Een mij onbekend koppel verzoekt om een samenlevingscontract. De ene partner is Nederlands, de andere Roemeens. Onderling spreken zij Roemeens. Aan de telefoon zegt de Nederlander dat zijn partner de Engelse taal goed machtig is. Bij de bespreking – die ik in het Engels voer – vind ik het echter lastig om te beoordelen of de Roemeense partner alles goed begrijpt. Vrijwel al mijn vragen worden door de Nederlandse partner beantwoord. De Roemeense knikt vooral veel ja of nee. Cliënten overleggen onderling wel regelmatig in het Roemeens. Aan het einde van de bespreking noem ik de kosten voor een tolk en voor het vertalen van de stukken. Partijen gaan akkoord met de aanwezigheid van een tolk tijdens het passeren, maar zeggen geen budget te hebben voor het (laten) vertalen. Wat doe ik?
- Ik ga akkoord en neem genoegen met de aanwezigheid van een Roemeense tolk bij het passeren, zonder vertaling van de stukken.
- Naast een tolk bij het passeren, maak ik de conceptakte en toelichting in het Nederlands én het Engels. Ik reken daarvoor geen hoger tarief.
- Ik zeg dat – naast een tolk bij het passeren – de conceptakte en toelichting ook in het Engels moeten worden opgemaakt en de kosten voor dit meerwerk in rekening worden gebracht.
- Ik zeg dat ik als notaris een wettelijke zorg- en informatieplicht heb. Daarom moeten de conceptakte en de toelichting in het Roemeens vertaald worden en moet er een Roemeense tolk aanwezig zijn bij passeren. De kosten komen voor rekening van het koppel.
Antwoorden
Welke antwoorden gaven leden van KNB in de DilemmApp? Het hoogst (42 procent) scoort de oplossing: akkoord met (alleen) de aanwezigheid van een Roemeense tolk bij passeren, zonder verder vertalen van de stukken. Een derde van de respondenten eist naast de tolk ook een vertaling van de conceptakte en toelichting in het Roemeens.
Hoe zit het juridisch? Als een partij bij de akte de Nederlandse taal onvoldoende beheerst en de akte in het Nederlands wordt gepasseerd, is op grond van artikel 42 Wet op het notarisambt (Wna) (enkel) de bijstand van een tolk verplicht. Er bestaat dus geen uitdrukkelijke verplichting de stukken te vertalen. Soms kan zo’n vertaling echter wel noodzakelijk zijn om te voldoen aan de notariële zorg- en informatieplicht (artikel 17 en 43 Wna). De notaris moet dit dus per geval beoordelen.
Wat partijen in de akte willen afspreken, kan bijvoorbeeld een rol spelen in de afweging om stukken al dan niet te (laten) vertalen. Een van de respondenten merkt terecht op: 'Hoe minder gebruikelijk, hoe eerder zwaarder geschut.' Een tussenweg zou kunnen zijn om de stukken in het Engels op te stellen of naar het Engels te laten vertalen. Daarvoor koos een kwart van de respondenten.
De kosten van een tolk en/of vertaling kunnen in rekening worden gebracht bij de cliënt. Het staat de notaris uiteraard vrij om de kosten voor eigen rekening te nemen op het moment dat de cliënt deze kosten zelf niet kan betalen.
Wilt u ook bewuster stilstaan bij welke keuze u maakt bij tegenstrijdige belangen? Download dan de DilemmApp en ga naar NotarisNet voor de inloggegevens.