'Ik tref nogal eens onleesbare krabbels op een kladblaadje aan'
1. Breng je zaken op orde
Dat klinkt als een open deur, maar voorbereiding is belangrijk, zeggen de auditoren. Is de afspraak voor de auditdag gemaakt, check dan of u aan alle verplichtingen hebt voldaan. 'Let op je termijnen', zegt Stephen Iseger. 'Zijn er na een overdracht of oversluiting hypothecaire geldleningen afgelost, heb je dan de inschrijvingen in het kadaster tijdig doorgehaald? Heb je de losbladige akten binnen een dag na het passeren aan elkaar gehecht? Zitten de nodige volmachten in het dossier? Kloppen je algemene voorwaarden en stuur je die mee naar je klanten? Hoe staat het met je klachtenregeling? Is de beveiliging van de informatisering op orde?'
2. Voldoe aan de Wwft-verplichtingen, en laat zien hoe je dat doet
'Zijn er verbeterpunten, dan gaat het vaak over de Wwft', ziet Jan Willem Stouthart. 'De poortwachtersrol geeft je een zware onderzoeksplicht naar de achtergrond van mensen en de herkomst van gelden. De omschrijvingen in de Wwft zijn ruim. Veel notarissen worstelen in de praktijk met de casuïstiek.' Berdine Vos-Vegter: 'Zegt iemand dat een bedrag geschonken is, ga dan ook na hoe de schenker aan het geld kwam. Follow the money, zeggen wij.'
Een goede vastlegging hoort ook bij de verplichtingen uit de Wwft. Vos-Vegter: 'Soms moeten wij als auditor op speurtocht in het systeem naar de Wwft-stukken, zoals de balans bij een aandelenoverdracht, de UBO-verklaringen en de onderliggende bewijsstukken in het kader van de herkomst eigen middelen. De meeste notariële systemen hebben hiervoor al een apart mapje: maak daar gebruik van of maak het alsnog aan voor het opslaan van alle Wwft-stukken.'
3. Zorg voor duidelijke en leesbare aantekeningen
Stouthart: 'Goed vastleggen is cruciaal. Ook als je een klacht of claim krijgt, moet je goed gedocumenteerd hebben wat je hebt gedaan en waarom. De tuchtrechter kan meedogenloos zijn, vooral het Hof Amsterdam.' De noodzaak om vast te leggen gaat ver, beaamt Iseger. 'Zo langzamerhand doe je er goed aan ook te noteren wat je níet hebt besproken, en waarom.' Uit de aantekeningen en de toelichting bij de akte moet blijken hoe het advies tot stand is gekomen, welke keuzes om welke redenen zijn gemaakt, en op welke gegevens het advies stoelt. Dit speelt vooral in het familierecht. 'Ik tref nogal eens onleesbare krabbels op een kladblaadje aan', zegt Vos-Vegter. 'Dan vraag je je toch af wat er precies is besproken.'
4. Maak strategische keuzes voor je kantoor
Vooral op kleine kantoren kan het lastig zijn om goed werk te leveren in zowel het ondernemingsrecht als het onroerendgoedrecht en het familierecht. Is er wat aan te merken op een kantoor, dan zit het hem vaak daarin, zegt Vos-Vegter. 'Ondernemingsrecht of boedelafwikkeling kun je er niet zo’n beetje bij doen, daar moet je organisatie goed op ingericht zijn. Maak daarom strategische keuzes: wat doen we wel, en wat niet?'
5. Omring je met goede mensen
Makkelijker gezegd dan gedaan, erkennen de auditoren, want het personeelsgebrek in het notariaat is groot. Toch is het van belang dat je kunt sparren met collega’s. Niet alleen over het vak, maar ook over het ondernemerschap. Het is niet iedere notaris gegeven ook een goede ondernemer te zijn. Stouthart: 'Soms zie je dat mensen zichzelf tekortdoen door heel hard te werken en lage tarieven te hanteren. Ook zien we eenzaamheid bij notarissen, bijvoorbeeld omdat ze geen ervaren kandidaat kunnen vinden, of geen opvolger en er alleen voor staan. Het is belangrijk een klankbord te zoeken. Dat kan ook buiten je kantoor.' Iseger: 'Wie alleen werkt, heeft het niet makkelijk. Soms is er een notaris in de buurt, maar is daar bijvoorbeeld een geschiedenis van een verbroken samenwerking mee. Zoek dan iemand verderop om mee te sparren. We zien notarissen die echt aan het eind van hun latijn zijn.'
6. Vrees de auditor niet
Het overgrote deel van de kantoren functioneert prima. Tijdens de audits heerst er een goede sfeer. Vos-Vegter: 'Wat gaat goed en wat kan beter, dat is ons motto.' 'Er is geen reden om zenuwachtig te zijn', zegt Stouthart. 'Gelukkig zie ik de laatste jaren dat de meeste notarissen ontspannen de audit ingaan. Elk kantoor heeft inmiddels meerdere audits meegemaakt en notarissen weten: auditoren kijken met liefde en kennis naar het kantoor, en we kunnen van ze leren.'
Om de drie jaar ondergaat ieder notariskantoor een audit, een vorm van intercollegiale toetsing. Speciaal hiervoor opgeleide auditoren bezoeken het kantoor, praten met (kandidaat-)notarissen en medewerkers en zien dossiers in. De auditoren zijn (kandidaat-)notarissen en oud-notarissen die maximaal drie jaar uit het vak zijn. De auditoren kijken naar vijf kwaliteitsaspecten: interne organisatie, opdrachtproces, vakbekwaamheid, Belehrung en continuïteit en ontwikkeling. Zij sturen hun rapportage naar het kantoor en geven eventuele aandachts- of verbeterpunten aan. Een audit is geen financieel onderzoek; dat is een taak van het Bureau Financieel Toezicht.