'Een notaris moet zorgvuldig afwegen of het delen van cliëntinformatie nodig is'
Teruggeven opdracht
Er zijn omstandigheden denkbaar waaronder het is toegestaan een opdracht terug te geven. Dat een cliënt een second opinion heeft gevraagd over eerder door de notaris verleende diensten, is daarvoor echter niet voldoende. Hof Amsterdam 25 mei 2010, ECLI:NL:GHAMS:2010:BM6832.
Voorkomen klacht
De notaris mag natuurlijk proberen te voorkomen dat er een klacht wordt ingediend, bijvoorbeeld door een gesprek aan te bieden. Maar het is niet toegestaan om de cliënt onder druk te zetten of oneigenlijke middelen te gebruiken om hem te weerhouden een klacht in te dienen. Het delen van vertrouwelijke cliëntinformatie uitsluitend om het eigen belang te dienen, mag ook niet. Hof Amsterdam 30 november 2006, ECLI:NL:GHAMS:2006:AZ4171:
‘6.2. Voorts is het hof van oordeel dat de notaris onzorgvuldig heeft gehandeld door via de advocaat van een van de erfgenamen druk op klaagster uit te oefenen om de door haar ingediende klacht ingetrokken te krijgen. De notaris was op de hoogte van de gespannen familieverhoudingen en had het onder deze omstandigheden niet aan een advocaat van een van de andere erfgenamen mogen overlaten om klaagster te benaderen om tot een vergelijk te komen, maar had zich daarvoor zelf rechtstreeks tot klaagster moeten wenden. Het hof zal de klacht dan ook gegrond verklaren.’
Geheimhouding en verschoning
In een tuchtprocedure geldt de geheimhoudingsplicht niet, zie art. 94 lid 2 Wna. Een notaris is dan ook in beginsel vrij om (cliënt)informatie uit het dossier te delen in het kader van zijn verweer. Dat neemt niet weg dat een notaris ook dan zorgvuldig moet afwegen of de verstrekte informatie nodig is voor dat verweer. Dossieraantekeningen moeten zodanig zijn dat die op relevante punten aan de tuchtrechter kunnen worden overgelegd zonder schending van de geheimhoudingsplicht. Hof Amsterdam 23 februari 2021, ECLI:NL:GHAMS:2021:545.|
Het meesturen van een brief van een derde (in dit geval de officier van justitie), in het kader van het verweer tegen een klacht, is toegestaan als dat doelmatig is voor het verweer. Hof Amsterdam 22 maart 2016, ECLI:NL:GHAMS:2016:1041:
‘6.6. Evenals de kamer acht ook het hof het niet tuchtrechtelijk verwijtbaar dat de notaris met het oog op zijn verdediging in de door klager aangespannen tuchtprocedure de brief van het OM in het geding heeft gebracht om de gespannen verhouding tussen de erfgenamen bij de afwikkeling van de nalatenschap van de vader te schetsen.’
In civiele procedures mag de notaris zich beroepen op het verschoningsrecht van art. 165 lid 2 sub b Rv., ook als de notaris als partijgetuige wordt opgeroepen. HR 9 augustus 2002, ECLI:NL:HR:2002:AE6324. Maar in een civiele procedure waarin de notaris zelf procespartij is, staat de geheimhoudingsplicht niet in de weg aan het afleggen van een verklaring of het verstrekken van informatie van of over de cliënt die de procedure heeft aangespannen. Kamer voor het notariaat 31 oktober 2018, ECLI:NL:TNORDHA:2018:18.
Juiste informatie verstrekken
Een notaris mag in beginsel zelf invulling geven aan zijn verweer, maar hij mag niet tegen beter weten in een bepaald verweer voeren in procedure, zie Kamer van toezicht ’s-Hertogenbosch 19 augustus 2013, ECLI:NL:TNOKSHE:2013:8. De notaris had in de aansprakelijkheidszaak die de cliënt tegen hem had aangespannen, een niet-ontvankelijkheidsverweer gevoerd, inhoudende dat een niet-bestaande maatschap was gedagvaard. De notaris had echter de maatschapsovereenkomst met terugwerkende kracht gewijzigd en zich op die wijziging beroepen. Een notaris behoort zich niet op die wijze te onttrekken aan de gevolgen van mogelijk tekortschieten.
Incassomaatregelen nemen
Een notaris mag incassomaatregelen treffen om een - na aanmaning - onbetaald gebleven declaratie voldaan te krijgen. Kamer van toezicht ’s-Gravenhage 16 oktober 2013, ECLI:NL:TNOKSGR:2013:16. Uiteraard moet de declaratie aan de (bevoegde) opdrachtgever worden gericht. Als de notaris echter zelf een verwijt treft over de uitwerking van een door hem geredigeerd testament en hij de opdracht tot boedelafwikkeling heeft teruggegeven op ondeugdelijke grond (namelijk dat een second opinion was gevraagd), is het inschakelen van een incassobureau niet passend. Hof Amsterdam 25 mei 2010, ECLI:NL:GHAMS:2010:BM6832:
‘6.7. Het hof is met de kamer van oordeel dat de notaris de rekening voor zijn dienstverlening bij de executeur en opdrachtgever, zijnde de partner van erflater, had moeten indienen en niet bij de minderjarige erfgenaam, dan wel diens wettelijke vertegenwoordiger. Ook wanneer dit anders zou zijn geweest, oordeelt het hof dat onder de gegeven omstandigheden het uit handen geven van de vordering aan een incassobureau en het dreigen met maatregelen in rechte alle perken te buiten gaan. Het verweer van de notaris dat hij tot incasso zou moeten overgaan omdat hij zijn kantoor in stand moet houden, kan het hof niet serieus nemen.’
Schadebeperkende maatregelen
De notaris mag beslag leggen om schade die het gevolg is van een beroepsfout, te beperken. Hof Amsterdam 27 januari 2015, ECLI:NL:GHAMS:2015:163: de notaris wilde met het beslag voorkomen dat ten onrechte uitbetaald geld zou verdwijnen:
6.7. (...) De notaris heeft het beslagrekest op eigen naam bij de voorzieningenrechter van de rechtbank [plaats] ingediend. Van een opdracht van de andere erfgenamen om hiertoe over te gaan, is het hof niet gebleken. Naar het oordeel van het hof heeft een notaris in situaties als de onderhavige een eigen belang om eventuele schade voortvloeiend uit zijn handelwijze zoveel mogelijk te beperken, hetwelk de beslaglegging rechtvaardigt. Het verwijt van klager dat de notaris namens de andere erfgenamen is opgetreden en daarmee partijdig heeft gehandeld, is niet aannemelijk gemaakt. Het hof is verder van oordeel dat in het beslagrekest de zaak volledig uit de doeken is gedaan, nu daarin duidelijk naar voren komt dat de door de notaris opgestelde verklaring van erfrecht en de akte van levering onjuistheden bevatten, zodat niet kan worden geoordeeld dat de notaris door het doen leggen van het conservatoir beslag een rookgordijn heeft opgeworpen om zijn handelwijze ter zake van het opstellen van die akten te verbloemen, zoals klager de notaris verwijt.’