'Sommige dossiers liggen weken stil, maar beginnen precies in de vakantie te branden'
IJsje
Tot die tijd hoef ik me zeker niet te vervelen. De aanstaande zomervakanties zorgen ervoor dat er nog veel dossiers binnenkomen, die het liefst snel moeten worden afgewikkeld. Cliënten willen hun zaken graag nog geregeld hebben, voordat ze zich kunnen overgeven aan hun welverdiende rust op zonovergoten vakantiebestemmingen. Gelukkig zorgt het zonnige weer ook voor veel vrolijkheid onder cliënten en collega’s. Zo nu en dan trakteren we onszelf op een ijsje om de fijne stemming erin te houden.
Werkverdeling
Naast nieuwe dossiers zijn er ook de dossiers van collega’s die moeten worden overgenomen. Het plannen van de vakantie is natuurlijk het leukst (je moet tenslotte altijd iets in het vooruitzicht hebben!), maar ook het plannen van de werkverdeling is een punt van aandacht. Jullie zullen het vast herkennen: sommige dossiers liggen weken stil, maar beginnen precies rondom de vakanties te branden. Extra werk doen naast je eigen werk houd je een tijdje vol, maar dit moet natuurlijk niet te lang duren. De kunst is dan om het hoofd koel te houden (lang leve de airco).
Spoed?
Goede communicatie is hierbij belangrijk. Door de jaren heen heb ik gemerkt dat iets wat wordt aangekondigd als spoed, soms veel minder spoed blijkt te hebben dan gedacht. Een goede les voor mij dus: eerst even contact opnemen met cliënten om het verloop van het dossier af te stemmen, voordat ik vliegend van start ga (en m’n to-dolijst alleen maar langer wordt).
Ook helder communiceren met collega’s hoort erbij: wellicht is er wel iemand die op dat moment juist werk kan oppakken. Ik moet mezelf er soms nog steeds aan herinneren dat ik op tijd hulp inschakel of m’n grenzen aangeef. Het overleg dat we wekelijks bij ons op kantoor hebben, helpt mij daarbij. Aan het begin van de week stemmen we onderling even af wat iedereen te doen heeft en dan merk ik dat er altijd wel iemand is die je (op weg) kan helpen.
Het lange weekend vrij dat voor de deur staat, is een goede voorbereiding op mijn zomervakantie. Qua planning, werkverdeling en communicatie. En in dat lange weekend kan ik mooi nadenken over mijn ‘out of office’, die eind augustus drie weken aan mag.
Geniet van de zomer!