Vissen in een (bijna) lege vijver

Het is geen nieuws: het personeelstekort in het notariaat is nijpend. Een van de oorzaken is de lage instroom. 'De meeste rechtenstudenten heb- ben weinig beeld bij het notariaat', zegt Christ’l Dullaert, die zich zeventien jaar lang als directeur van Le Tableau bezighield met bemiddeling van interim-juristen. Wilbert Raat, met Raat notariaat personeelsadvies al ruim twee decennia actief in het notariaat: 'Jongeren maken andere keuzes en stap- pen makkelijker over na een aantal jaar. Er zijn veel minder kandidaat-notarissen die de ambitie hebben om notaris-ondernemer te worden.'
Ook de uitstroom maakt de spoeling dun. Ruben Timmerman, bij Het Notarieel belast met HR-zaken, signaleert dat werknemers vanuit het notariaat overstappen naar gemeenten en rechtbanken. Toch moet het werk wel gewoon verricht worden. De werkdruk kan in sommige functies best hoog zijn.
Jet Calis, die met Calis & Partners aan werving en selectie in het notariaat doet, ziet dezelfde oorzaak voor de uitstroom. 'Door de enorme werkdruk stap- pen mensen met veel ervaring het notariaat uit.' Toch bespeurt zij ook dat kandidaten overstappen naar een ander kantoor. 'Er zijn genoeg mensen die openstaan voor iets nieuws, ook al hebben ze een goede functie. Na vijf, zes jaar willen ze een nieuwe stap wagen en wisselen. Er is nog steeds reuring in de markt.'

Zichtbaarheid

Wat doen notariskantoren nu om goede mensen binnen te halen én te houden? Bijna zonder uit- zondering voeren zij een actief arbeidsmarktcom- municatiebeleid. Zij geven kroegcolleges, zijn actief op sociale media en banenmarkten, maken recruitmentfilmpjes en investeren in contacten met studenten. Zichtbaarheid en herkenbaarheid zijn belangrijk. “Ik heb veel contact met de generatie die eraan zit te komen', vertelt Timmerman. 'Daar zit je nieuwe talent. Daar bouwen we ons netwerk op en daar gaan we de vruchten van plukken. Als je dat niet doet, mis je de boot.'
Kantoren proberen verder een omgeving te bieden die aantrekkelijk is voor mensen om te blijven. Dat heeft volgens Calis te maken met sfeer en aandacht voor de medewerkers. 'Ga om de zoveel tijd met ze zitten. Worden ze nog voldoende uitgedaagd? Heeft iemand het gevoel dat hij of zij zich goed kan ontwikkelen? Zo hou je ze binnen.' Dat is ook de benadering van notaris Geert Janssen van Maes Notarissen. 'Het systeem van beoordelen is volstrekt achterhaald. Je kunt veel beter je medewerkers coachen en ondersteunen, in plaats van dat je iemand aan het eind van het jaar de maat gaat nemen. Wat heeft iemand nodig? Wat kunnen we aanreiken? Zijn er opleidingen?'
HR-beleid is in het notariaat altijd onderbelicht ge- weest, meent Raat. 'Je merkt nu dat er steeds meer aandacht komt voor wat medewerkers willen: vrijheid, flexibiliteit, opleidingsfaciliteiten. Dat maakt dat mensen niet gaan lopen of dat ze graag bij je willen werken.'

Soft skills

Er zijn twee dingen die kantoren veel beter kunnen doen, zegt Dullaert. Beter automatiseren en aandacht voor de soft skills van de notaris. Voor alle modellen die in het notariaat worden gebruikt, kun je heel goed geautomatiseerde oplossingen verzinnen, in plaats van iedere keer weer zelf het wiel uitvinden. 'De generatie mensen die er aan- komt, heeft daar helemaal geen zin in. Kantoren die actief zijn in het ontwikkelen van nieuwe systemen zijn veel aantrekkelijker voor een rechtenstudent.' Naast dit praktische aspect ziet ze dat er veel winst is te behalen als notarissen meer aandacht zouden besteden aan hun managementtaken. 'Veel notaris- sen zijn slechte managers op HR-gebied, ze zijn veel te druk met alle eindjes aan elkaar knopen om ook nog tijd vrij te maken voor hun personeel.'
Dat is ook het oordeel van Kim Schmidt van Abma Schreurs, sinds twee jaar als HR-manager in het notariaat actief. 'Ik zie dat het vooral misgaat omdat men in de ouderwetse gedachtegang blijft hangen en zich laat leiden door de waan van de dag: notarissen zijn gericht op de inhoud. Ze zouden meer bezig moeten zijn met ondernemerschap en management.'
Carola Kalkman, HR-adviseur bij Westport Notarissen, kan zich wel vinden in die observatie. 'Sommige kantoren voeren een ouderwets, traditioneel HR-beleid. Maar je moet innovatief en creatief zijn om mensen te vinden en aan je te binden. Dus oude tradities loslaten en nieuwe werkwijzen, methodes en arbeidsvoorwaarden vinden die bij de huidige maatschappij en de huidige wens van medewerkers passen. ‘Omdat we het altijd zo doen’: dat kun je je niet meer permitteren.'

Geen bestaansrecht

Schaalgrootte speelt hierbij een rol. Zo faciliteert Het Notarieel de bedrijfsvoering vanuit een centrale backoffice voor zijn kantoren. 'De administratieve rompslomp wordt weggenomen bij de kantoren – werving en selectie, communicatie, financiële administratie – en belegd bij experts die daarvoor opgeleid zijn, zodat notarissen en medewerkers er niet over hoeven na te denken.'
Abma Schreurs heeft met Schmidt een HR-manager die op strategisch niveau meedenkt. Kalkman zegt zelfs: 'Ik denk dat kleine kantoren op een gegeven moment geen bestaansrecht meer hebben. Denk aan automatisering, digitalisering en robotisering. Dat zijn enorme investeringen.' Volgens Janssen is het niet per se de schaal die bepalend is, als wel de winstgevendheid van een kantoor en de investeringsbereidheid. 'Op het moment dat je de profit per partner goed op orde hebt, is het mogelijk talenten aan te trekken en te behouden, want je kunt perspectief bieden en medewerkers belonen boven wat marktconform is.'

Werkgeluk

Janssen voegt er echter gelijk aan toe dat het niet alleen gaat om de financiële arbeidsvoorwaarden. Niet voor niets is er op de website van Maes Notarissen een aparte sectie ingeruimd onder de naam 'werkgeluk'. 'Los van arbeidsvoorwaarden is het van belang dat je medewerkers een werkomgeving kunt bieden waar ze zich veilig en plezierig voelen. We proberen tot in detail – en vanuit de medewerker gedacht – de voorwaarden zoveel mogelijk op maat te maken. Zo willen we bijdragen aan het werkgeluk van de medewerkers.' Dat behelst onder andere een 'code gedrag & integriteit'. 'Daarin geven we aan dat we inclusief en divers zijn, dat we niemand uitsluiten, dat we als team met elkaar optrekken en fatsoenlijk met elkaar en onze klanten omgaan.' Maar het gaat ook over Tony Chocolonely-chocolaatjes en een goede espressomachine. Dat zijn geen onbetekenende details, vertelt Janssen. 'Toen wij hier een paar jaar geleden zo’n espressomachine neerzetten, kwamen medewerkers naar mij toe en vroegen: "Mogen wij er ook gebruik van maken?" Bij hun vorige kantoor was er een filterapparaatvoor de medewerkers. De espressomachine was alleen voor de notaris en de klanten.' Met een fitnessruimte, een meditatie-yoga-ruimte en een kamer om te darten of muziek te maken wil Maes een 'ideale werkomgeving' creëren. 'Medewerkers hebben bij wijze van spreken geen goede reden meer om naar huis te gaan', zegt Janssen. 'Behalve om hun partner en hun kinderen te zien. Wat trouwens een heel goede reden is.' Maar slaagt het kantoor er met al die inspanning ook in om de personele problemen succesvol te lijf te gaan? 'Misschien niet helemaal. We prediken diversiteit en inclusiviteit, maar er werken betrekkelijk weinig mannen bij ons. Dus daar is zeker nog een slag te maken.'