“Aan de ene kant is Hongarije heel ver met digitalisering”, zegt Tamás Sajben van de Hongaarse kamer voor het notariaat. “Als kamer hebben wij een elektronisch archief, dat aan hoge standaarden moet voldoen. Hierin zijn de gescande versies van alle notariële akten opgeslagen. Daarnaast verzamelen en analyseren we notariële data, uiteraard strikt volgens de Europese regels voor de bescherming van data. Zo kunnen we patronen identificeren, waardoor we onze notariële service kunnen verbeteren. Aan de andere kant missen we nog enkele ‘digitale puzzelstukjes’. Hoewel het raamwerk ervoor al klaar staat, hebben we bijvoorbeeld nog geen puur digitale notariële
akten. De meerderheid van de Hongaren heeft namelijk nog geen geschikte digitale handtekening.”
Hallucineren
De Hongaarse kamer adviseert notarissen om geen gebruik te maken van vrij beschikbare systemen zoals ChatGPT. “Die systemen zijn niet betrouwbaar, omdat ze ‘leren’ zonder onderscheid te maken tussen de ingevoerde data, bijvoorbeeld persoonsgegevens of andere vertrouwelijke data van klanten. Daarnaast ‘hallucineren’ ze dikwijls, wat simpelweg betekent dat het algoritme onnauwkeurige, vaak onbestaande resultaten geeft.” Sajben heeft de conceptversie geschreven van de AI-richtlijnen voor notarissen die momenteel op Europees niveau worden opgesteld. “In dat stuk presenteren we de voordelen van het gebruik van AI. We zitten nu in de fase dat we feedback krijgen van de andere CNUE-leden. Het document kan notarissen hulp bieden bij meerdere vragen, zoals over de gebruiksmogelijkheden, de voor-en nadelen van het intern ontwikkelen van AI-systemen tegenover
de betrokkenheid van externe ontwikkelaars en de eigenschappen van geschikte trainingsdata. We moeten in ieder geval de rol van notarissen als menselijke eindbeslissers behouden en hun natuurlijke neiging beteugelen om blindelings systemen te volgen.
Tijdwinst
Hoewel voorzichtigheid geboden is bij het gebruik van AI, ziet Sajben ook de meerwaarde voor het notariaat. Bijvoorbeeld bij juridisch onderzoek. “AI doorzoekt veel sneller duizenden documenten dan mensen ze ooit kunnen lezen. Dat kan tijdwinst betekenen voor notarissen, waardoor zij zich op andere ingewikkelde juridische kwesties kunnen richten. Bij correct gebruik kan AI de notaris dus helpen, maar op dit moment niet vervangen. Het is een computerprogramma dat niet zelf kan denken, zaken niet in context kan plaatsen en niet beschikt over abstractievaardigheden. Dat is iets wat nu alleen mensen kunnen.”
“Iedere Belg kan in Izimi – oorspronkelijk opgezet als digitale kluis – belangrijke documenten op een veilige manier bewaren en delen”, zegt Ellen de Munck van Fednot, de Belgische federatie van het notariaat. “Zo kocht ik samen met mijn man onlangs een appartement. Ik zette alle belangrijke documenten in mijn Izimi om ze vervolgens eenvoudig en veilig met hem te delen, zodat hij er met een ook toegang toe had. Daarnaast kunnen burgers via Izimi de authentieke akten raadplegen waarbij ze zelf partij waren. De kluis biedt namelijk toegang tot Naban, de notariële aktenbank waarin alle notariële akten – verleden vanaf 2015 – digitaal worden bewaard.” Als andere fijne functionaliteit noemt De Munck de kluisoverdracht na overlijden. In Izimi kan iemand aangeven wat er met de gegevens in zijn kluis moet gebeuren na zijn overlijden: (deels) vernietigen of (deels) overdragen aan de erfgenamen en mogelijke contacten. “Voorheen moesten nabestaanden actief op zoek gaan naar belangrijke documenten en contracten, nu zijn deze heel eenvoudig terug te vinden in de kluis van de overledene.”
Vanuit de zetel
Inmiddels hebben ruim 400.000 Belgen hun Izimi geactiveerd. Dagelijks worden er 300 tot 400 nieuwe kluizen geopend. “Veelal nemen notarissen hiertoe het initiatief, aangezien zij Izimi beschouwen als veilig communicatiekanaal met hun cliënten. Izimi is een betrouwbaarder en hoger beveiligd alternatief
voor WeTransfer en e-mail, zeker als het gaat om persoonsgebonden en gevoelige gegevens. In de toekomst wordt Izimi verder doorontwikkeld naar een burgerportaal. Dat is een beveiligde digitale plaats waar mensen hun persoonlijk notarieel profiel kunnen beheren, dossiers kunnen opvolgen en gegevens bewaren en delen.” Naast Izimi is het Belgische notariaat pionier op het gebied van de online openbare verkoop. Biddit is het online platform van de Belgische notarissen voor openbare verkoop van panden of gronden. “Biddit maakt het mogelijk voor kopers om vanuit de luie zetel te bieden op een huis dat te koop staat. De verkopers en kandidaat-kopers hoeven zich niet langer fysiek naar een veilingzaal te begeven. Het volledige biedproces verloopt immers digitaal én onder toezicht van een notaris.”
Meedenken
“Notarissen worden vaak gezien als conservatief, maar door hen actief te betrekken bij digitale ontwikkelingen, denken ze snel mee over de mogelijkheden ervan voor het notariaat. Eerst werd AI gezien als een bedreiging, maar het werd notarissen al snel duidelijk welke waarde dit heeft bij het ondersteunen van repetitieve taken, zoals het aanvullen van registers. Onze AI-tool, die zorgt voor de data-extractie uit de statuten van ondernemingen en met deze gegevens het digitaal aandelenregister (eStox) voedt, is door notarissen zeer warm onthaald. Het maakt dat ze de technologie omarmen en vragen om meer.”