Casus
De notaris heeft een royementsakte gepasseerd, waarbij een hypotheekrecht van ongeveer 8 miljard euro op 8.500 percelen geheel is doorgehaald.
Dit hypotheekrecht had echter op twee percelen moeten worden doorgehaald. Ruim tweeënhalve week later passeert de notaris een proces-verbaal-akte van verbetering en de volgende dag een proces- verbaal-akte van verbetering op de akte van de dag daarvoor, vanwege een onjuist perceelsnummer. Twee weken later meldt het Kadaster dat de akte niet verwerkt kan worden, aangezien er geen sprake is van een kennelijke misslag. De volgende dag passeert de notaris een akte van rectificatie met het juiste perceelsnummer en de juiste hypotheekhouder. Deze akte van rectificatie wordt een dag later nogmaals gepasseerd omdat verwezen wordt naar een onjuist deel en nummer van de royementsakte.
Het Bureau Financieel Toezicht (BFT) stelt vervolgens een onderzoek in.
De klacht
Geen (correcte) interne procedure ten aanzien van royementen. De royementsakte is opgemaakt door een niet-juridisch gekwalificeerd persoon (de boekhoudster) en zonder enige controle door de notaris blind getekend. Uit het dossier blijkt niet dat er opdracht tot doorhaling was verleend. De volmacht was verleend voor een gedeeltelijke doorhaling, in de volmacht was een onjuiste volmachtgever opgenomen en de volmacht was twee jaar eerder verleend. Er is geen kadastrale recherche gedaan, want daaruit was gebleken dat de doorhaling twee jaar eerder al had plaatsgevonden.
Volgens de standaardprocedure van het Kadaster is geïnformeerd of de algehele doorhaling wel de bedoeling was en de boekhoudster heeft dat bevestigd. Na ontdekking van de fout is het Kadaster dagenlang bezig geweest om de doorgehaalde hypotheekrechten weer op te nemen en is vanwege de rechtszekerheid een mededeling geplaatst op de website. De notaris heeft onvoldoende verantwoordelijkheid genomen bij herstel van de fout en vier correcties nodig gehad om de fout te herstellen. Uit het BFT-onderzoek blijkt dat de notaris niet heeft overlegd met een collega over de verbetering, dat zij geen naslagwerk heeft geraadpleegd of informatie heeft ingewonnen bij bijvoorbeeld de KNB of het Kadaster, geen recherches heeft gedaan en onvoldoende regie en zeggenschap had. De boekhoudster onderhield het contact met het Kadaster.
Het verweer
De notaris heeft wel degelijk telefonisch overleg gehad met onder andere het Kadaster, de hypotheekhouder, de KNB en een kantoormedewerker. Daarnaast was er sprake van een hoge werkdruk op het kantoor en is de notaris benaderd door een agressief opererende journalist die over deze kwestie heeft gepubliceerd en haar met naam en toenaam heeft genoemd.
Uitspraak: gegrond met oplegging van een maatregel
Het oordeel
De notaris heeft onzorgvuldig gehandeld door geen recherches te doen en de akte niet te controleren voordat zij deze passeerde. Het kantoor is niet zodanig georganiseerd dat de vanzelfsprekende stappen richting royement, zoals kadastrale recherches, vanzelf worden gedaan. De notaris heeft niet adequaat gehandeld. De gebrekkige wijze van herstellen van de fout blijkt uit het aantal correcties dat nodig was. Op cruciale momenten is het herstel overgelaten aan de boekhoudster, die de fout had doen ontstaan. De notaris heeft de zorgvuldigheidsnorm geschonden en zij heeft niet de volledige regie, zeggenschap en het toezicht behouden op/over wat de boekhoudster deed. Het gedeeltelijk of algeheel doorhalen van een hypotheekrecht is een schoolvoorbeeld van zaken waarop een notaris alert moet zijn.
De kamer houdt er rekening mee dat zij in het krantenartikel dat over deze kwestie verscheen met naam en toenaam is genoemd. De notaris heeft volgens de kamer weinig inzicht getoond in de laakbaarheid van haar handelen. Zij heeft in haar verweerschrift niets vermeld over hoe in de praktijk wordt geborgd dat de aangepaste procedures worden nageleefd. Beide klachtonderdelen zijn gegrond.
De kamer legt de maatregel schorsing voor de duur van twee weken op.
Kamer voor het notariaat Den Haag 17 april 2024, ECLI:NL:TNORDHA:2024:6
Opmerking
Royementen worden vaak als een stiefkindje behandeld op notariskantoren. Uit audits blijkt dat de zorgvuldigheid bij royementsakten nogal eens ontbreekt, bijvoorbeeld door het aanhechten van te weinig of te veel volmachten.