'Zolang het economisch voor de wind gaat, is de noodzaak er niet'
Ruim 80.000 akten werden er in 2024 geregistreerd voor de oprichting van een bv. Bij dat soort aantallen vallen de kleine 60 digitale oprichtingen in het niet. 'Ik had vanmiddag de achttiende digitale oprichting', vertelt Jeroen van der Weele van Hak & Rein Vos Notarissen Lelystad. Daarmee is dit kantoor gelijk de koploper. Van der Weele zat in de werkgroep DOBV van de KNB en voelt zich zeer betrokken bij het onderwerp. 'Ik ben een groot voorstander van digitalisering. Het is een roep vanuit de maatschappij en daar moet je als beroepsgroep iets mee.'
Sinds 1 januari 2024 is het mogelijk een besloten vennootschap geheel digitaal op te richten. Daar is heel wat aan vooraf gegaan. Al in 2021 was het platform klaar dat nodig is voor digitale oprichting met de hoogste betrouwbaarheidsniveaus. De KNB organiseerde cursussen en bijeenkomsten om notarissen en hun cliënten te begeleiden bij het gebruik van het nieuwe digitale systeem. Met de lancering van de DOBV sloot Nederland aan bij een Europese richtlijn om de oprichting van bedrijven te moderniseren en te vereenvoudigen. Van der Weele: 'Het digitaal passeerplatform is een stukje gemak dat je kunt aanbieden, zonder afbreuk te doen aan de normen die eigen zijn aan ons werk.'
Te ingewikkeld
Het is goed dat de KNB is meegegaan met de DOBV vanwege de Europese wetgeving, vindt Rik Kamps van TeekensKarstens advocaten notarissen in Leiden. Maar vervolgens is er iets bedacht dat volgens hem te ingewikkeld is. 'Ik begrijp wel dat het geen succes is', zegt hij dan ook. 'Het is te veel bedacht vanuit de perceptie van de notaris over het belang dat cliënten hechten aan feitelijke aanwezigheid bij het passeren van akten. Wij hebben hetzelfde eindresultaat: de belehrung, de identificatie en een gewaarmerkte handtekening. Alleen wordt de akte niet gepasseerd waar de mensen bij zijn.'
Bij digitale platforms als Firm24 en Ligo vindt het passeren namelijk plaats met een volmacht. 'Voor veel klanten is dat een prima oplossing', zegt Kamps. Hij werkt met een speciale identificatietool, die is afgestemd met de KNB en het Bureau Financieel Toezicht. 'Wij maken de stukken op. Vervolgens is er een uitvoerige afspraak om de inhoud van de akte door te nemen. Op de passeerdag heb ik zelf ook nog tijdens een videocall contact met de mensen en kan ik een paar dingen toelichten. Het identificatieproces is makkelijker en er zijn geen certificaten nodig voor het passeerplatform. Onze begeleiding is anders, maar zeker niet minder dan bij de digitale KNB-manier.'
'Het is wennen voor ons en onze klanten, maar de vraag is er zeker'
Grensoverschrijdend
Van der Weele is het digitaal passeren goed bevallen. Hij erkent dat een fysieke passeeromgeving anders is; met een online verbinding kun je niet garanderen dat er geen anderen aanwezig zijn. 'Er speelt wat koudwatervrees in de beroepsgroep. Bang voor het onbekende, en onbekend maakt onbemind. Want het proces rondom het passeren, het cliëntonderzoek, is niet anders dan bij de ouderwetse papieren variant. Het is een mooi alternatief voor de papieren akte.'
Dat vindt ook Corrie Mols van Mols Notariaat in het Limburgse Neer. Met veel Duitse cliënten van net over de grens en ook de nodige cliënten in Italië en Spanje is de DOBV voor haar een uitkomst. 'Het werkt perfect', zegt ze na het oprichten van zo'n tien digitale bv's. 'Het is makkelijk, echt Europees, grensoverschrijdend. Ik vind het heel fijn.'
Dat er nog maar weinig gebruik van wordt gemaakt, komt doordat veel notarissen wellicht het fysieke contact missen en cliënten op een andere manier moeten identificeren, vermoedt ze. 'Het is het nieuwe, denk ik. Maar dat is niet mijn beleving. Wij zijn een jong kantoor en ik heb geen ballast van conservatieve ideeën in het notariaat. Ik vaar een eigen koers.' Het aanbieden van deze mogelijkheid past bij het hedendaagse notariaat, vindt ze. Zolang het economisch voor de wind gaat, is er misschien nog geen grote noodzaak om dit soort vernieuwingen aan te bieden. 'Maar dat is anders als het slechter wordt of als andere partijen dit gaan overnemen.' Dat gevaar ziet Van der Weele ook. 'Op het moment dat wij als beroepsgroep te veel beren op de weg zien, lopen we het risico dat we het domeinmonopolie gaan verliezen.'
Investering
De DOBV is vooral een investering in de toekomst. Daarom is Isabelle Cox, KNB-bestuurslid met digitalisering in haar portefeuille, niet zo onder de indruk van het lage aantal DOBV's. 'Het is logisch dat dit niet meteen een grote vlucht neemt. Het is wennen voor ons en voor onze klanten, maar de vraag is er wel, zeker bij de aankomende generatie.' Ze verwacht meer gewenning als er op termijn ook andere akten digitaal kunnen worden ondertekend. 'Dan gaan we veel meer een verschuiving zien naar digitaal passeren.'
Digitaal passeren in België
Voor het digitaal passeren van de oprichtingsakte voor een onderneming gebruiken Belgische notarissen het ManageMyBusiness platform. Het overgrote deel van de ondernemers verkiest echter nog steeds een fysieke verschijning voor de notaris. In 2024 werd voor zo'n 400 oprichtingsdossiers de akte via het platform gepasseerd op een totaal van ongeveer 38.000 oprichtingen (stand medio december). Het online systeem is volgens het Belgische notariaat een steeds belangrijkere toegangspoort, maar bijzondere vragen en specifieke omstandigheden in de oprichtingsdossiers maken dat de notaris veel dossiers alsnog offline behandelt.