'De wet bestaat nu uit 100 artikelen; dat kan wel wat handzamer'
'De Wna heeft zelfs voor een wet een eerbiedwaardige leeftijd', stond bij de laatste herziening in 1999 in de parlementaire stukken, toen 'ie meer dan 150 jaar oud was. Daarmee vergeleken is de huidige wet een jonkie, maar de afgelopen 25 jaar is de wereld ingrijpend veranderd. En ook de komende jaren staan de ontwikkelingen niet stil. Daarom heeft de KNB een klankbordgroep ingesteld waarin notarissen, wetenschappers en vertegenwoordigers van specialistenverenigingen, de commissie kandidaat-notarissen en het Bureau Financieel Toezicht (BFT) nadenken over een 'toekomstbestendige, moderne en breed gedragen Wna'. Dit jaar kwamen de leden zes keer bij elkaar. 'Ons doel is dat de herziene wet bijdraagt aan het vergroten van het maatschappelijke vertrouwen in onze beroepsgroep, de toegankelijkheid van het notariaat en de aantrekkelijkheid van het beroep', zegt KNB-bestuurslid Ingeborg Braun, die de klankbordgroep leidt.
Meer vrijheid
De klankbordgroep wil enige mate van flexibiliteit inbouwen: geen wet die alles in beton giet, maar ruimte laat voor wijzigingen die voortvloeien uit de actualiteit. Denk aan de voortschrijdende digitalisering of Europese wetgeving. Braun: 'Dat kan door detailregelingen uit de Wna te halen en over te brengen naar verordeningen, die eenvoudiger aan te passen zijn.' 'Als het notariaat de introductie van nieuwe technologieën wil bijbenen, dan moeten we open terminologie opnemen in de Wna', beaamt klankbordgroeplid Marinus de Waal, notaris bij Fieldfisher in Amsterdam. 'De Wna bestaat nu uit meer dan honderd artikelen; dat kan wel wat handzamer', zegt ook medelid Hella Slegt-Moens, toegevoegd notaris bij De Hair Vrijdag Notarissen & Adviseurs in Oisterwijk.
Eén ding is zeker: notarissen gaan steeds meer digitaal werken. Volgens De Waal moet de herziene Wna digitaal passeren mogelijk maken, met digitale akten, identificatie en ondertekening. 'Sinds begin dit jaar kun je met een digitale akte een bv oprichten, maar daar zitten beperkingen aan. Die akte moet 'live' worden ondertekend, door alle partijen tegelijk, in een digitale spreekkamer. Onze cliënten – grote, internationale ondernemingen – hebben er echter geen behoefte aan om een uur in zo'n spreekkamer te gaan zitten. Ik pleit op dit vlak voor meer vrijheid. Bij de levering van aandelen of de vestiging van pandrechten bijvoorbeeld zou het mooi zijn als beide partijen op hun eigen moment een elektronische handtekening kunnen zetten.'
Collectief protocol
Ter sprake kwam verder een centraal collectief protocol, bijvoorbeeld beheerd door de KNB. Zwevende en onverzekerbare protocollen kunnen hierin worden opgenomen, zodat die geen risico meer vormen. Dit is meteen een oplossing voor de opvolgingsproblematiek. Op dit moment is een protocol gebonden aan de persoon van de notaris, maar op termijn zouden de individuele protocollen zelfs helemaal kunnen verdwijnen. Slegt-Moens: 'In de toekomst krijgen mensen misschien via hun digitale wallet toegang tot alle akten waarbij zij partij zijn.'
Punten van zorg zijn er ook. Zo moet het voor burgers wel duidelijk zijn waar hun akten in beheer zijn en waar ze een afschrift kunnen opvragen. Wie is er bevoegd om afschriften af te geven: de passerend notaris, zijn (voormalig) kantoor of iedere notaris in Nederland? En wie beheert de stukken en aantekeningen die niet tot het protocol behoren? 'Bij een collectief protocol voelt het minder alsof het jouw akten zijn', voegt De Waal hieraan toe. 'Hoe zit het dus met de verantwoordelijkheid en verantwoording? En heeft iedere notaris inzage in alle akten?'
Bij de gedachtewisseling over een individueel protocol, kantoorprotocol of collectief protocol kwam ook de geheimhouding aan de orde. Een notaris heeft nu een individuele geheimhoudingsplicht, maar de kring van geheimhouding kan worden uitgebreid. Dat is noodzakelijk om bijvoorbeeld informatie over kwaadwillende 'shoppende' cliënten onderling te delen (de zogenoemde grijze lijst).
Lokale binding
De nieuwe Wna zou een notaris moeten toestaan om ook buiten zijn vestigingsplaats te passeren. 'De afstanden zijn kleiner geworden en cliënten zitten door het hele land. De digitalisering versterkt deze ontwikkeling. Het is uiteraard van groot belang dat inwoners van een gemeente waar geen notaris meer kantoor houdt, wel ter plaatse kunnen worden bediend. Lokale binding, kennis en bereikbaarheid blijven cruciaal, zeker op het gebied van familie- en consumentenvastgoedrecht', zegt Braun. Slegt-Moens: 'Ik vind het heel klantgericht en drempelverlagend om als notaris naar het ziekenhuis, verzorgingshuis of kantoor van een cliënt te gaan om een akte te ondertekenen.' De Waal: 'Het kan ook juist een oplossing zijn voor vergrijzende dorpen waar geen notaris meer is.'
De klankbordgroep heeft daarnaast gesproken over de wenselijkheid van de term 'kandidaat-notaris' – een terugkerend thema. 'Dit leeft echt in het notariaat', merkt Slegt-Moens. 'Ik ken hartstikke goede juristen die bewust voor loondienst hebben gekozen, pakweg 25 jaar in dienst zijn – en dan nog steeds moeten uitleggen waarom ze kandidaat-notaris heten. Dat zorgt voor wrevel.' De Waal heeft het zelf ook meegemaakt. 'Op een gegeven moment was ik kandidaat-notaris én partner bij een kantoor. Zelfs toen moest ik nog continu uitleggen wanneer ik kandidaat-af zou zijn.' Slegt-Moens: 'Waarom gaan we het niet hetzelfde doen als advocaten? Dan mag je tijdens de opleidingsperiode niet zelf akten ondertekenen, maar kun je je naar buiten toe wel notaris noemen.'
'Het beleggingsverbod zou een kwestie van common sense moeten zijn'
Verkort programma
Hoe vergroten we de aantrekkingskracht van het vak? Dat was een ander belangrijk gespreksonderwerp. De uitstroom- en instroompercentages zijn op dit moment niet in evenwicht, het vak vergrijst en heel wat notarissen hebben moeite om een opvolger te vinden. De klankbordgroep wil het dan ook gemakkelijker maken voor zij-instromers om toe te treden tot het notariaat. Braun: 'Mensen die Nederlands recht of hbo-rechten hebben gedaan, hebben al een enorme basis. Met een toelatingsexamen kun je vervolgens vaststellen of ze nog aanvullende vakken moeten doen of meteen kunnen beginnen aan de beroepsopleiding.'
'Als je representatieve werkervaring hebt, zou er een verkort schakelprogramma moeten zijn. Mensen die bijvoorbeeld al jaren in de overnamepraktijk werken als advocaat of legal counsel, hoeven toch niet helemaal van voren af aan te beginnen?' zegt De Waal, zelf ook zij-instromer, met onder andere studies fysiotherapie en Nederlands recht achter de rug.
Er is ook een model denkbaar waarbij specialisatie al in een eerder stadium mogelijk is. Op die manier wordt de opleiding tot notaris minder belastend. Maar hoe verhoudt vergaande specialisatie zich tot de ministerieplicht, die inhoudt dat een notaris niet alleen bevoegd, maar ook verplícht is om het publiek te helpen? 'De ministerieplicht is een kernwaarde van ons vak', benadrukt Braun. Slegt-Moens: 'Soms kun je een cliënt beter doorverwijzen naar een collega of een ander kantoor. Dat geldt zeker als iemand een heel specialistische vraag heeft – denk aan erfpacht of grensoverschrijdende fusies – of als je zelf gespecialiseerd bent in een deelonderwerp. Kortom: ken je eigen kennis en kunde. Gewoon gezond verstand, noem ik dat.'
Betere schifting
Ook het tuchtrecht legt een druk op (aankomend) beroepsgenoten. Dit komt het merendeel van de klankbordgroepleden bekend voor. 'Cliënten worden veeleisender, en net als veel andere professionals moet je als notaris op je qui-vive zijn en alles vastleggen ‘voor het geval dat’. Dit is een maatschappelijk fenomeen dat het werk niet per se leuker maakt', zegt Slegt-Moens. Een van de ideeën is dat klachten voortaan eerst langs de voorzitter – van de kamer van toezicht of de ring – gaan voordat ze bij de tuchtkamer komen. Om een betere schifting te maken en vaker tot een minnelijke oplossing te komen. De Waal: 'Op dit moment hoeft een cliënt niet eens een begin van bewijs te leveren als hij een klacht indient. Het zou helpen als iemand wel enige onderbouwing met stukken, feiten en cijfers moest geven.'
Het beleggingsverbod weerhoudt mensen er eveneens soms van om notaris te worden, bleek tijdens de gesprekken. Studenten schijnen hier al van op de hoogte te zijn, en hebben moeite met het vergrootglas waar notarissen onder liggen. Slegt-Moens vindt dat het verbod een andere vorm moet krijgen. '’Ja, mits’ je aan bepaalde voorwaarden voldoet, in plaats van ‘Nee, tenzij…' 'Het zou een kwestie van common sense moeten zijn', vult De Waal aan. 'Natuurlijk moet je geen vastgoed kopen van cliënten of in de stad waar je kantoor is gevestigd. Maar dat geldt niet voor woningen of bedrijfspanden die – letterlijk en figuurlijk – helemaal losstaan van het werk. In het verlengde hiervan: het is ook vrij bijzonder dat het BFT jaarlijks allerlei financiële (privé)gegevens opvraagt. Doe dat alleen als je een onregelmatigheid aantreft in de kwartaalcijfers van het kantoor, zou ik zeggen.'
Open gesprekken
Genoeg stof voor discussie dus. Braun kijkt terug op constructieve, open gesprekken. 'Vanuit verschillende invalshoeken is inhoudelijk gediscussieerd en meegedacht, door alle geledingen van het notariaat.' De volgende stappen zijn om een rode draad te ontwaren in de bevindingen van de klankbordgroep, een wijzigingsvoorstel voor de Wna uit te werken en dit voor te leggen aan het ministerie van Justitie en Veiligheid. Het precieze tijdpad is nog niet bekend, zegt Braun. 'Het is best ingewikkeld, omdat alles met alles samenhangt en iedere mogelijke oplossing voors én tegens heeft.'