- Wanneer schakel ik een tolk in?
Als een verschijnende partij de taal van de akte niet voldoende verstaat, verschijnt mede een tolk, die de zakelijke inhoud van de akte vertaalt. Zo luidt kort en goed artikel 42 lid 1 van de Wet op het notarisambt (Wna). De keuze om een tolk in te schakelen, is dus niet vrijblijvend. Achterliggende gedachte is dat alle klanten van de notaris worden geïnformeerd in een taal die zij begrijpen, zodat zij precies weten waarvoor ze tekenen.
- Hoe stel ik vast of iemand voldoende Nederlands spreekt?
De notaris moet dit zelf beoordelen. Dat een cliënt hier al lang woont, met zijn of haar partner communiceert in het Nederlands en niet om een vertaling vraagt van een Nederlandstalig concept, zijn aanwijzingen dat dit het geval is. U kunt ook met controlevragen vaststellen of het mogelijk is een gesprek te voeren in het Nederlands. Zo niet, dan moet u een beëdigde tolk inschakelen. De kosten hiervan komen voor rekening van de cliënt.
Als notaris moet u zich ervan verzekeren dat iemand werkelijk snapt wat de gevolgen zijn van de akte die hij gaat ondertekenen. Deze voorlichtingsplicht geldt niet alleen voor notariële akten, maar ook voor de andere stukken die een notaris maakt. Dus ook voor volmachten.
- Er is geen beëdigde tolk beschikbaar. Wat nu?
U kunt een beëdigde tolk en vertaler zoeken via de website van de Raad voor de Rechtsbijstand. Schrijf- en gebarentolken voor dove, doofblinde of slechthorende cliënten vindt u op tolkcontact.nl. Stel, er is haast bij en het is niet mogelijk om op tijd een beëdigde tolk te vinden. Of voor de taal in kwestie staan geen tolken in het register. Dan maakt de Wet beëdigde tolken en vertalers het mogelijk een niet-ingeschreven tolk in te zetten. Deze tolk moet wel vooraf – en anders achteraf – een Verklaring Omtrent het Gedrag of integriteitsverklaring laten zien.
- Mag een familielid tolken?
Een familielid, hoe vaardig ook in het Nederlands en de betreffende vreemde taal, is géén beëdigd tolk en vertaler. De inzet van zo’n informele tolk voldoet dan ook niet aan artikel 42 van de Wna. Het mag wel als het familielid zelf ook beëdigd tolk is. Tenzij hij of zij (in)direct betrokken is bij de rechtshandeling in de akte. Kortom: wees voorzichtig met het inschakelen van familieleden. Ook als cliënten hierop staan om de kosten van een ‘echte’ tolk te vermijden.
- Ik spreek prima Engels (of Duits, Frans, Spaans enzovoort) en mijn cliënten ook. Kan ik de akte dan niet gewoon in die taal uitleggen?
Het is in dat geval voorstelbaar dat de notaris zijn voorlichtingsplicht invult door zelf de inhoud van de Nederlandstalige akte in het Engels met de cliënten te bespreken. Echter: dit doet de notaris op eigen risico. Als de cliënten later melden dat ze het toch niet helemaal hebben begrepen, dan is het aan de notaris om te bewijzen dat hij hen deugdelijk heeft voorgelicht. Net als bij familieleden geldt ook hier dus weer dat voorzichtigheid geboden is.
En een tolk Engels, is dat een idee als de cliënt Engels spreekt en er in zijn moedertaal weinig tolken beschikbaar zijn? Nee, want in principe moet er een tolk in de moedertaal van de cliënt worden ingeschakeld. Is iemand volledig tweetalig, dan mag hij zelf kiezen in welke van de twee moedertalen hij wil worden bediend. De verantwoordelijkheid voor de juistheid van die keuze ligt vervolgens bij de cliënt.
- Mag ik de akte passeren in het Engels (of Duits, Frans, Spaans enzovoort)?
Dit mag alleen als uw cliënten u vragen de akte in een vreemde taal te verlijden. U moet deze taal dan wel beheersen. Of dit zo is – én of de cliënten de taal voldoende machtig zijn – staat ter beoordeling van de notaris. Bij deze optie wordt de akte opgesteld in de vreemde taal en ook de mondelinge toelichting vindt in die taal plaats. Er is dan dus geen tolk nodig.
- Wat als akte en vertaling uiteenlopen?
De tekst van de originele akte gaat voor. Het valt de notaris overigens niet aan te rekenen als er fouten in de vertaling blijken te staan. U mag erop vertrouwen dat de vertaling van een beëdigde tolk volledig en correct is. Dit is alleen anders als evident is dat iemand heeft getolkt die niet de juiste kwaliteiten bezit.
Zo moet het niet: ‘Notaris liet mij zíjn werk doen’
Een tolk werkt al jarenlang als beëdigd tolk en vertaler, ook vaak bij notarissen. In deze zaak ging het om een verdeling van een nalatenschap tussen twee erfgenamen. Een van beiden was de Nederlandse taal niet machtig. De verhouding tussen de erfgenamen was zodanig verstoord dat zij elkaar niet meer ‘live’ wilden zien. De erfgenaam die geen Nederlands sprak (hierna te noemen: cliënt), zou daarom een volmacht ondertekenen. Met deze volmacht kon de akte van verdeling de volgende dag passeren.
De tolk werd samen met de cliënt in een spreekkamer gezet, voorzien van de volmacht en de akte van verdeling. Ook na herhaaldelijke verzoeken verscheen de notaris niet ten tonele. Het bleek dat de verwachting was dat de tolk de stukken wel even zou vertalen en toelichten. De tolk weigerde, omdat hij alleen de woorden van anderen vertaalt. Hij verzocht vervolgens of een notarieel medewerker of een kandidaat-notaris een toelichting kon komen geven, waarna de tolk deze uitleg zou vertalen, maar het standpunt bleef: op dit kantoor doet de tolk de volmachten, punt uit.
De KNB benadrukt dat de notaris te allen tijde een voorlichtingsplicht heeft. Dat geldt eens temeer als een akte op basis van een volmacht wordt gepasseerd. De tolk deze plicht laten vervullen, brengt diverse risico’s met zich mee, waaronder een aansprakelijkheidsrisico.
Meer lezen? Kijk op de pagina ‘Tolken en de taal van de akte’ op NotarisNet.