'Zorg dat je goed voorbereid de procedure in gaat'
1. Ik wil op 1 januari benoemd worden. Wanneer moet ik de benoemingsprocedure in gang zetten?
De benoemingsprocedure duurt ongeveer negen maanden. De Commissie van deskundigen notariaat (Cvdn) beoordeelt het ondernemingsplan. De Commissie toegang notariaat (CTN) kijkt op basis van een persoonstoets en een persoonlijk gesprek naar de geschiktheid van de kandidaat. Beide commissies opereren onafhankelijk van de KNB. Als zij het groene licht geven, verzamelen de KNB en het Bureau Financieel Toezicht alle informatie die ze al over de kandidaat hebben. 'Aan het einde van het traject kijkt het ministerie naar het geheel en neemt de minister een beslissing. Je moet dus langs 5 poortjes', zegt Ingrid de Jong, secretaris van de CTN.
Het kost ongeveer drie maanden om het ondernemingsplan te beoordelen. 'De duur hangt af van de drukte, maar ook of de Cvdn iets mist in het ondernemingsplan. Zorg dus dat je goed voorbereid de procedure in gaat en alles paraat hebt. Let erop dat de referentiebrieven en verklaring omtrent het gedrag die je moet aanleveren niet ouder dan zes maanden zijn. Veel mogelijkheden om het proces te versnellen zijn er niet. Na het gesprek met de CTN wordt het CTN-advies binnen 3 weken naar de minister gestuurd. Die heeft circa 2 maanden nodig om tot een oordeel te komen. Een staatsbezoek van de Koning of een vakantiereces bij het ministerie kan tot vertraging leiden. Ook de beëdiging bij de rechtbank kan pas worden ingepland nadat het Koninklijk Besluit is ontvangen.'
2. Ik ben toegevoegd notaris en wil notaris worden. Wat is het verschil met een aanwijzing als toegevoegd notaris?
'Je hebt weliswaar als toegevoegd notaris al een persoonlijkheidstoets gedaan, maar een assessment van een toegevoegd notaris richt zich niet op het ondernemerschap', zegt Brenda Takken, jurist bij de KNB. 'Ook het ondernemingsplan ontbreekt in dit traject. Dat is logisch, omdat een toegevoegd notaris een notaris in loondienst is. Hij hoeft geen ondernemerskwaliteiten te hebben. Al zijn taken en bevoegdheden vallen onder de verantwoordelijkheid van de notaris. Als de notaris met pensioen gaat, dan ben je weer kandidaat-notaris. De switch van toegevoegd notaris naar notaris komt regelmatig voor. Op sommige kantoren is het een logische vervolgstap als je partner wil worden. Je kunt namelijk geen partner zijn als toegevoegd notaris.'
3. Ik ben benoemd per 1 januari. Kan ik nu de volgende dag mijn eerste akte passeren?
Takken: 'Testamenten wel, maar bijvoorbeeld een akte van levering niet. Voor leveringen en hypotheken heb je een beroepscertificaat nodig. Dat kan je pas aanvragen nadat je beëdigd bent. Die zorgvuldigheid is belangrijk. Je wilt niet dat iemand een token heeft wiens benoeming nog niet rond is. Het systeem moet waterdicht zijn. Het duurt een of twee weken voor je zo'n certificaat hebt. Voor de net benoemde notaris kan het vervelend zijn. Je hebt maanden naar die datum uitgekeken en dan moet op de eerste werkdag je waarnemer de afschriften van de akten inschrijven bij het Kadaster. Cliënten merken er gelukkig niets van.'
4. De notaris van wie ik het kantoor wil overnemen, vraagt een bedrag voor de goodwill. Is dat nog wel van deze tijd?
Het fenomeen goodwill bestaat nog steeds, maar beperkter dan vroeger, aldus Pieter den Ouden, accountant bij ETL BNA Accountants. 'De animo om een notariskantoor over te nemen, neemt af. Een vertrekkende notaris mag dus z'n handen dichtknijpen als hij een opvolger vindt. Toch komt betaling van goodwill nog steeds voor. Een notaris verdient fors meer dan een kandidaat-notaris met een vast inkomen. Dat motiveert. En omdat de goodwill die wordt betaald in het notariaat niet zo hoog is, heb je het in een tot twee jaar terugverdiend. De regel is: de goodwillfactor mag maximaal vijf maal de overwinst zijn. Dat is de winst die overblijft vóór belasting en na pensioenlasten en ondernemersbeloning. In de praktijk is de goodwillfactor bij de overname van notariskantoren eerder 1,5 tot 2.'
Behalve de vraag- en aanbodverhouding zet ook de Cvdn – die het ondernemingsplan beoordeelt – een rem op de hoogte. Die kijkt namelijk of het financieel haalbaar is. 'Of de hoogte van de goodwill terecht is, kun je nooit exact zeggen. Het is een vergoeding voor toekomstige winsten. Dat is altijd een voorspelling. De meest eerlijke vorm van goodwill betalen is eigenlijk het earn-in- en earn-out-model. Dan krijg je de eerste jaren een minder dan evenredig aandeel in de winst. En de vertrekkende notaris krijgt een deel van de gerealiseerde winst in dezelfde periode na zijn vertrek.'
5. Ik neem het kantoor over van een notaris die met pensioen gaat. Wat doe ik met mogelijke ‘lijken in de kast' in zijn protocol?
'Net als de koper van een huis wil je dat er geen verborgen gebreken zitten in het protocol dat je overneemt', aldus Takken. 'Stel dat je een fout moet herstellen in een akte en dat dit meer dan vier uur per maand kost. Dan geeft het rust als je in de protocolovereenkomst hebt afgesproken dat je dit in rekening kan brengen bij je voorganger. En doe zelf onderzoek naar het protocol. Bevraag de notaris. Wat voor soort zaken heeft hij gedaan? Zijn het vooral standaarddossiers met onroerend goed en testamenten of ingewikkelde estateplanning? Gelukkig kun je eventueel ook terugvallen op een beroepsaansprakelijkheidsverzekering als er iets niet deugt in het protocol.'