Logo KNB.nl
English

Notaris en maatschappij

Digitalisering: is dat nog een keuze voor het notariaat?

Het parlement moet het besluit nog nemen, maar het lijkt erop dat de Europese richtlijn voor de digitale oprichting van een BV binnenkort wordt omgezet in Nederlandse wetgeving. Is dit een voorbode voor meer? Hoe bereiden notarissen zich hierop voor?

Tekst: Johan Nebbeling | Beeld: Shutterstock Notariaat Magazine nummer 2023-03
Digitale akte NM3 750x400

'Veel klanten vrágen erom'

Digitaliseren is ook voor het notariaat geen keuze meer, zegt Cocky Hilhorst, hoogleraar Business Information Systems aan Nijenrode Business University. Wie continuïteit nastreeft, ontkomt er niet aan. Hilhorst is specialist op het gebied van digitalisering. Ze was onder andere hoofd van het Bureau ICT Toetsing (BIT), dat ICT-projecten bij de overheid tegen het licht hield. 'Mits goed uitgevoerd kan digitalisering grote waarde opleveren voor een organisatie', zegt ze. 'Daarvoor is meer nodig dan hardware en software. De organisatie moet ook investeren in mensen, processen en kennis over IT. Uit onderzoek blijkt dat bedrijven die juist daar vaardigheden in ontwikkelen, een hogere marktwaarde hebben.'

Twee kanten

Bovendien levert digitalisering efficiencywinst op, aldus Hilhorst. 'Uit mijn onderzoek bij Nederlandse gemeenten blijkt dat iedere euro die een organisatie investeert in digitalisering, drie jaar later bruto het dubbele oplevert aan efficiencywinst.' Digitalisering kan ook het marktaandeel of de omzet vergroten: als je digitaal zakendoet, kun je meer klanten krijgen omdat je je klanten beter kunt bedienen. 'Het mes snijdt dus aan twee kanten.'
Maar digitalisering brengt veiligheidsrisico’s met zich mee, die zeker in het notariaat goed moeten worden afgedekt. 'Notarissen werken met gegevens van anderen en het is essentieel dat die veilig worden bewaard. Dus moet je maatregelen nemen op het gebied van de inrichting van je werkplek, de opslag en uitwisseling van data en de connecties met andere partijen. Dan nog is er geen 100 procent garantie, maar dat geldt ook voor de analoge wereld. Iemand die kwaad wil, kan altijd proberen de beveiliging te omzeilen.'

Nadenken

Wie wil digitaliseren, moet zich daar volgens de hoogleraar vooraf goed in verdiepen. 'Digitalisering raakt aan de inrichting en werkwijze van de organisatie. Je moet nadenken over zaken als: hoe zit het met de continuïteit van mijn dienstverlening als er iets misgaat? Hoelang moet ik mijn data kunnen terughalen? Zijn de autorisaties bij de partij waar ik mijn data heb opgeslagen goed ingericht? Welke medewerker krijgt toegang tot welke data en hoe controleer ik dat? Dit kun je niet aan externe partijen overlaten. De antwoorden op die vragen worden vertaald in techniek.'
Het notariskantoor dat digitaliseert zal merken dat niet alleen klanten dat zullen waarderen. 'Het is voor jonge (kandidaat-)notarissen en andere medewerkers, die veel digitaal vaardiger zijn, aantrekkelijker om bij een modern notariskantoor te werken. Zij werken liever ergens waar ze kunnen beeldbellen met klanten en gemakkelijk thuis kunnen werken dan bij een archaïsch kantoor dat niet met de ontwikkelingen meegaat. Voor dat soort kantoren is er sowieso geen toekomst, vrees ik.'

Tessa Bos van Krans Notarissen: ‘Digitalisering notariaat is onontkoombaar’

De digitalisering van het notariaat is onontkoombaar, aldus notaris Tessa Bos van Krans Notarissen in Haarlem. 'Als we er straks aan gewend zijn, zeggen we: waarom hebben we dit niet jaren eerder gedaan?'

Krans Notarissen staat graag vooraan bij nieuwe ontwikkelingen, vertelt Bos. Ze is 5 jaar notaris, maar werkt al 23 jaar bij het kantoor. 'Wij zoeken altijd naar kansen om ons dienstenpakket te kunnen verbeteren. Digitalisering biedt deze.' Bos heeft demonstraties gezien van digitaal passeren en is daarvan onder de indruk. 'Het is een fantastisch systeem. Voorlopig gaat het alleen nog om het digitaal oprichten van een BV, maar de digitale transportakte komt eraan en daarna de digitale hypotheekakte. De digitalisering van het notariaat is onontkoombaar.'

Klankbordgroep

Daarom, zegt Bos, is het belangrijk dat notarissen nu meedenken over hoe de digitalisering invulling krijgt. Zij is uitgenodigd deel te nemen aan de klankbordgroep van de KNB die hierover meepraat. 'Regeren is vooruitzien en of je wilt of niet, die digitalisering komt eraan. Dan kun je er maar beter zo goed mogelijk op voorbereid zijn.' Veel klanten vrágen ook om digitalisering, merkt ze. 'Vooral jongeren die alles met hun mobieltje doen, zijn eraan gewend. Ze vragen: waarom moet ik naar jullie kantoor komen voor het passeren van een akte? Ook bij de makelaar en de bank kunnen ze al digitaal tekenen.'

Proces

De (verdere) digitalisering van het notariaat past bovendien in een proces dat al jaren gaande is, aldus Bos. 'Vroeger stuurden we twee keer per dag een koerier met stukken naar het Kadaster, nu doen we het digitaal. Daar zijn we inmiddels zo aan gewend geraakt dat we niet beter weten. Zo zal het ook gaan met digitalisering van de akten.' Daarbij: digitalisering is niet meer dan een hulpmiddel, benadrukt ze. 'Digitaal passeren is een eindproduct. We zijn in ons vak met akten bezig, maar vooral met de mensen áchter die akte. Wat is hun verhaal, wat zijn hun wensen, wat beweegt hen? Dat zit in het DNA van iedere notaris. Dat blijft de essentie van ons ambt.'

Potters Notarissen: 'Onze meerwaarde blijft gedegen advies'

De digitale akte is een mooie aanvulling op ons dienstenpakket, zeggen Anita van de Goor en Peter Ressel van Potters Notarissen in Valkenswaard. 'Maar de meerwaarde van de notaris blijft het gedegen advies. Dat verandert niet door digitalisering.'

Digitalisering is voor Potters Notarissen niets nieuws. Het kantoor heeft een digitaal klantenportaal, in de spreekkamers hangen informatieschermen en geregeld vindt online overleg met cliënten plaats. De notarissen van Potters communiceren ook digitaal met instanties als het Kadaster, de Kamer van Koophandel en de bank. Zo bezien is de digitale oprichtingsakte voor een BV slechts een volgende stap. Van de Goor en Ressel zijn er blij mee, want het biedt hun kantoor meer mogelijkheden om cliënten van dienst te zijn. 'Wij zien digitalisering als aanvulling op ons dienstenpakket. Daar zijn vooral jongeren voor te porren, merken we', zegt Ressel. 'Zij vragen er ook om: waarom kan ik die akte niet digitaal ondertekenen? De vraag naar digitale dienstverlening zal alleen maar toenemen.'

Persoonlijk contact

Toch zal digitalisering het papieren proces niet volledig vervangen, verwachten ze. Van de Goor: 'Uit een peiling onder onze cliënten blijkt dat een meerderheid hecht aan persoonlijk contact. Ook zijn niet alle akten geschikt voor digitale afhandeling. Bijvoorbeeld bij een testament is de non-verbale communicatie essentieel. Juist wat de cliënt niet zegt, kan belangrijk zijn. Maar om die signalen te kunnen oppikken, moet je aan tafel zitten.' Ressel: 'De nadruk ligt nu op de digitale akte. Prima, als dat allemaal sneller en efficiënter kan worden afgehandeld. Maar dat is alleen het proces. We moeten ons blijven realiseren dat die akte niet ons product is. Dat is het advies op grond waarvan de juiste akte wordt opgesteld. Tenzij je met andere professionals te maken hebt, is het daarom altijd beter om de mensen aan tafel te zien.'

Veiligheid

Van de Goor: 'Digitale dienstverlening hóeft niet per se op afstand. Het kan ook op kantoor met een laptop of tablet tegenover elkaar. Hoe dan ook is veiligheid een aandachtspunt. We werken per definitie met vertrouwelijke informatie.' Ressel: 'Iedere nieuwe digitale deur die opengaat, is een uitdaging op beveiligingsgebied. Dat is geen bedreiging, maar we moeten nieuwe ontwikkelingen op het gebied van beveiliging van digitale data op de voet volgen.'


Kom naar de proeftuin
Zelf ervaren hoe digitaal passeren in zijn werk gaat? De KNB heeft een kennisbank én een proeftuin digitaal passeren ingericht op NotarisNet. Bezoekers doorlopen hier eenvoudig op basis van fictieve data het passeerproces in vier stappen. Van identificatie via de wachtkamer naar het passeermoment. Ervaar het gemak en zie met eigen ogen welke (veiligheids)waarborgen in het systeem zijn ingebouwd.

Reageren?

Mail dan naar nm@knb.nl