SmartLegal

Lieke Altman en Richard van Leeuwen van het Utrechtse notariskantoor SmartLegal ontwikkelden AkteFlow, een online tool waarmee klanten thuis juridisch advies op maat kunnen inwinnen.

Lieke Altman: “We hebben al onze bedrijfsprocessen tegen het licht gehouden om te bekijken of we die
efficiënter kunnen maken door digitalisering. Zo kwamen we erachter dat er soms drie of vier telefoontjes voorafgingen aan het maken van een afspraak. Daarom hebben we als eerste ons afsprakensysteem gedigitaliseerd.  Mensen kunnen nu online zelf een afspraak maken, wijzigen of annuleren. Alleen dat scheelt ons al twee uur per dag.” Richard van Leeuwen: “Vervolgens zijn we gaan kijken: hoe kan het nog klantvriendelijker en efficiënter,
welke processen kunnen we nog meer verbeteren? Heel veel, bleek al snel. Waarom moet bijvoorbeeld een adviesgesprek altijd bij ons op kantoor plaatsvinden? Soms zijn twee adviesgesprekken nodig voor een handtekening kan worden gezet. Iedere keer moeten klanten daarvoor naar ons kantoor komen. Dat kost niet alleen hen veel tijd, maar ons ook. Wat als we die adviesgesprekken óók online aanboden? Dit bracht ons op het idee om deze gesprekken naar de huiskamer te verplaatsen. Klanten kunnen nu thuis op de bank een online adviesgesprek voeren, rustig hun keuzes overwegen en hun wensen kenbaar maken. Een belangrijke voorwaarde hierbij was dat de kwaliteit van het online adviesgesprek net zo hoog moest zijn als die van de gesprekken op kantoor.” 

80 procent

Altman: “Zo is AkteFlow ontstaan. Eerst hebben we een aantal adviesgesprekken met klanten op kantoor uitgeschreven en alle mogelijke variaties in kaart gebracht. Wat vertellen we, welke vragen stellen we, welke informatie hebben we nodig en hoe kunnen we degelijke voorlichting geven? De uitkomst hiervan hebben we omgezet in een dialooggestuurde online interface voor adviesgesprekken. De resultaten van deze gesprekken staan in een goed gedocumenteerd gespreksverslag, waarin de gemaakte keuzes, verzamelde gegevens en alle besproken onderwerpen overzichtelijk zijn vastgelegd. Met dit gespreksverslag kunnen we nu zonder vertraging veel sneller akten opstellen, omdat we alle benodigde informatie van onze klanten hebben ontvangen.” Van Leeuwen: “De klanttevredenheid is door AkteFlow alleen maar  toegenomen. Klanten waarderen het zeer dat ze thuis op de bank, in een rustige omgeving en zonder stress hun notariële zaken kunnen regelen. Tegenwoordig vindt 80 procent van onze advies gesprekken online plaats. En het zijn niet alleen jongeren die ervan gebruikmaken, maar ook ouderen.” Altman: “Het levert zowel de klant als ons veel tijdwinst op. Wat we voorheen met zeven mensen deden, doen we nu met z’n drieën. Dat leidt niet alleen tot een grote kostenbesparing – en dus een grotere winstmarge –, het is ook een antwoord op het personeelstekort in onze sector. Net als de KNB zijn wij er daarom heilig van overtuigd dat  digitalisering het sleutelwoord is voor de futureproof notaris.”

Edik Huseinov

De wetgeving in het familierecht is vaak moeilijk te begrijpen. Daarom ontwikkelt Edik Huseinov, kandidaat-notaris bij Notaris Wienen in Pijnacker, een digitale tool die juridische begrippen visualiseert en klanten inzicht biedt in hun keuzemogelijkheden.

Edik Huseinov: “Klanten worstelen vaak met de complexe fiscale wetgeving van het familierecht en de gevolgen daarvan. Het ís ook ingewikkeld. Daarom probeer ik in gesprekken met klanten altijd zoveel mogelijk informatie te visualiseren door tekeningetjes op papier te maken. Dat werkt heel goed, heb ik gemerkt. Dit bracht mij op het idee om een digitale tool te ontwikkelen die klanten een visuele presentatie geeft van de wetgeving en de gevolgen daarvan voor hun specifieke situatie. Via een website of app kunnen zij hun gegevens invullen, vragen stellen en een antwoord krijgen dat is afgestemd op hun wensen en situatie. Niet in de doorgaans ingewikkelde juridische taal van de wetgeving, maar via makkelijk te begrijpen tekeningen en animaties. De tool schetst bijvoorbeeld verschillende scenario’s voor het opstellen van een testament. Om een klein voorbeeld te noemen: wat is een legaat en wat is het gevolg als ik dat iemand toeken?”

Beslagen ten ijs

“Een groot voordeel is dat de klant zich voorafgaand aan het gesprek met de notaris al goed heeft geïnformeerd. Hij komt beter beslagen ten ijs en dat maakt het gesprek efficiënter en effectiever. De tool is nadrukkelijk bedoeld als hulpmiddel en vervangt het persoonlijk contact niet; het advies van de notaris en de interactie met de klant blijven
essentieel voor optimale dienstverlening. De door mij ontwikkelde tool is een prototype dat technisch verder moet worden ontwikkeld. De KNB heeft interesse, maar voor de ontwikkeling en implementatie zoek ik nog financiering. Ik hoop en verwacht dat die vanuit de notariële sector zelf komt. Zo niet, dan ga ik op eigen kosten verder, mogelijk via crowdfunding. Want het staat voor mij vast dat er behoefte is aan deze tool. Het verbaast me eigenlijk dat zoiets nog niet bestaat.”

Fedde Op de Coul

Notafy is een digitale analyse- en marketingtool die notarissen helpt cliënten gericht te benaderen met voor hen relevante informatie. Een andere applicatie maakt het mogelijk om diensten online aan te  bieden. Fedde Op de Coul, notaris bij Heuvelrug Notarissen, vertelt.

Fedde Op de Coul: “Klantinformatie in documenten en akten is de dataschat van elke notaris. De toepassing Notafy die ik vanaf 2021 samen met een partnerbedrijf heb ontwikkeld, helpt de notaris die schat te ontginnen. Notafy integreert notariële klantgegevens met de inhoud van akten en gebruikt geavanceerde AI om deze data gecombineerd te analyseren. Op basis van door de notaris ingestelde variabelen creëert Notafy nauwkeurige digitale klantprofielen en selecteert specifieke doelgroepen in het klantenbestand. Op deze manier kan een notaris proactief en gericht inspelen op bijvoorbeeld wetswijzigingen of nieuwe jurisprudentie en cliënten tijdig informeren over zaken die voor hen van belang zijn. Enerzijds is Notafy dus een marketingtool, waarmee een notaris automatisch klantgroepen kan onderscheiden. Vervolgens kan hij hen bereiken met voor hen relevante informatie. Proactief en niet, zoals nu meestal gebeurt, reactief als een klant belt met een vraag. Anderzijds is het een belangrijk hulpmiddel om een diepere invulling te geven aan de zorgplicht van de notaris. Die plicht brengt met zich mee dat je je klanten adequaat informeert over actuele ontwikkelingen die hen raken. Notafy is een zogeheten SAAS-applicatie die in een
licentiesysteem draait op het eigen systeem van de notaris. Dat betekent dat alle gegenereerde data bij en van de notaris blijven. Na de analyse worden de data die de tool heeft gebruikt automatisch gewist. Want veiligheid staat uiteraard voorop.”

Gebruiksgemak

“Daarnaast hebben we AdaptingLegal ontwikkeld. Met deze geavanceerde applicatie kunnen notarissen diensten online aanbieden via hun eigen website en digitale omgeving. Deze oplossing ondersteunt onder andere de online triage en intake bij het opstellen van bijvoorbeeld een levenstestament of het oprichten van een bv. Dankzij beslisboomgestuurde technologie kunnen cliënten eenvoudig online hun notariële zaken regelen, terwijl de notaris blijft werken volgens zijn vertrouwde methoden en voorgeschreven standaarden. Daarmee combineren we gebruiksgemak voor cliënten met professionele notariële dienstverlening.”