Schaam je niet voor een tuchtklacht!

Meindert Krans, notaris bij Van der Stap Notarissen

'Ik heb al een aantal klachten gehad. Gelukkig zijn ze allemaal ongegrond verklaard. Omdat ik executie­ veilingen doe, heb ik vaak te maken met een partij die ontevreden is. Namelijk degene wiens pand tegen zijn zin wordt geveild. Ik probeer zo iemand te helpen – bijvoorbeeld door te suggereren om in gesprek met de bank te gaan –, maar ook al doe je je werk zo zorgvuldig mogelijk, een klacht voorkom je daar niet altijd mee.
Wennen doet het niet. Het hakt erin als je een brief van de kamer voor het notariaat krijgt met een klacht erin. Iemand vindt dat je je werk niet goed doet. Je moet wel van steen zijn, wil dat je niet raken. En als de klacht gegrond verklaard wordt, kost dat je sowieso 2.000 euro. Ik vind dat notarissen op die manier financieel zwaar worden bestraft voor een klacht. Als een notaris duidelijk in de fout is gegaan is dat terecht, maar soms moest je als notaris een afweging maken kon je zowel links­ als rechtsaf gaan. Als de kamer dan besluit dat je linksaf had moeten gaan, dan heb je het over voortschrijdend inzicht en gaat een financiële straf wel ver.
Het belangrijkste doel van het tuchtrecht is dat de beroepsgroep beter wordt door te leren van uitspraken. Het tuchtrecht moet ook voorspelbaar zijn. Afstemming tussen kamers onderling en het hof is daarvoor belangrijk. Ik heb weleens gehoord dat notarissen huiverig zijn om in hoger beroep te gaan omdat ze niet kunnen inschatten of het hoger beroep in hun nadeel uitvalt.
Overigens denk ik dat veel klachten voorkomen kunnen worden. Als lid van de kamer voor het notariaat Den Haag zie ik dat sommige notarissen in een kramp schieten als een klant zich bij hen meldt met een klacht. Met een formele brief of mail proberen ze het weg te schuiven. Je kan beter direct de telefoon pakken of bij de klant langsgaan. Collega's kunnen je helpen in dat traject, dus bespreek het op kantoor. Niet alleen met de (kandidaat­-)notarissen, maar ook met de secretaresse die contact heeft met de klant. Op die manier voel je je gesteund en het hele kantoor leert ervan.'

Corien Jonker, notaris bij Abma Schreurs Notarissen

'Ik kan mij wel vinden in die stelling. Al is het gemakkelijker gezegd dan gedaan. Niemand wil een maatregel achter zijn naam. Het aantal maatregelen wordt bijgehouden. Hoe meer maatregelen er opgelegd worden, hoe zwaarder de sanctie, tot een schorsing aan toe. Dat is vreselijk, al gebeurt dat laatste gelukkig niet vaak. Ook de setting tijdens een zitting van een kamer voor het notariaat doet weinig om die angst af te zwakken. Ik ben acht jaar lid geweest van de kamer Amsterdam. Je zit als kamerlid naast de rechter achter een balie. Dat ziet er voor de betreffende notaris best heftig uit. Misschien zou het informeler kunnen. De meeste notarissen vinden het verschrikkelijk dat ze daar zitten, maar niet iedereen reageert hetzelfde. Sommige zijn ervan overtuigd dat ze het wel goed hebben gedaan. Andere erkennen dat ze het anders hadden moet aan­ pakken. Op dit moment lijkt het aantal klachten af te nemen. Een oorzaak kan zijn dat steeds meer notarissen schikken met de klager. Ze willen het gedoe niet en een klacht kan veel geld kosten. Dat is jammer, want meestal heeft de notaris zijn werk prima gedaan.
Mede vanwege het tuchtrecht willen minder kandidaat­ notarissen notaris worden. Het krijgen van een klacht moet uit de taboesfeer komen. Zelf heb ik één keer een klacht gehad naar aanleiding van een levenstestament. Ik was ervan overtuigd dat mevrouw wilsbekwaam was. Later bleek dat het niet het geval was. De klacht was dat ik niet zorgvuldig genoeg geweest was. Onder andere omdat ik geen aantekeningen had gemaakt tijdens het passeren. De klacht werd door de kamer voor het notariaat gegrond verklaard, maar niet ernstig genoeg voor het opleggen van een maatregel. Ik heb het met mijn collega's besproken. Wat kunnen we er van leren? Ook al voelde het op dat moment heel erg vervelend, toch vind ik dat je als notaris ook vertrouwen moet hebben in het oordeel van de kamer voor het notariaat. Het gaat om het verbeteren van de kwaliteit.'

Manfred Richter, notaris en advocaat bij Alpmann Fröhlich in Rheine, Duitsland

'Bang voor een tuchtklacht is de Duitse notaris eigenlijk niet. Zelf heb ik nog nooit met een tuchtklacht te maken gehad. Ik hoor daar ook geen collega's over. Als een cliënt ergens ontevreden over is, dan neem ik zelf contact op met de notariskamer. Ik leg uit wat het probleem is en vraag of ik mij zorgen moet maken. Ik ben heel blij met de notariskamer. Die beschikt over uitgebreide vakkennis waarop ik kan terugvallen.
Dat die relatie anders is, komt door de manier waarop het Duitse tuchtrecht is georganiseerd. Als notaris word je iedere vier jaar gecontroleerd door een rechter. Hij kijkt of ik de juiste procedures volg en of mijn akten inhoudelijk deugen. Een tweede rechter controleert mijn facturen. Dat heeft met de honorariumwet te maken. In Duitsland moeten notarissen vaste tarieven hanteren. Ik heb die controle nu drie keer gehad. Dat is best spannend. Het kan voorkomen dat een cliënt meent dat je een fout hebt gemaakt.
Tegen dat soort risico's ben je in Duitsland als notaris verzekerd. Een voorbeeld: in het koopcontract van een woning staat dat de verkopende partij niet aansprakelijk is voor schade. De koper heeft schade geleden en hij wil het vergoed hebben. Als ik als notaris dat koopcontract heb opgesteld, ben ik verplicht om die klacht aan mijn verzekeringsmaatschappij voor te leggen. Die onderzoekt de klacht en stelt vast of deze terecht is of niet. Eventueel beoordeelt de toezichthouder of er sprake is van een serieuze fout. Dat komt zelden voor. Klanten klagen niet snel. We zijn een gerespecteerde beroepsgroep.'