Vrij in december: (g)een probleem?

Herman van den Eerenbeemt, notaris bij Van den Eerenbeemt Notarissen

'Ik gun iedereen alles, maar in december moet je er zijn. Hoe druk het zal zijn rond de feestdagen weet niemand vooraf. De rest van het jaar kan je inplannen, maar december niet. Dan kan het losbarsten. Het is bijna altijd fiscaal gedreven. Cliënten die erfpacht willen afkopen, willen dit het liefst voor het eind van het jaar doen, in verband met de box 3-belasting. Vorig jaar was het de overdrachtsbelasting die met 2 procent omhoogging.
Op ons kantoor werken we met dertien mensen, onder wie twee notarissen, een kandidaat-notaris en drie paralegals. We zijn allemaal gepokt en gemazeld in het vak. Dan weet je dat we seizoenarbeiders zijn. Ik neem zelf ook nooit vrij. Soms werken we door met kerst. Daar wordt thuis niet raar van opgekeken. Mijn vrouw is huisarts, die begrijpt dat.
Natuurlijk zijn het verleidelijke dagen. Helemaal als kerst op een maandag of dinsdag valt. Dan hoef je maar drie dagen op te nemen om een hele week vrij te hebben. Maar als je mensen vrijgeeft, trekt dat een zware wissel op de rest. Juist omdat niemand vrij neemt, kun je zonder stress alles afwerken. Ik ben bang dat het uit de hand loopt als je dat loslaat en vraagt of er mensen zijn die vrij willen nemen. Dan willen de anderen het volgend jaar vrij. We laten het dus zo.
Het is trouwens een heerlijke periode. Cliënten werken mee omdat ze snappen dat het nu of nooit is. Je hoeft niet drie keer om iets te vragen. De sfeer op kantoor is ook heel bijzonder. Als het werk het toelaat, gaan we voor kerst of oud en nieuw eerder naar huis. Dit is geen kantoor dat mensen over de kling jaagt.'

Urlie Lont, notaris bij notariskantoor Lont & Lalmahomed

'Ik heb er geen probleem mee dat een medewerker vrij neemt in december, zolang er een vervanger is voor het dossier waarvoor diegene verantwoordelijk is. Het is weliswaar een drukke maand, maar je moet zorgen dat je het kunt opvangen. Onroerend goed zorgt voor de grootste drukte. Daar hebben we vier medewerkers voor. Degene die aan het hoofd staat van dat team is onmisbaar in december. Vorig jaar was hij door ziekte een tijd niet actief. Daar vind je dan toch een oplossing voor. Daarom zeg ik: als er een goede vervanger is, is het bespreekbaar.
Het wordt overigens niet vaak gevraagd. Het past niet in de cultuur van een notariskantoor om vrij te vragen in december. Vorig jaar wilde een medewerker vakantie- dagen opnemen omdat hij in december ging verhuizen. Ik vond het goed. Om mensen vrij te kunnen geven in deze maand moet je het werk anders inrichten. En soms nee zeggen tegen een cliënt. Sommigen komen in december op het allerlaatste moment nog met hun verzoek. Ze bellen je op en smeken zelfs. Maar er zit een grens aan hoeveel werk je kan aannemen. We kunnen niet toveren. Vol is vol.
Ik neem zelf ook weleens vrij in december. Mijn moeder woont in Suriname. Ieder jaar gaat een van haar kinderen erheen om kerst met haar te vieren. Eens in de vijf jaar ben ik aan de beurt. Dat is geweldig. Ik ga dan echt twee weken. Het kan omdat we elkaar als notaris kunnen vervangen. Daarna kan je moeilijk tegen je medewerkers zeggen: jij mag niet.'

Niek-Jan Adema, notaris en bestuurs- voorzitter bij DKT Notarissen

'Het staat ook in de nieuwe versie van onze personeelsvoorwaarden: in december mag je geen vrij nemen. We hebben vier vestigingen waar in totaal zeventig mensen werken. Iedereen weet dat het in december alle hens aan dek is. Overwerken wordt in die maand aangejaagd door wetswijzigingen. Het is ook een schenkingsmaand en de sluiting van het belastingjaar. Daarom wordt de agenda voor december voor het grootste deel vrijgemaakt. Alle akten die kunnen wachten, schuiven we door naar januari. Het gewone familierecht moet wijken voor het vennootschapsrecht en de schenkingen. Je kunt die drukte niet echt sturen. Natuurlijk kan je cliënten er in het najaar op wijzen dat ze niet te lang moeten wachten, maar soms ligt de bal ergens anders, zoals bij de wetgever of de accountant. Hoe reageert die laatste op nieuwe wetgevingsplannen? Moet het onroerend goed wel of niet in de bv? Tegen het merendeel van de opdrachten zeggen we ja.
Het kan meevallen. En hoe druk je het hebt, heeft ook te maken met de functie en sectie. De aktemakers zijn bijvoorbeeld op 30 december klaar. Volgend jaar valt kerst op woensdag en donderdag. We denken erover om iedereen vrijdag vrij te geven. Het plan daarvoor kwam van de vennoten. We gunnen dit onze mensen. Dat voelt dan wel als een experiment, een uitzondering op de regel. Gelukkig komen er daarna nog twee werkdagen voor het einde van het jaar.'