Geen kantoorroddels meer bij de koffieautomaat

Executive coach Fineke van Leusen wist niet wat haar overkwam nadat ze in 2000 benoemd werd tot notaris. Tot op die dag gingen zij en haar collega's bij Trip Notarissen regelmatig 's avonds even ergens iets drinken, maar ineens werd ze daar niet meer voor gevraagd.
'Voor mijn benoeming dacht ik: ik blijf gewoon dezelfde Fineke, ook voor hen. Maar niets bleek minder waar. Na 10 jaar kandidaatschap hoorde ik niet meer bij mijn vertrouwde groep, maar bij de club van vier notarissen.' Van kantoorroddels kreeg ze sindsdien minder mee, want 'mensen kletsen nu eenmaal soms over dingen die de baas niet mag horen.'
Van Leusen was zo'n zestien jaar notaris. Nu geeft ze als eigenaar van coach- en trainingsbedrijf Bewust aan Zet onder meer de training 'Succesvol leidinggeven in het notariaat'. De oud-notaris snapte destijds niets van de gewijzigde sociale verhoudingen op kantoor. 'Wat raar, dacht ik. Wat is hier aan de hand? Dat dit gewoon bij mijn nieuwe functie hoorde, vertelde iemand me pas later. Nu weet ik: als nieuwe notaris ben je echt meteen de baas. Was ik daar toen maar op voorbereid.'

Biologische pikorde

Tegenwoordig is er meer aandacht voor leiderschap als vak en de sociale implicaties van een promotie tot leidinggevende. 'Gewoon even duidelijk zijn en doorbijten, was vroeger het devies. Maar zo eenvoudig is dat niet', zegt Jan de Vuijst, executive coach en hoogleraar Leiderschap aan de TIAS Business School. 'In 2008 dook in een wetenschappelijk artikel in deze context de term 'sociale pijn' op. Samenvattend: vaak willen nieuwe leidinggevenden one of the guys blijven, maar dat kan niet. Zodra jij leider wordt van je voormalige peers, moet het hele sociale systeem zich herschikken. Je moet dan metaforisch afscheid nemen van je collega's als peers en dat is moeilijk. Denk bijvoorbeeld niet dat je samen nog eens leuk dronken kunt worden. Niet doen! Dat is bloedlink, en vragen om ellende.'
Die herschikking van de hiërarchie is volgens de hoogleraar biologisch bepaald. 'Zodra je leiding gaat geven, treedt een statusverschil op. Dat zien we niet alleen bij mensen, maar ook bij andere primaten, zoals chimpansees en bonobo's. Primaten hanteren een pikorde; wie krijgt als eerste voedsel of het meeste geld? Bij apen is overduidelijk wie de baas is en wat de baas zich kan permitteren. Mensen zijn daar meestal omfloerster in.'
De nieuwe pikorde op kantoor kun je als kersverse leidinggevende het beste duidelijk markeren, zegt De Vuijst. 'Neem op je eigen, oprechte manier 'afscheid'. Je kunt bijvoorbeeld zeggen: jongens, dit is de laatste keer dat we als collega's bij elkaar zitten, maar ik hecht er wel aan om met jullie als team te blijven samenwerken. Ik word nu niet ineens een vreemde baas uit de verte. Dan geef je er woorden aan.' Zelf werd hij op jonge leeftijd directeur en evenals Van Leusen vond hij de gewijzigde sociale orde 'best ingewikkeld'. Maar intuïtief deed hij wel meteen iets goed, namelijk in de vergaderzaal op de stoel van zijn voorganger gaan zitten. 'Later hoorde ik dat dat heel verstandig is.'

Niet te amicaal

Notaris Volkan Dogan (34) was mentaal al enkele jaren voorbereid op een nieuwe sociale kantoordynamiek toen hij medio 2023 notaris werd bij Zaannotarissen in Wormerveer. Zijn methode: professioneel blijven met het oog op opvolging.
'Ik werd niet te amicaal, zonder af te doen aan de gezelligheid en het werkplezier.'
Tijdens een 5 jaar durend 'talentenklasje' bij Zaannotarissen werkte Dogan als kandidaat toe naar zijn huidige positie. In dat klasje kreeg hij inzicht in de kantoorfinanciën, werd betrokken bij notariële afwegingen en opgeleid tot allround notaris. De van nature bescheiden jurist moest als leider het voortouw durven nemen op de vastgoedafdeling, die destijds bestond uit zes mensen. De daaropvolgende stap van kandidaat naar toegevoegd notaris was voor Dogan het grootst. 'Sindsdien werd ik gezien als beoogd opvolger van inmiddels gepensioneerd notaris Vincent Bos en zat ik meestal in de passeerkamer. Mijn deur stond wel altijd open en ik behandelde iedereen gelijk. Dat veranderde niet ineens toen ik notaris werd.'
Wel moest hij als notaris zelf een identiteitsswitch maken. 'Want zodra je jezelf ziet als leidinggevende, ontstaat vanzelf de juiste sociale balans.' Vooraf bedenken welk type notaris hij wil zijn en zijn valkuilen in kaart brengen, hielpen hem daarbij. 'Door daaraan te blijven werken, groei je in je nieuwe rol.'
Dogan geeft eerlijk toe dat het als nieuwe leidinggevende zoeken is naar de juiste balans tussen collegialiteit en werkgeverschap. 'Het klinkt gek, maar kantoordynamiek blijft deels een power struggle. Als je te amicaal bent, word je niet serieus genomen. Maar neem je te veel afstand, dan vinden mensen dat je niet goed communiceert of niet betrokken bent.' Inmiddels weet hij dat hij niet iedereen voortdurend tevreden kan houden. 'Soms moet je als leidinggevende tegengas geven. Het amicale is op zo'n moment verdwenen; jij bent nu de baas. Zijn mensen het niet met je eens, ga dan het gesprek aan. Daarna ga je weer goed met elkaar om.'
Dogan merkt desgevraagd op dat hij en zijn ervaren compagnon Rik Jacobs elkaar nu tijdens personeelsuitjes automatisch opzoeken, terwijl hij als kandidaat meer optrok met zijn sectiegenoten. De buitengewoon goede werkrelatie met zijn compagnon helpt Dogan in zijn nieuwe rol. Maar ook de klik die hij als kandidaat met bepaalde collega's had, is niet verdwenen. 'Men gunt je die stap naar notaris natuurlijk ook.'

Soepele overgang

Dat de overgang van collega naar notaris anno 2024 relatief pijnloos kan verlopen, bewijst ook de begin dit jaar benoemde Lisanne Vissers (35). 'Ik werd dan ook niet op een ochtend wakker met het gevoel: zo, nu ben ik werkgever', vertelt ze. 'Een promotie komt bij BarentsKrans nooit onverwacht.' Sinds Vissers in 2013 kandidaat werd, is ze bij het advocatenen notariskantoor zakelijk en persoonlijk klaargestoomd voor haar benoeming.
Zo'n 5 jaar geleden startte ze een partnertraject. Daarin werd ze eerst benoemd tot salary partner en zo'n 2,5 jaar geleden tot equity partner. Hoewel ze als ervaren kandidaat al leerde denken en handelen als werkgever, was de stap naar salary partner gevoelsmatig het grootst. 'Toen ontstond een duidelijke focus op het ondernemerschap, het opbouwen van een eigen praktijk en het vormen van een eigen team.'
'Durf je als notaris kwetsbaar op te stellen', adviseert ze. 'Ik onderken en benoem dat ik ook niet alles weet en niet alles goed doe; dat ook ik iedere dag leer.' Vissers is zich er continu van bewust hoe haar emoties het team beïnvloeden. 'Het heeft bijvoorbeeld geen zin om in paniek te raken als ik een fout ontdek, want dat heeft z'n weerslag op het team. In plaats daarvan probeer ik rustig te blijven en duidelijk te communiceren: hoe lossen we dit op en wat kunnen we hiervan leren?' De verantwoordelijkheid dragen voor zowel haar team als haar kantoor vindt de jonge notaris geen probleem, integendeel. 'Pak die mooie uitdaging met beide handen aan.'

Eigen toko

Ook Van Leusen en De Vuijst steken onlangs benoemde en toekomstige notarissen een hart onder de riem. Van Leusen: 'Bij een nieuwe baas gaan mensen automatisch grenzen aftasten. Wil je op kantoor iets veranderen, dan stuit je vaak op weerstand. Maar op een dag krijg je daar lak aan en zeg je: we gaan het gewoon een poosje proberen, kijken of het werkt. Dan weet je: jongens, dit is mijn toko. Pák die nieuwe rol en geniet ervan, want nu kun je het eindelijk doen zoals je zelf graag wilt.' Op dat moment is de ergste sociale pijn geleden, aldus De Vuijst. 'Heb je je statusverandering eenmaal geaccepteerd, dan kun je wel degelijk veel plezier hebben in je nieuwe functie. Oók met de mensen aan wie je leidinggeeft.'

Do's

• Bespreek de sociale situatie zo vroeg mogelijk onderling op kantoor. Zo van: ik ben hier straks de baas, hoe is dat voor jullie eigenlijk? Dat geeft je dan al de autoriteit om later dat gesprek voort te zetten.
• Aanvaard jezelf innerlijk als baas. Dat weerspiegelt zich in het gemak waarmee ook anderen jou als zodanig aanvaarden.
• Loopt iets niet helemaal lekker, trek dan op tijd aan de bel. Zeker voor nieuwe notarissen is het lonely at the top.
• Zoek ook vóór je benoeming een sparringpartner, aangezien een goede voorbereiding begint bij zelfkennis.
• Groei met vallen en opstaan in je rol, tot je gewend bent aan je nieuwe positie.

Don'ts

• Wie bluft, valt meestal door de mand. Een oprechte leider die zijn werknemers meeneemt in zijn dilemma's, krijgt meer respect dan iemand die de ene keer ‘linksaf' brult en de andere keer ‘rechtsaf'.
• Speel niet voor je benoeming al de baas.
• Ritualiseer je voorganger niet meteen uit je kamer met een totaal nieuwe inrichting. Nog erger: daaraan (lees: aan jezelf) veel geld uitgeven.
• Leg de verandering er niet te dik bovenop, want de vorige notaris zit nog vers in het kantoorgeheugen. De verhouding tussen de nieuwe en oude notaris vraagt aandacht.
• Vertoon geen pedant gedrag, zoals bijvoorbeeld een vaste parkeerplaats voor jezelf reserveren.