'Werk aan je eigen energie'
‘Potentieel bevlogen’, noemt Klaas-Jan Reincke de kandidaat-notarissen die deelnamen aan het onderzoek. Hij is werkdesignpartner bij Vivic, een organisatieadviesbureau dat is gespecialiseerd in het verbeteren van het werkklimaat. Voor dat onderzoek zijn 22 kandidaten geïnterviewd over werkbeleving en werkdruk en vervolgens hebben 9 kandidaat-notarissen, verdeeld over 2 focusgroepen, daarover met elkaar gediscussieerd. ‘Dat levert waardevolle informatie op. Jonge notarissen vinden dat ze een mooi beroep hebben, maar in de dagelijkse praktijk wordt dat gevoel overschaduwd door hoge taakeisen. De regelgeving rond de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme ervaren ze bijvoorbeeld als extra werk dat demotiveert. De combinatie van hoge werkdruk en de manier waarop het werk georganiseerd is, zorgt er ook voor dat ze elkaar onvoldoende kunnen helpen. Ze hebben het gevoel dat ze zwemmen. Wat je vervolgens bij veel kandidaat-notarissen ziet, is dat ze als reactie hierop extra hard hun best doen. Ze buffelen achter hun bureau. Die toewijding siert ze, maar het ondermijnt op den duur zowel je productiviteit als je vitaliteit. Dan krijg je situaties waarin iemand bijvoorbeeld iedere dag heel emotioneel thuiskomt van zijn werk.’ Toch is het volgens Reincke niet onvermijdelijk dat een baan met veel werkdruk leidt tot een hoog stressniveau. ‘Hoge taakeisen horen bij het beroep. Die kan je niet veranderen, maar je kan wel iets doen aan de hulpbronnen zoals feedback, sociale steun en autonomie in het werk. Zorg dat je die hulpbronnen op het juiste moment mobiliseert. De notaris moet dat mogelijk maken. Een kandidaat-notaris die veel dossiers heeft, is misschien geholpen als hij daar een aantal dagen thuis ongestoord aan kan werken. Zorg dat je als ervaren notaris beschikbaar bent voor vragen. Plan vaste aanspreekmomenten in de week.’
Communicerende vaten
Taakeisen en hulpbronnen zijn communicerende vaten, aldus Arnold Bakker, hoogleraar Arbeids- en Organisatiepsychologie aan de Erasmus Universiteit Rotterdam en eveneens verbonden aan Vivic. ‘Plat gezegd verstaan we onder taakeisen alles wat energie kost in je werk. Hulpbronnen leveren juist energie op.’ Om inzicht te krijgen in die balans tussen taakeisen en hulpbronnen ontwikkelde hij het Job Demands Resources model. Het is een methodiek die inmiddels in allerlei sectoren en organisaties gebruikt wordt om concreet te maken welke factoren een rol spelen op het gebied van arbeid en gezondheid. ‘Het geeft inzicht in de oorzaak van werkplezier of stress en laat ook zien of de verhouding tussen taakeisen en hulpbronnen in balans is. Als in een baan de taakeisen laag zijn en er zijn amper hulpbronnen gebeurt er niets. Combineer je die lage taakeisen met voldoende hulpbronnen, dan ligt nog steeds de verveling op de loer. Hoge taakeisen en weinig hulpbronnen veroorzaakt stress. Als ze beiden hoog zijn, betekent het dat je een baan hebt die je uitdaagt, maar door de hulpbronnen ben je daartegen opgewassen. Je wordt gemotiveerd door je collega’s en krijgt de vrijheid om naar eigen inzicht te handelen.’
Eigen inbreng
De verhouding tussen taakeisen en hulpbronnen is niet in beton gegoten. Je hebt zelf veel invloed op het evenwicht tussen die twee, benadrukt Bakker. ‘Neem het heft in handen. Die eigen inbreng wordt in de literatuur met jobcrafting aangeduid. Je kunt bijvoorbeeld in kleine stapjes het werk aanpassen: taken afstoten zodat het werk beter bij je talenten past of aansluiting zoeken bij collega’s met wie je prettig samenwerkt. Maar ook saai repeterend werk waar je niet onderuit kan, zoals het beantwoorden van tweehonderd mails, kan je anders aanvliegen. Geef jezelf een uitdagende opdracht: ik ga dertig mailtjes wegwerken in het komende uur. Moet je allerlei declaraties invullen? Doe dat met zo min mogelijk woorden. Je maakt je dag zo interessanter en ook productiever. En werk aan je eigen energie. Ik kies er zelf bijvoorbeeld bewust voor om tijdens een telefoongesprek door mijn werkkamer te lopen. Daardoor voel ik mij fitter.’
Zelfreflectie
Ook het notariaat biedt volop ruimte voor proactief gedrag, concludeert Reincke. ‘De gesprekken met kandidaat-notarissen leverden veel voorbeelden op van creatieve oplossingen die mensen bedenken om hun werk leuker te maken. Een kandidaat-notaris maakt er een gewoonte van om de verhalen van zijn klanten te onthouden. Als iemand soms jaren later bij hem terugkomt, refereert hij daaraan en geniet van de verbaasde gezichten. Een ander kijkt voor hij de leveringsakte passeert eerst op Funda zodat hij met de klant over diens nieuwe huis kan praten. Hij verbetert zo niet alleen de ervaring van de klant, maar haalt zelf ook meer voldoening uit zijn werk. Sommige oplossingen halen de stress uit een situatie. Hoe ga je bijvoorbeeld om met een echtpaar waarvan de een heel nukkig is tijdens het voorlezen van de akte? Deze kandidaat-notaris legt de bal bij de cliënten: “Ik begrijp dat u er geen zin in heeft, maar zonder toelichting mag ik niet passeren.” Hij voelt zich daardoor niet meer gespannen over een vervelende cliënt. Hij heeft de situatie naar zijn hand gezet. Wat voor al deze oplossingen geldt, is dat het begint met zelfreflectie. Welke taakeisen trekken mij naar beneden? Welke oplossing zou mij daarbij kunnen helpen? En welke hulpbronnen heb je daarvoor nodig? Daarin is de rol van de notaris als leidinggevende belangrijk. Hij moet het mogelijk maken dat je ermee aan de slag kan. Begeleidt mensen bij het bedenken van creatieve oplossingen. Laat kandidaat-notarissen ideeën voor proactief werkgedrag uitwisselen en deel de voorbeelden. Dat is goed voor de productiviteit en vitaliteit van je organisatie.’
Video
Het onderzoek naar werkbeleving en werkdruk is gedaan in het kader van de regiobijeenkomsten, die in mei plaatsvonden. Deze gingen over een aantrekkelijk werkklimaat. Meer hierover weten? Kijk dan op NotarisNet of bekijk deze video.