'Wij zijn een eiland van betrouwbaarheid – juist nu'

Vanuit zijn kantoor in Kyiv maakt Volodymir Marchenko, president van de notariskamer van Oekraïne, de balans op. 'Een derde van het notariaat is niet langer operationeel, omdat de kantoren zich bevinden in bezet gebied of omdat notarissen gevlucht zijn. Ruim 80 procent van onze beroepsgroep bestaat uit vrouwen en veel van hen vertrekken naar het buitenland om hun kinderen te beschermen. Op dit moment is de grootste uitdaging de financiële nood. Kantoren die zijn verwoest door de oorlog moeten weer opgebouwd worden. Maar ook notariskantoren die nog functioneren, hebben het moeilijk. Ze moeten investeren in kostbare apparatuur om ook tijdens de stroomuitval hun werk te kunnen doen. Met ons noodfonds hebben we ruim tweehonderd notarissen kunnen helpen. Het uitgekeerde bedrag per notaris staat helaas in geen verhouding tot de totale kosten van de verwoesting die is aangericht.'

Kogelvrije vesten

De bereidheid van notarissen in Oekraïne om onder moeilijke omstandigheden hun werk te doen, is groot, aldus Marchenko. 'In de regio’s waar gevochten werd, bezochten notarissen met kogelvrije vesten hun klanten om notariële taken uit te voeren. En als hun kantoor geraakt werd door een raketaanval, dan renden ze naar binnen om zoveel mogelijk van hun notariële archief te redden. Op dit moment ben ik dag en nacht bezig met mijn werk. Doordeweeks ben ik in Kyiv waar we in het centrum een kantoor hebben, maar in het weekend reis ik naar Kharkiv om bij mijn familie te zijn. In beide steden is het gevaarlijk. Vlak bij ons kantoor in Kyiv werd een paar maanden geleden een voetgangersbrug geraakt door een Russische raket. Het was ’s ochtends op een tijdstip dat veel van onze medewerkers de brug gebruiken op weg naar hun werk. Gelukkig werd niemand geraakt.'
Hij vervolgt: 'Wat er nu gebeurt, is moeilijk te bevatten, maar komt niet onverwacht. Deze oorlog begon in 2014, toen Rusland de Krim bezette. Het werk van de notaris is het afgelopen jaar alleen maar relevanter geworden. We zijn een eiland van betrouwbaarheid. Dat is juist nu belangrijk. Daarom hebben we intensief overleg met de politiek en ministeries, werken we aan aanpassingen in de wetgeving en nemen we deel aan internationale bijeenkomsten. Alles wat helpt om de rechten van burger en bedrijven te beschermen.' 

Huilen

Olena Verpovska gaf tot het uitbreken van de oorlog leiding aan een – voor Oekraïense begrippen – groot notariskantoor in Kyiv. Samen met een andere notaris had ze acht man personeel. Inmiddels werkt ze er alleen. Hoe is haar leven veranderd? 'Ik moet huilen als ik die vraag probeer te beantwoorden. Op het moment dat ik op 24 februari 2022 wakker werd door het geluid van explosies, stopte mijn leven. Ik had nooit gedacht dat dit zou gebeuren. Zelfs toen de laatste buitenlanders Oekraïne verlieten, dacht ik nog dat het zo’n vaart niet zou lopen. Tot vorig jaar had ik een interessant en afwisselend leven. Ik genoot van het werk op mijn kantoor en zat vol plannen. Nu leef ik bij de dag. Het is onmogelijk om vooruit te plannen. Je werkritme wordt gedicteerd door luchtalarmen die in een paar minuten alles omgooien wat je die dag van plan was. Dat veel Oekraïense burgers in het buitenland verblijven, maakt het notariswerk lastig. Zelfs door ons opgestelde conceptakten zijn vaak niet geldig als ze in het buitenland bij een plaatselijke notaris zijn ondertekend. Bijvoorbeeld omdat ze daar andere regels hebben voor het legaliseren van een handtekening. Dat is erg frustrerend.'
De oorlog heeft de zelfredzaamheid van notarissen volgens Verpovska enorm vergroot. 'Ik ben heel technisch geworden, ik begrijp zaken waarover ik voor de oorlog nog nooit had nagedacht. Zo kan ik een generator starten en aansluiten op het stroomnet van het kantoor. Ik heb apparatuur aangeschaft om gebruik te kunnen maken van mobiel internet via Starlink, zodat ik ook tijdens een stroomstoring mijn werk kan doen. Daarnaast help ik met het inzamelen van geld om collega-notarissen te ondersteunen die aan het front vechten en hun familie die achterblijft. We kopen medicijnen en auto’s en doneren materialen als dekens aan het leger. Hiermee ben ik dagelijks bezig.'

Psycholoog

Ook Nadiia Bovbalan heeft een notariskantoor in Kyiv, met drie medewerkers. De belangrijkste veranderingen in haar leven? Ze somt de juridische wijzigingen op waarmee ze als notaris te maken heeft. 'Iedereen die een akte wil laten opstellen, moeten we sinds de uitbraak van de oorlog zeer uitgebreid controleren. Staat hij niet op een sanctielijst? Is het geen Russische burger? Vrijwel alle notariële werkzaamheden voor Russische burgers zijn verboden, behalve wanneer het gaat om het legaliseren van de handtekening voor een aanvraag van de Oekraïense nationaliteit. Een andere verandering is dat notarissen nu ook documenten mogen opstellen voor klanten buiten de eigen regio. Op die manier kan iemand die in een regio woont waar gevochten wordt, toch een notaris inschakelen. Een wrange bijkomstigheid van de oorlog is dat het afhandelen van erfenissen van jonge mensen vier keer zo vaak voorkomt.'
In professionele zin levert de oorlog geen onoverkomelijke problemen op. Ze kan als notaris nog steeds functioneren. Aan de constante dreiging van een luchtalarm is ze gewend. 'Inmiddels ga ik bij sommige alarmen gewoon door met mijn werk. Bij raketaanvallen moet je snel beslissen wat je doet. Spring je in je auto en rijd je de stad uit of schuil je in een metrostation? Gelukkig zijn raketbeschietingen niet aan de orde van de dag. En wat in vredestijd al gold, is nu helemaal belangrijk: je moet als notaris ook psycholoog zijn. Mensen zijn heel gestrest als ze bij mij komen. Hun spanning voel ik zelf ook. Mijn man en vader zijn sinds het uitbreken van de oorlog soldaat in het Oekraïense leger. We sturen elkaar om de paar dagen berichten via Telegram. Ik maak mij veel zorgen over ze. Zonder mijn werk zou ik gek worden.'

Kracht

Veel notarissen hebben het land verlaten. Daardoor bleven de archieven in eerste instantie onbeheerd achter, maar daarvoor is inmiddels een oplossing, legt Bovbalan uit. 'De officiële overdracht van een notarieel archief vergt een lange procedure. Daarom kiezen veel collega’s ervoor zich te laten vervangen door een andere notaris. Op die manier mag een notaris over andermans archief beschikken. Het is een maatregel die alleen kan worden toegepast in gebieden die niet bezet zijn. Voor de notariële archieven in bezette gebieden is nog geen oplossing voorhanden.' Heeft ze zelf overwogen om te vluchten? 'Alleen de eerste week heb ik getwijfeld. Daarna was het voor mij geen optie meer. Dit is mijn land. Ik geloof in onze kracht.'

Steun het Oekraïense notariaat
Om notarissen en hun familie te ondersteunen, heeft de Notariskamer van Oekraïne de stichting ‘Saving notaries and their families’ opgericht. Kijk op help.npu.ua voor meer informatie.