'Zorg er tijdens de zitting voor dat het verweer goed over het voetlicht komt'
'Tijdens zittingen let ik onder andere op de dynamiek tussen klager en notaris: hoe reageren zij op elkaar en waar zit de emotie? Want emoties vormen toch vaak de rode draad in veel dossiers. Ik probeer uit te vinden waarover de klager ontevreden is. Soms gaat het namelijk om boosheid, verdriet of teleurstelling die niets met de notaris te maken hebben, maar wel bij hem of haar zijn terechtgekomen.
Wanneer een klacht gegrond is, kunnen wij als tuchtkamer kiezen uit vier maatregelen: een waarschuwing, berisping, schorsing of ontzetting uit het ambt, volgens een vastomlijnde staffel. Daarnaast kunnen we een geldboete opleggen.'
Constructief
'Ik mis het weleens dat we geen cursus op het persoonlijke vlak kunnen toevoegen. Het is bijvoorbeeld niet mogelijk een coachingtraject op te leggen, terwijl het soms aardig zou zijn als wij konden zeggen: met het oog op de toekomst zou dit leertraject u kunnen helpen. Ook notarissen die al vele jaren in het vak zitten, kunnen daar baat bij hebben.
Klachten gaan vaak gepaard met emoties en met goede communicatie kun je daarin bijsturen. Hoe complex communiceren ook is, hoor, zeker onder grote tijdsdruk. Maar anders pakt een maatregel uitsluitend uit als straf. Met de toevoeging van een ontwikkelmogelijkheid kan de notaris in kwestie iets constructiefs doen met een klacht en ik vind dat een maatregel ook zo zou moeten uitpakken.'
Altijd reageren
'Mijn tips? Neem als beklaagde alsjeblieft nooit het verweer in eigen hand. Dit zien wij nog steeds gebeuren in de kamer, maar laat het echt over aan een gespecialiseerde advocaat. En reageer altijd inhoudelijk op een formele klacht. Misschien denk je uit frustratie: ik heb het al zo vaak gezegd, ik ben er klaar mee. Daar kan waarschijnlijk iedereen zich iets bij voorstellen, alleen snijd je jezelf ermee in de vingers. Dus laat de advocaat die je in de arm hebt genomen altijd reageren.
Verder is de zitting een belangrijk moment. Denk niet: ons verweer staat al uitstekend beschreven in onze reactie, maar zorg er ook tijdens de zitting voor dat het verweer goed over het voetlicht komt. Heb je als notaris een fout gemaakt, dan helpt het als je dit erkent. Let hierbij wel op de nuance en overdrijf het niet. Anders kun je ook de ruimte wegnemen voor een ander – mogelijk relativerender – inzicht vanuit de kamer.'