Een notaris moet zich bewust zijn van de wisselende rollen en posities en handelen volgens de normen die daarbij horen. De belangen van de nalatenschap als geheel (erfgenamen én schuldeisers van die nalatenschap) enerzijds en het individuele belang van een erfgenaam (tegenover die van de andere erfgenamen) anderzijds, zijn inherent tegenstrijdig. De notaris kan beide belangen niet tegelijkertijd behartigen. (Hof Amsterdam 18 februari 2020, ECLI:NL:GHAMS:2020:249).
Artikel 19 van de Wet op het notarisambt verbiedt dat een notaris-executeur een akte passeert waarin legaten worden afgegeven, ook als de notaris in zijn hoedanigheid van executeur een volmacht geeft aan een medewerker. Hij blijft, ondanks die volmacht, immers zelf partij bij de akte in zijn hoedanigheid van executeur (Kamer voor het Notariaat (KvN) Den Haag 16 november 2022, ECLI:NL:TNORDHA:2022:23).
Honorering
De notaris die door de kantonrechter wordt gevraagd of hij bereid is een benoeming als vervangend executeur te aanvaarden, mag voorwaarden stellen aan zijn benoeming. Zo mag hij honorering volgens zijn kantoortarief vragen. De kantonrechter kan in een dergelijk geval op grond van onvoorziene omstandigheden afwijken van wat er in het testament is bepaald over het loon van de executeur. Staat in het testament dat de executeur voor zijn werkzaamheden geen loon toekomt? Dan kan naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid ongewijzigde instandhouding van die bepaling in het testament niet worden verwacht (Hof Den Haag 20 juli 2016, ECLI:NL:GHDHA:2016:2370 en Hof Arnhem-Leeuwarden 28 februari 2019, ECLI:NL:2019:1893).
Duidelijkheid
Een notaris moet in de eerste plaats duidelijkheid scheppen over zijn rol, zowel naar derden als naar de erfgenamen. Als hij zijn benoeming tot executeur heeft aanvaard, dan moet hij zijn betrokken heid bij de afwikkeling van de nalatenschap onverwijld inschrijven in het boedelregister (KvN Den Haag 16 november 2022, ECLI:NL:TNORDHA:2022:23).
De notaris-executeur moet de erfgenamen informeren als zijn rol mogelijk uitgespeeld raakt doordat een of meer van de erfgenamen de nalatenschap beneficiair aanvaarden. Voortzetting van de werkzaamheden na die beneficiaire aanvaarding is niet uitgesloten, maar de notaris mag daarbij niet vertrouwen op een stilzwijgend akkoord van de erfgenamen (KvN Den Bosch 18 september 2017, ECLI:NL:TNOSHE:2017:19). Na de uitspraak van de kamer bleek dat er ruimschoots voldoende in de boedel zat om de schulden van de nalatenschap te kunnen voldoen. De notaris had zijn rol als executeur dus behouden. De wet kent geen termijn voor de ruimschoots-voldoende-verklaring zodat de notaris niet kan worden verweten dat die pas twee maanden na de beneficiaire aanvaarding is afgegeven. Wel moet de notaris de erfgenamen voorlichten over de mogelijke toepasselijkheid van de vereffeningsprocedure en over de mogelijkheid om geschillen voor te leggen aan de kantonrechter (Hof Amsterdam 8 mei 2018, ECLI:NL:GHAMS:2018:1645).
Van de notaris wordt verwacht dat die gedegen onderzoek doet naar de stand van de boedel voordat een ruimschoots-voldoende-verklaring wordt afgelegd. Als er echter ondanks dat onderzoek toch nog schulden blijken te zijn die de boedel negatief maken, dan valt de notaris niet te verwijten dat de rol van executeur is voorgezet (Hof Amsterdam 18 april 2017, ECLI:NL:GHAMS:2017:1311).
In een uittreksel van een testament voor de legataris moet de executele worden vermeld. De legataris moet immers weten bij wie hij zich moet melden om zijn legaat op te eisen (KvN Den Haag 16 november 2022, ECLI:NL:TNORDHA:2022:23).
Informatieplicht versus geheimhoudingsplicht
Een notaris is in zijn rol van executeur jegens de erfgenamen niet gebonden aan de wettelijke geheimhoudingsplicht. Informatie waarbij alle erfgenamen belang hebben, moet met álle erfgenamen worden gedeeld (Hof Amsterdam 18 april 2017, ECLI:NL:GHAMS:2017:1306).
Voorstellen van een van de erfgenamen die de afwikkeling van de boedel raken en de reacties daarop, mogen door de (kandidaat-)notaris-executeur niet buiten het zicht van de andere erfgenamen worden gehouden. Dat de notaris- executeur op voorhand oplossingen heeft aangedragen voor mogelijke scenario's, is niet klachtwaardig. Integendeel, dat wijst er juist op dat de notaris-executeur bij de uitoefening van de hem opgedragen taken zorgvuldig te werk is gegaan (Hof Amsterdam 5 mei 2018, ECLI:NL:GHAMS:2018:1577).
Ook een taxatierapport waar de erfgenamen belang bij hebben, moet met hen worden gedeeld. Dat geldt ook als degene in wiens opdracht het taxatierapport is opgesteld, de notaris om vertrouwelijke behandeling heeft gevraagd. Dat de notaris daarmee akkoord gaat, verdraagt zich niet met het informatierecht van de erfgenamen (Hof Amsterdam 17 november 2020, ECLI:NL:GHAMS:2020:3151).
Zakelijke opstelling
Van een notaris-executeur wordt een zakelijke opstelling verwacht. De taak van de executeur is om vorderingen van de nalatenschap te innen, ook als het gaat om een vordering op een van de erfgenamen (KvN 27 januari 2016, ECLI:NL:TNORDHA:2016:4).
Van beweerdelijke aflossingen moet ook dan een bewijsstuk worden gevraagd (Hof Amsterdam 17 november 2020, ECLI:NL:GHAMS:2020:3151).
Regie
De notaris-executeur behoort de regie in eigen hand te houden. (Proces)afspraken die onder regie van de notaris tot stand gekomen zijn tussen de erfgenamen onderling, moeten duidelijk zijn en schriftelijk worden vastgelegd. Dat geldt ook voor opdrachten die de notaris-executeur aan derden verstrekt. De notaris-executeur moet zich ervoor inspannen dat hindernissen voor de noodzakelijke stappen in de afwikkeling worden weggenomen. Zo nodig moet hij proberen een erfgenaam te overreden om tot een oplossing te komen (KvN Den Bosch 8 augustus 2018, ECLI:NL:TNORSHE:2018:17).
Voorlichtingsplicht
De notaris-executeur die een (vaststellings)overeenkomst tussen de erfgenamen ontwerpt, kan niet volstaan met het ter ondertekening toesturen van die overeenkomst. Alle erfgenamen moeten volledig worden voorgelicht over de gevolgen van die overeenkomst. Als een bepaling in die overeenkomst voor een bepaalde erfgenaam mogelijk bezwarend is, moet die erfgenaam daarop vooraf expliciet worden gewezen (KvN Den Bosch 8 augustus 2018, ECLI:NL:TNORSHE:2018:17).
Décharge
Een executeur-afwikkelingsbewindvoerder mag aan het doen van rekening en verantwoording niet de voorwaarde verbinden dat décharge wordt verleend. Goedkeuring van de rekening en verantwoording door de kantonrechter staat er niet aan in de weg dat de erfgenaam zelf ook nog rekening en verantwoording vraagt (Rechtbank Rotterdam 24 januari 2022, ECLI:NL:RBROT:2022:1472).