voorbeeld van lichtvaardig afgaan op de informatie van één partij biedt kamer voor het notariaat Arnhem-Leeuwarden 3 mei 2018, ECLI:NL:TNORARL:2018:29. In die zaak heeft de notaris gelden van de derdenrekening uitgekeerd op instructie van één van partijen, zonder te beschikken over voldoende duidelijke informatie over de onderliggende rechtsverhouding. Onder die omstandigheden moet de notaris informeren of de rechthebbenden akkoord zijn met de voorgestelde uitbetaling. Het maakt daarbij geen verschil of voor de notaris kenbaar is dat partijen van mening verschillen, of niet.
Verwachtingen van de cliënt; rolwisseling
De notaris moet rekening houden met verwachtingen die een langer bestaande cliëntrelatie schept. Een vaste cliënt zal verwachten dat de notaris (extra) voor het belang van die cliënt zal opkomen. Bij een opdracht tot doorhaling van een hypotheekrecht ging dat mis. De notaris heeft (met de beste bedoelingen) de indruk gewekt dat de vaste cliënt (zus van de opdrachtgever) van advies werd voorzien, maar zij had er duidelijk over moeten zijn dat zij haar in het kader van deze opdracht niet als partij-adviseur terzijde kon staan. Zeker nu het ging om een akte waarbij partijen tegengestelde belangen hadden en het de notaris niet vrijstond volledige openheid te geven van de zaken van de opdrachtgever (broer van de vaste cliënt), had de notaris moeten wijzen op de mogelijkheid juridisch (proces)advies in te winnen, kamer voor het notariaat Arnhem-Leeuwarden 6 november 2018, ECLI:NL:TNORARL:2018:42.
De notaris die eerder als partij-adviseur betrokken is geweest bij een vaststellingsovereenkomst ter beëindiging van een geschil tussen erfgenamen, had zich moeten onthouden van het passeren van een testament voor een andere betrokkene in het geschil, kamer voor het notariaat Arnhem-Leeuwarden 27 februari 2018, ECLI:NL:TNORARL:2018:7.
Dubbelrol
In een zaak die heeft geleid tot ontzetting, had de notaris een veelheid aan rollen op zich genomen. In het kader van de afwikkeling van een nalatenschap waarbij hij als notaris betrokken was, is een stichting opgericht. De notaris is benoemd tot bestuurder van die stichting. In zijn functie als bestuurder heeft hij één certificaat aan zichzelf uitgegeven. Met het aanvaarden van het certificaat ontstond voor hem een economische gerechtigdheid tot het vermogen van de stichting. Doordat de notaris certificaathouder werd, heeft hij zichzelf in de positie gebracht dat hij in privé een economisch belang kreeg in de nalatenschap waarbij hij als notaris betrokken was. Er kon geen sprake meer zijn van dienstverlening zonder eigen belang, kamer voor het notariaat Arnhem-Leeuwarden 18 oktober 2018, ECLI:NL:TNORARL:2018:39 (bevestigd door hof Amsterdam 26 november 2019, ECLI:NL:GHAMS:2019:4163).
Ook een secretarisrol bij een stichting kan de onpartijdigheid van de notaris beïnvloeden. Een notaris die bij het vervaardigen van verschillende notariële akten twee petten op had, die van notaris en die van bestuurder van de stichting, heeft gehandeld in strijd met artikel 17 Wet op het notarisambt (Wna), kamer voor het notariaat Arnhem-Leeuwarden 10 oktober 2018, ECLI:NL:TNORARL:2018:35.
Ook een indirect belang, via de partner van de notaris, is een relevant feit bij de beoordeling van de (schijn van) onpartijdigheid, kamer voor het notariaat Amsterdam 20 oktober 2020, ECLI:NL:TNORAMS:2020:14.
Blijf onpartijdig bij geschillen
Ook als partijen met elkaar een geschil hebben, moet de notaris het belang van beide partijen behartigen. In een geval waarin een ex-partner was veroordeeld om mee te werken aan een verdeling, heeft de notaris ‘zijn oren laten hangen’ naar de partner die de opdracht had gegeven om op basis van het vonnis te leveren. De ex-partner was weliswaar per mail uitgenodigd om zelf de akte te komen tekenen, maar de akte is gepasseerd op de dag waarop de uitnodiging was verstuurd. Later verklaarde de notaris zijn handelwijze met verwijzing naar het belang van de kinderen en met vermelding van informatie die hij van de opdrachtgevende ex-partner had gekregen. Bovendien werd het aandeel van de tot medewerking veroordeelde ex-partner zonder overleg overgemaakt naar de derdenrekening van haar raadsman. De notaris werd berispt en kreeg een geldboete, kamer voor het notariaat Amsterdam 4 januari 2022, ECLI:NL:TNORAMS:2022:1.
Samenwerken met advocaten
Een veilingnotaris krijgt zijn opdracht weliswaar van de hypotheekhouder, maar moet die in onafhankelijkheid uitvoeren. Een notaris die optreedt als veilingnotaris terwijl een kantoorgenoot-advocaat de hypotheekhouder bijstaat, wekt de schijn van partijdigheid. Voor het aanvaarden van deze opdracht was instemming van alle betrokken partijen vereist. Een veilingnotaris treedt op als regisseur in de executieprocedure en dient zich op grond van artikel 17 lid 1 Wna onpartijdig op te stellen tegenover alle bij de executie betrokkenen. Als regisseur van de veiling heeft de notaris de zorg voor het ordelijk en rechtmatige verloop daarvan. Die zorg omvat dat hij erop toeziet en zich ervoor inspant dat de belangen van mogelijk concurrerende belanghebbenden bij de veiling op de bij de wet voorziene wijze tot gelding worden gebracht. Het belang om tot de afloop van de veiling te kunnen lossen, is een wezenlijk belang. Dat belang mag niet ondergeschikt worden gemaakt aan het belang van de executant om te kunnen veilen. Er waren overtuigende aanwijzingen dat de geplande executieverkoop niet gericht was op maximalisering van de executieopbrengst, maar op het onrechtmatig ontfutselen van activa aan een minderheidsaandeelhouder en stille vennoot. De notaris had haar medewerking moeten opschorten totdat een en ander nader was getoetst, kamer voor het notariaat Amsterdam 25 juni 2019, ECLI:NL:TNORAMS:2019:10.