Een vastgoedhandelaar van Nederlandse nationaliteit woont in België. Hij is 'grootafnemer' van notariële akten in Nederland. Daarbij loopt hij ertegenaan dat notarissen in hun akten de gegevens van de BRP overnemen, terwijl die niet meer actueel zijn. Zo is het huwelijk van de vastgoedhandelaar na zijn vertrek uit Nederland omgezet in een geregistreerd partnerschap en dat is vervolgens ontbonden. Hij is dus niet meer getrouwd en niet geregistreerd als partner. In de BRP staat echter nog dat hij is gehuwd. Omdat notarissen er volgens hem moeilijk van zijn te overtuigen dat hij echt niet gehuwd is, vraagt hij om aanpassing van zijn gegevens in de BRP. Zijn verzoek wordt tot in laatste instantie afgewezen.
Verhuizing naar het buitenland
Vanaf het moment iemand naar het buitenland verhuist, is hij 'niet-ingezetene' als bedoeld in de Wet basisregistratie personen (Wet BRP). Voor zover van hem gegevens worden verwerkt, gebeurt dat in de zogenoemde Registratie Niet- ingezetenen van de BRP. Het wijzigingsverzoek van de vastgoedhandelaar is afgewezen omdat de Wet BRP niet toelaat dat van een niet-ingezetene huwelijksgegevens of gegevens over het geregistreerd partnerschap worden bijgehouden. Daarom kunnen die gegevens niet worden aangepast, ook niet als iemand daarom vraagt. Artikel 16 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) biedt evenmin soelaas. De opgenomen gegevens zijn, volgens de Afdeling, niet onjuist, maar alleen niet meer actueel. Dat zit zo.
Van GBA naar BRP
Onder de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens bleef iemand die naar het buitenland vertrok ingeschreven in de gemeentelijke basisadministratie (GBA) van de gemeente waarin hij bij dat vertrek was ingeschreven. Dit systeem is veranderd in 2014, toen de Wet GBA werd vervangen door de Wet BRP. Sindsdien kunnen ook gegevens over niet-ingezetenen worden bijgehouden, maar daarvoor gelden andere regels dan voor de gegevens van ingezetenen. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente waar de emigrant laatstelijk was geregistreerd, is verantwoordelijk voor die bijhouding.
Beperktere set gegevens
Over niet-ingezetenen wordt een beperktere set gegevens bijgehouden dan over ingezetenen. Daarom zullen bepaalde gebeurtenissen die zich voordoen na het vertrek naar het buitenland, níet in de basisregistratie worden verwerkt. Documenten die betrekking hebben op die gebeurtenissen, worden wel bewaard. Daarvan wordt dan op de persoonslijst van de geëmigreerde persoon een indicatie geplaatst. Als die persoon zich weer op een adres in Nederland vestigt, wordt zijn persoonslijst door het college van burgemeester en wethouders geactualiseerd.
Dan gelden weer de regels die ook gelden voor de bijhouding van gegevens over ingezetenen. Daarbij worden de gegevens die over de betrokken persoon als niet-ingezetene in de basisregistratie zijn bijgehouden, opnieuw vastgesteld omdat de bepalingen over de opneming van gegevens over een ingezetene verdergaand zijn dan de bepalingen die voor een niet-ingezetene gelden. Ook worden op dat moment de relevante gegevens ontleend aan de door de minister bewaarde documenten over gebeurtenissen die tijdens de afwezigheid van betrokkene uit Nederland hebben plaatsgevonden.
Meer mag niet
Over niet-ingezetenen zoals de vastgoedhandelaar worden uitsluitend de gegevens opgenomen die zijn genoemd in artikel 2.69, eerste lid, aanhef en onder a, van de Wet BRP. Gegevens over het huwelijk of geregistreerd partnerschap horen daar niet bij. Daarom worden die niet in de basisregistratie opgenomen. In artikel 2.69, eerste lid, van de Wet BRP wordt het woord 'uitsluitend' gebruikt – in plaats van bijvoorbeeld 'in ieder geval'. Dat betekent dat er ook niet méér gegeven mogen worden geregistreerd. De persoonslijst van de vastgoedhandelaar is dus voor een deel opgeschort. Het komt erop neer dat de gegevens zijn bevroren toen hij emigreerde; het zijn 'historische', niet-actuele gegevens.
Geen correctie op grond van de AVG
Artikel 16 van de AVG geeft recht op rectificatie van onjuiste gegevens. De vastgoedhandelaar vindt dat hij recht heeft op rectificatie. Hij is immers niet meer gehuwd. De Afdeling rechtspraak oordeelt echter dat de huwelijksgegevens die over de man worden verstrekt, juist zijn. Het niet-bijgehouden huwelijksgegeven is niet een actueel gegeven en het wordt ook niet als actueel gegeven verwerkt. Die gegevens zijn voorzien van een status, als zij aan derden worden verstrekt. De letter 'A' staat voor 'actueel', 'O' staat voor 'overlijden' en 'E' voor 'emigratie naar een ander land'. De gebruiker kan daaruit opmaken of de gegevens actueel zijn of niet.
Hoe verder voor de notaris?
Voor alle andere gegevens dan die genoemd in artikel 2.69 lid 1 Wet BRP, kan de notaris dus niet zonder meer vertrouwen op de BRP. Dat zijn behalve de huwelijkse staat bijvoorbeeld ook gegevens over de kinderen, curatele, gebruik van de geslachtsnaam van de echtgenoot, eerdere echtgenoot, geregistreerd partner of eerdere geregistreerd partner. Gaat het om een minderjarige emigrant, dan worden ook de gegevens over het gezag niet meer bijgehouden.
Notarissen behoren te weten dat de gegevens van niet-ingezetenen niet meer volledig worden bijgehouden. Dat betekent dat zij cliënten die naar het buitenland zijn verhuisd, uit eigen beweging zullen moeten vragen of zich wijzigingen hebben voorgedaan in de niet-bijgehouden gegevens. Geeft een cliënt aan dat er wijzigingen zijn geweest, dan moet de notaris de cliënt om bewijsstukken vragen. Aan de hand daarvan kunnen dan de juiste, actuele gegevens van de cliënt in de akte worden opgenomen. Zo wordt voorkomen dat er notariële akten met onjuiste persoonsgegevens in het rechtsverkeer gaan circuleren. Zie verder: RvS 11 oktober 2023, ECLI:NL:RVS:2023:3756 en RvS 9 augustus 2023, ECLI:NL:RVS:2023:3061.