'Kosten, inkomsten, salarissen: iedereen mag alles weten'

Waarom is overwerken gebruikelijk in het notariaat? Waarom verdienen de omzetkanonnen van een kantoor automatisch het meeste? Waarom tast het overgrote deel van de medewerkers in het duister over de hoogte en verdeling van de winst? Waarom is er zo’n grote kloof tussen de partners en de rest – qua salaris, status en zeggenschap? Over dit soort vragen konden Inge van Pelt en Annick Schenkenberg van Mierop, al jaren collega’s, lang samen praten. Eén ding was al gauw duidelijk: op hun ideale notariskantoor zou het allemaal anders gaan. 'Minder hiërarchisch, transparant en met een kortere werkweek. Niet alleen uit idealisme, maar ook simpelweg omdat het beter is voor de organisatie, de medewerkers en de klanten', zegt Van Pelt.
Natuurlijk bleef het eerst bij woorden, dromen en ‘misschien ooit’, maar in juli 2021 was het zover: een eigen notariskantoor. Samen met notaris Justine Tielemans waagden ze de sprong. Bijna twee jaar later werken er in totaal tien mensen, allemaal vrouw, maar de eerste man staat op het punt om aan te haken. JULI Notaris heeft geen moeite om nieuwe medewerkers te vinden – en dat is volgens Schenkenberg van Mierop geen toeval. 'Onze filosofie spreekt mensen aan.'

1. Transparantie heeft haar grenzen: salarissen zijn een zaak voor de werkgever.

Van Pelt: 'Wij delen onze begroting met het hele kantoor. Kosten, inkomsten en salarissen: alle kaarten liggen op tafel. Iedereen mag alles weten en alles inzien. Onlangs hebben we aan de medewerkers gevraagd wat zij een reëele salarisindexering vonden, met het oog op de jaarcijfers en op wat ze om zich heen hoorden van beroepsgenoten, familie en vrienden. En wat bleek? Iedereen kwam met ongeveer hetzelfde percentage als waar wij op uitkwamen. Ook hebben we gezamenlijk besloten hoe de winst van afgelopen jaar werd verdeeld: naar rato van inkomen en een deel ging naar een goed doel. Dus niet: alles naar de partners.'

Is er dan nog wel een prikkel om partner te worden?
Schenkenberg van Mierop: 'Ons kantoor heeft een sociale insteek, maar we hebben niets te klagen: we verdienen een goede boterham. Dat betekent dat we de beloning in alle functies aantrekkelijk kunnen houden. Omdat partners meer risico lopen, is hun basissalaris hoger. In die zin is er dus nog steeds een prikkel. Wij vinden het belangrijk om het partnerschap toegankelijk te maken. Na een paar jaar kunnen alle ervaren kandidaat-notarissen instromen. Als ze dat willen, die ambitie hebben en het leuk vinden om te ondernemen.'

Belangen lopen niet altijd parallel: de medewerker wil een zo hoog mogelijke bonus, de werkgever kijkt naar wat redelijk is.
Schenkenberg van Mierop: 'Als je als werkgever de mensen meeneemt in het financiële plaatje en je vraagt én geeft eigenaarschap, dan ziet iedereen het als zijn belang dat de onderneming gezond blijft. Dat we hier volgend jaar ook nog zitten met z’n allen. Medewerkers zijn veel bescheidener als je ze inzicht geeft. Bovendien zijn ze dan ook eerder bereid om een stapje harder te lopen als dat nodig is. Op veel notariskantoren is die transparantie er niet. Dan hoor je als medewerker: dit was het beste jaar ooit. En vervolgens krijg je een bonus van 1.000 euro. Maar je hebt geen idéé hoeveel geld er in andere zakken verdwijnt. Dat leidt tot onvrede en achterdocht.'

2. Persoonlijke targets zijn een goede manier om de prestaties te meten.

Schenkenberg van Mierop: 'Wij doen niet aan declarabele uren- of omzettargets, omdat dit stress en werkdruk geeft. Bij JULI draait het om talent en vertrouwen. Sommige mensen zijn heel goed in dingen die indirect omzet genereren, zoals bijvoorbeeld marketing of het schrijven van blogs. Dat is hartstikke waardevol, dus waarom moet zo iemand minder verdienen dan een collega die meer omzet haalt? Ieder draagt op z’n eigen manier bij aan de organisatie.'
Van Pelt: 'Wij moesten er zelf ook aan wennen dat we niet meer de hele dag uren hoeven te schrijven. De medewerkers ook. Tegen hen zeggen we: laat het los, wij vertrouwen erop dat je doet wat je moet doen. Natuurlijk is het wel zaak dat we met mensen werken die in dit systeem passen, die ook zo in elkaar zitten. Als een sollicitant de eigen uren of omzet wil terugzien in een hogere beloning, dan wordt het hem niet.' 

Hoe meten jullie de prestaties dan?
Schenkenberg van Mierop: 'Niet. We kijken naar de output. Zijn de klanten tevreden, is er genoeg werk en staat er onderaan de streep een mooi resultaat? Dan zijn wij ook tevreden.'

Een cynicus zegt: dat is een uitnodiging om de kantjes ervan af te lopen.
Schenkenberg van Mierop: 'Dat kan. Maar wij hebben liever een keer één rotte appel in de mand dan dat we een organisatie moeten opgeven waar iedereen met plezier werkt.'

3. Bij JULI beslissen de medewerkers alles samen. Dat wordt een Poolse landdag. 

Schenkenberg van Mierop: 'Om te beginnen: we gaan niet voor alles bij elkaar zitten. Maar de belangrijke beslissingen nemen we samen. Bijvoorbeeld over het aantrekken van nieuwe medewerkers of het investeren in een nieuw ict-systeem. Op deze manier creëren we draagvlak, begrip en betrokkenheid. Met de drie partners hebben we vooroverleg en daarna leggen we onze ideeën en alle relevante informatie voor aan de anderen. Zij krijgen dan de kans om bezwaren of alternatieven te noemen. Als die er niet zijn, kunnen we snel doorpakken. En als die er wel zijn, gaan we gesprek. Tot nu toe zijn we altijd tot consensus gekomen.'

Betekent deze keuze dat de groei van het kantoor per definitie beperkt zal blijven?
Van Pelt: 'We willen een overzichtelijke omvang houden, ook omdat we een eenheid en een platte organisatie willen blijven. Ik schat in dat ons systeem nog goed werkt voor maximaal 25 mensen.'

4. Notaris ben je niet van negen tot vijf, laat staan vier dagen in de week.

Van Pelt: 'Jongere generaties willen niet meer dag en nacht werken. De vier werkdagen mogen bij ons naar wens worden ingedeeld: een hele dag of twee halve dagen per week vrij, later beginnen, eerder stoppen… Ook thuiswerken is mogelijk. Die flexibiliteit zorgt dat mensen uitgerust hun werk kunnen doen. Klanten hebben er geen ‘last’ van, omdat we altijd met z’n tweeën in een dossier werken. Er is dus altijd iemand aanwezig of bereikbaar die weet van de hoed en de rand.'

5. Maatschappelijk bewuste cliënten, prima, maar notarissen hebben een ministerieplicht.

Van Pelt: 'Wij hebben een nichepraktijk. Annick houdt zich vooral bezig met internationale nalatenschappen, Justine met familiebedrijven en ik met maatschappelijke ondernemingen. Dat zijn bedrijven die hetzij met hun werk een maatschappelijke bijdrage leveren, hetzij zelf een eerlijk en duurzaam bedrijfsmodel hanteren. Denk bijvoorbeeld aan steward-ownership, waar de missie van het bedrijf vóór de winstmaximalisatie voor aandeelhouders gaat. De wet kent op dit moment nog geen specifieke rechtsvorm voor dit soort ondernemingen, maar het is wel mogelijk om dit te borgen in de statuten en onderliggende stukken. Er komt veel werk uit deze hoek, er zijn nog niet veel notarissen die zich hierop toeleggen.' 

Stel, een piekbelaster of tabaksproducent staat op de stoep.
Van Pelt: 'Dat soort bedrijven trekken wij over het algemeen niet aan, maar in een voorkomend geval gaan we eerlijk in gesprek. Zijn wij het beste kantoor om jouw doelen te bereiken? Of past een ander notariskantoor beter bij jullie? Het liefst gaan wij een duurzame relatie aan met klanten, dus dan moet het wel een match zijn.'

Werkt over twintig jaar het hele notariaat op JULI manier?
Van Pelt: 'De wereld verandert razendsnel. Inclusie, klimaat, gelijke behandeling en diversiteit bepalen een nieuw landschap en het is onontkoombaar dat het notariaat zich daaraan aanpast. Dat is echter niet gemakkelijk. Op de beroepsopleiding krijgt iedereen te horen: jullie zijn de toekomst. Maar hoe kun je in bestaande structuren dingen veranderen? Als je ergens net werkt, ben je niet in de positie om dat te doen. En als je partner bent, denken mensen vaak: nu is het mijn beurt. Ik moest ook altijd overwerken, ik mocht ook nooit vrij in december. En dan veranderen organisaties nooit.'
Schenkenberg van Mierop: 'Je kunt natuurlijk je eigen kantoor beginnen, maar dat is geen sinecure. Je moet zes jaar fulltime hebben gewerkt als kandidaat, een startkapitaal en een bedrijfsplan hebben, positief advies van de Commissie toegang notariaat… Uiteindelijk willen wij onze vakgenoten prikkelen en inspireren. We zijn ervan overtuigd dat onze aanpak dé manier is om mensen te behouden voor het vak. Om de uitstroom van kandidaat-notarissen tegen te gaan en het aantal benoemingen van notarissen te verhogen. Wist je dat er maar vijftig notarissen onder de 40 zijn in Nederland? Doodzonde, want het kan anders én het werkt.'

Inge van Pelt en Annick Schenkenberg van Mierop
Inge van Pelt (1980) studeerde rechten aan de Radboud Universiteit in Nijmegen. Zij werkte als kandidaat-notaris en toegevoegd notaris bij Hermans & Schuttevaer Notarissen. Annick Schenkenberg van Mierop (1989) studeerde rechten aan de Universiteit Utrecht. Zij werkte als kandidaat-notaris bij Dirkzwager en bij Hermans & Schuttevaer. In juli 2021 richtten Van Pelt, Schenkenberg van Mierop en Justine Tielemans JULI Notaris op. Sinds 12 april jongstleden zijn ze beiden beëdigd als notaris.