'Als we elkaars modellen gebruiken, hoeft niet ieder voor zich het wiel uit te vinden'
‘Samenwerken? Heel graag, want alleen is maar alleen’, zegt notaris Mirjam Bos van het gelijknamige notariskantoor uit het Friese Grou. Ze leidt een kantoor met in totaal tien medewerkers, onder wie één man. ‘Sinds kort ben ik noodgedwongen weer eenpitter en dat valt me niet mee. Ik ben al vele jaren gespecialiseerd in familierecht, maar fungeer door het vertrek van mijn collega nu als een echte dorpsnotaris die overal verstand van moet hebben. Ik krijg zaken op mijn bordje, bijvoorbeeld op het gebied van ondernemingsrecht, waarvan ik denk: oef, dit is wel een dingetje.’
Dan helpt het dat Bos in het samenwerkingsverband Fides al een tijd samenwerkt met drie overwegend kleinere notariskantoren in Midden-Friesland. Die samenwerking levert haar veel op, zegt ze. ‘Als ik een inhoudelijke vraag heb over een onderwerp waarin ik minder thuis ben, kan ik die altijd voorleggen aan een collega. Maar we hebben bijvoorbeeld ook afspraken gemaakt over waarneming, waardoor ik met een gerust hart op vakantie kan.’
Slapeloze nachten
De leden van Fides komen eens per maand samen. Niet alleen om inhoudelijke, organisatorische en bedrijfsmatige zaken en knelpunten te bespreken, maar ook voor de gezelligheid. Bos: ‘We drinken wat en eten een hapje. Zo leer je elkaar kennen. Het praat makkelijker met mensen die je persoonlijk kent en vertrouwt.’ Dat vertrouwen komt haar van pas nu een klant een klacht tegen haar heeft ingediend bij de kamer voor het notariaat. ‘Zo’n zaak kost je slapeloze nachten. Maar ik kijk er minder tegenop sinds ik erover heb kunnen praten met een ervaren collega bij Fides die ik vertrouw. Zij heeft me laten zien dat er ook andere manieren zijn om ernaar te kijken.’
Toch kan de huidige samenwerking nog wel een verdiepingsslag maken, denkt Bos. ‘Vooral op organisatorisch gebied. Ik zou bijvoorbeeld graag een gezamenlijk modellenbeheer zien. Nu moet iedere notaris voor elke wijziging in de wet- en regelgeving zelf een modelakte maken. Dat kost oneindig veel tijd en is eigenlijk gewoon niet te doen. Als we van elkaars modellen gebruikmaken, hoeven we niet allemaal steeds ieder voor zich het wiel uit te vinden.’
Elkaar versterken
Samenwerken - en het bevorderen daarvan - is een actueel thema in het notariaat, zegt KNB-bestuurslid Ingeborg Braun. ‘Bij de kleinschalige haardvuurgesprekken die we wekelijks houden met onze leden, komt het onderwerp vaak naar voren.’ Uit het onderzoek van de KNB onder kleinere kantoren (zie kader) blijkt dat notarissen vooral behoefte hebben aan sparren met collega’s over inhoudelijke onderwerpen. Ze zien ook voordelen in gezamenlijk modellenbeheer en wederzijdse waarneming.
Veel eenpitters - en dat is nog altijd 50 procent van het notariaat, benadrukt Braun - werken al samen met collegakantoren, andere zoeken nog naar manieren om samen te werken. ‘Want hoe doe je dat, op welke terreinen werk je samen en waar loop je dan tegenaan? Kies je voor een kantoor bij je in de regio of uit concurrentieoverwegingen liever voor een collega elders in het land?’
Zelf is ze eenpitter met zeven medewerkers in Barneveld, maar wel een die structureel samenwerkt met streekgenoten. ‘Dat kan om allerlei redenen zijn. Bijvoorbeeld omdat ik met een collega wil overleggen hoe ik een lastige situatie of een voor mij onbekende casus het beste kan aanpakken. Maar ook als ik bijvoorbeeld een nalatenschap niet kan afhandelen vanwege familiebanden. Eigenlijk kan het over alles gaan. Angst voor de concurrentie? Dat speelt hier niet. Ik vind het ook onzin, want je moet altijd uitgaan van je eigen kracht.’
Notarissen in associatie overleggen makkelijker onderling en doen dat ook veelvuldig, aldus Braun. ‘Ik vind het dan ook niet verbazingwekkend dat notarissen van kleine kantoren op allerlei gebieden onderling overleggen of die wens hebben.’ Samenwerken betekent volgens haar niet alleen dat je elkaar verder helpt, maar ook dat je steeds van elkaar leert. ‘Door samenwerking versterk je elkaar. En daar heeft de cliënt, voor wie je het allemaal doet, voordeel bij.’
'De solitaire eenpitter is een uitstervende notarissoort'
Teken van zwakte
Eric Sturkenboom, notaris bij Sauer & Oonk Adviseurs & Notarissen in Vlissingen, is al jaren warm pleitbezorger van meer samenwerking in het notariaat. Namens de KNB bezoekt hij de komende periode als auditor notariskantoren in het hele land om te praten over samenwerking. ‘Uit eigen ervaring hier in Zeeland weet ik dat alle bij het notariaat betrokken partijen, inclusief de cliënten, er alleen maar voordeel bij hebben. En het gebeurt natuurlijk ook al overal. Toch zie ik nog te vaak dat notarissen huiverig zijn. Ze zijn bang dat het wordt gezien als een teken van zwakte als ze collega’s benaderen voor samenwerking.’
Maar dat is zijns inziens een achterhoedegevecht. ‘Van notarissen wordt tegenwoordig enorm veel gevraagd. Dat zal alleen maar toenemen, gezien alle nieuwe wet- en regelgeving die op ons afkomt. De complexiteit en diversiteit van ons beroep zijn door allerlei ontwikkelingen enorm groot geworden. Dat kán je gewoon allemaal niet meer in je eentje.’
Uitstervende soort
Sterker: de solitair werkende eenpitter is volgens hem een uitstervende notarissoort. ‘Ik raad het iedereen dringend af om vandaag de dag als eenpitter te beginnen. Dat is een hopeloze onderneming. Je moet én je knowhow op orde houden - denk alleen al aan de zich steeds verder ontwikkelende Wwft - én krijgt gegarandeerd te maken met omvangrijke en complexe zaken op bijvoorbeeld vastgoedgebied én je personeel verwacht dat je een goede werkgever bent én je moet een bedrijf op verantwoorde commerciële wijze runnen. Voeg daarbij nog de veeleisende klant en de voortschrijdende digitalisering. Je kunt simpelweg niet in al die aspecten even goed zijn, dus móet je wel samenwerken met mensen die specialist zijn op onderdelen.’
Kleine notariskantoren moeten volgens Sturkenboom daarom de handen ineenslaan. Hoe? Dat hangt af van de lokale situatie en de wensen van de notaris zelf. ‘Maak je in een keer een grote slag en ga je fuseren? Of begin je klein en bouw je de samenwerking van daaruit geleidelijk uit? Dat bepaal je zelf, samen met je collega’s. Heb je geen vertrouwen in je collega uit hetzelfde dorp, zoek dan de samenwerking met een notaris elders in het land.’
Vastgoedspecialist
Samenwerking kan bijvoorbeeld inhouden dat kantoren samen een functionaris in dienst nemen die voor alle deelnemers het personeelsbeleid verzorgt. Of dat ze een in vastgoed gespecialiseerde jurist aannemen die alle kantoren ondersteunt bij complexe vastgoedzaken. ‘Samenwerking is ook een vorm van risicospreiding. Ben je met drie mensen en wordt er een ziek, dan heb je meteen een groot probleem. Maar deel je als samenwerkende kantoren in totaal je dertig medewerkers, dan kun je dat soort situaties veel beter opvangen.’
Notarissen zijn, ziet Sturkenboom, soms nog wars van verandering. ‘Veel notarissen zijn behoorlijk eigenwijs en denken het altijd beter te weten dan een ander. Dat mag ik zeggen, want ik ben zelf ook eigenwijs. Met eigenwijsheid is niets mis, maar wel als het je toekomst in de weg staat. En voor mij staat vast dat de toekomst van het notariaat ligt in samenwerking.’