Kom in de ring als je durft!

Notaris Marcel ten Brinke werd ruim tweeëneenhalf jaar geleden bestuursvoorzitter van de ring Noord-Holland. Toen zijn vier medebestuursleden door natuurlijk verloop aftraden, meldden zich ondanks herhaalde oproepen geen plaatsvervangers. Vanaf 1 januari 2024 zaten er nog maar twee notarissen in het ringbestuur. 'Na de zomervakantie stuurden de twee overgebleven bestuursleden nog één laatste brandbrief aan alle leden met de waarschuwing: op 2 oktober dit jaar houdt het op als écht niemand zich meldt. Het bleef stil.' Ten einde raad traden Ten Brinke en zijn collega inderdaad op 2 oktober af. Sindsdien zit de ring zonder bestuur en mogen Noord-Hollandse ringleden als stille toehoorders aanschuiven bij de vergaderingen van de ring Amsterdam.
Ten Brinke schetst een onmogelijke situatie. 'Als notaris uit de ring Noord-Holland heb ik binnen de ring Amsterdam geen enkel stemrecht. Sterker nog, ik mag letterlijk mijn mond niet opendoen!' Eigenlijk moet er een wetswijziging komen voor dit nieuwe scenario, zegt hij. 'Want op landelijk niveau wordt Noord-Holland niet meer gehoord en op veel formele en procedurele punten staat alles nu stil. Zo moest de ring Amsterdam laatst een besluit nemen over de herbenoeming van twee leden van de kamer voor het notariaat. Maar Noord-Holland kan geen voordracht doen, terwijl het om Noord-Hollandse leden gaat.' Formeel is het nu aan de KNB om een oplossing te vinden, aldus Ten Brinke. 'Maar zij lopen tegen exact hetzelfde aan: niemand wil of kan. Te druk, is vaak het excuus. Maar ik deed het er toch ook bij met mijn kleine kantoor en jonge gezin?'

Verrijkende ervaring

'Wisten mensen maar hoe leerzaam, interessant en nuttig deze nevenfunctie is,' verzucht Ten Brinke. 'Ten eerste lever je een belangrijke bijdrage aan het functioneren van de KNB. Die KNB heeft keihard gelobbyd om de oprichting van de bv en huwelijkse voorwaarden bij het notariaat te houden, om maar twee voorbeelden te noemen.' Ook persoonlijk heeft Ten Brinke veel aan zijn bestuursfunctie gehad. De notaris legde onverwachte contacten, leerde goed debatteren op de vergaderingen en deed kennis op over de achtergrond van bestaande of aankomende wetgeving.
Veel tijd hoeft een bestuursfunctie bovendien niet te kosten. 'Als zich maar voldoende mensen melden', zegt notaris Martijn Van Lawick van Pabst, plaatsvervangend ringvoorzitter Gelderland sinds februari 2024. 'Vorig jaar hadden we hier feitelijk nog maar één ringbestuurder over en die zei: ‘Ja jongens, ik kan dit niet in m’n eentje doen. Er moet aanvulling komen, anders stap ik er zelf uit. Dan hebben we geen ringbestuur en geen ringvergaderingen meer.’ Dankzij die emotionele oproep stonden er maar liefst zes mensen op en hadden we in no time een voltallig bestuur bij elkaar van vijf man.' Zij kunnen de taken nu mooi verdelen. Van Lawick van Pabst besteedt gemiddeld zes uur per maand aan zijn ringvoorzitterschap, inclusief de ringvergaderingen. 'Dat valt dus reuze mee.'

Eigen portemonnee eerst

Maar die boodschap lijkt nog lang niet op grote schaal door te dringen. Is de ring Noord-Holland dus het voorland voor de rest van Nederland? Wel als de houding ten aanzien van ringbestuursfuncties niet verandert, volgens ingewijden. Fulltime kandidaat-notaris Anna Nauta is bestuurslid in de ring Limburg sinds januari 2024. Ze loopt inmiddels tien jaar mee in het notariaat en heeft verschillende kantoren van binnen gezien. Van haar werkgever krijgt Nauta alle ruimte voor haar bestuursfunctie. Maar bij sommige notariskantoren is dat anders, ziet ze. 'Een kandidaat naar een ringvergadering laten gaan, gaat ten koste van declarabele uren en kandidaat-notarissen zelf ervaren een hoge werkdruk.' Ook Ten Brinke ziet dat werkgevers tegenwerken. 'Mensen in loondienst die openstaan voor een bestuursfunctie hebben mij meerdere keren verteld: het mag niet van de baas.' Het gaat de notaris hoorbaar aan het hart. 'Mijn bloed kookt op zo’n moment.'
Hoogleraar ethiek, sociale en politieke filosofie aan de Rijksuniversiteit Groningen Frank Hindriks plaatst het gebrek aan enthousiasme voor ringbestuursfuncties in een bredere maatschappelijke context. 'Notarissen hadden vroeger een beschermd beroep met een publieke functie, maar sinds de marktwerking van 1999 zitten ze aan de kant van het geld. Elders kunnen ze meer verdienen, dus is het niet verrassend dat ze daardoor minder interesse hebben in besturen. Het is heel moeilijk om van dat marktdenken terug te komen en een bepaald idealisme te herintroduceren. Dat staat als een paal boven water en geldt overal in de maatschappij waar een (overheids-)dienst zijn publieke karakter verliest.'

Magere opkomst

Van Lawick van Pabst vertelt dat in Gelderland gemiddeld 10 procent van alle leden naar ringvergaderingen komt. 'Dat is dertig tot veertig man. Ik zit nu drie decennia in het vak en die trend zet zich al even lang door: de opkomst wordt steeds lager.' Een lage vergaderopkomst is een serieus probleem, want ringbestuursleden komen doorgaans uit de frequente bezoekers van de ringvergaderingen. 'Hoe groter de opkomst, hoe groter de kans dat je iemand voor het bestuur strikt en andersom.' Onlangs hield zijn ring daarom een ledenenquête met als centrale vraag: hoe kan het ringbestuur die opkomst vergroten? 'Locatie bleek een belangrijk obstakel. Mensen moeten soms een uur heen en een uur terug met de auto.' Daarom kiest Gelderland vanaf 2025 voor afwisselende vergaderlocaties.
Dat zulke aanpassingen vruchten kunnen afwerpen, bewijst de ring Limburg. Want ook daar kampten ze lange tijd met een zeer lage vergaderopkomst. Nauta: 'Na de coronalockdowns besloten mijn voorgangers daar iets aan te doen. Ze regelden niet alleen een zo centraal mogelijk gelegen nieuwe locatie, maar ook een nieuwe opzet.' Aanwezigen krijgen nu standaard een aanvullende cursus met een aansluitend diner. 'Een ringvergadering alleen kost mensen naar verhouding te veel tijd. Maar met de extra cursus behalen ze nu in een middag drie PE-punten in plaats van één, zonder extra kosten. Gemiddeld komen daardoor nu zo’n twintig tot dertig mensen op een vergadering. Ooit waren dat er weleens vier.'

Reëel gevaar

Het veiligstellen van nieuwe aanwas voor ringbesturen is essentieel voor het voortbestaan van het notariaat als geheel, stelt Van Lawick van Pabst. 'We zijn maar met 1.200 notarissen; de beroepsgroep telt in totaal zo’n 10.000 mensen. Een heel klein clubje dus, maar we doen wél belangrijk werk. Als ringvergaderingen en ringbesturen wegvallen, dan stort de hele beroepsgroep in elkaar.' Volgens de notaris is dat een reëel gevaar. 'Sommige bewindslieden en organisaties zouden dat namelijk graag zien gebeuren.'
Ook Ten Brinke ziet de toekomst vooralsnog somber in. 'Het notariaat bestaat plat gezegd bij de gratie van één handtekening die nog niet gezet is, namelijk de handtekening onder de wet intrekking van de Wna. Die komt eraan als onze maatschappelijke relevantie verdwijnt. Als het hele notariaat achteroverleunt en er in de ringbesturen ook niks gebeurt, dan denkt men in politiek Den Haag al snel: mwah, dit kan wel weg. Er zijn dan maar een paar gekke verkiezingsuitslagen nodig en het notariaat wordt afgeschaft of je hebt geen domeinmonopolies meer. We spelen dus uiteindelijk met ons eigen leven.'

Beroepsregel

Het enthousiasme voor ringbestuursfuncties moet dus nieuw leven worden inblazen. Van Lawick van Pabst vindt dat werkgevers vooral kandidaat-notarissen volop de mogelijkheid moeten geven om ringvergaderingen te bezoeken. 'Mét reiskostenvergoeding, zoals op mijn kantoor.' Hier zou zelfs een beroepsregel voor moeten komen, zegt hij, een verplichting voor werkgevers. 'Jongeren dragen bij aan een positieve, gezellige en constructieve sfeer tijdens ringvergaderingen. Daarmee vergroot je de kans dat nieuwe bestuursleden zich melden, ook vanuit de JoKaNoBo’s en Jong KNB.'
Nauta vermoedt dat veel werkgevers de KNB meer zien als een kostenpost dan als een organisatie die iets voor hen kan betekenen. 'Dat moet veranderen. Mensen blijven informeren is belangrijk, beginnend bij de beroepsopleiding. Daar wordt de KNB namelijk amper besproken. Van mij mogen ze een heel college besteden aan wat de KNB precies doet en waarom onze beroepsorganisatie belangrijk is.'
Ringbesturen ontvangen voor de organisatie van ten minste vier ringvergaderingen per jaar een jaarlijks bedrag van 2.000 euro, verdeeld over de bestuursleden. Voor de minimaal vijf jaarlijkse ledenraadsvergaderingen zijn (kandidaat-)notarissen telkens een dag van kantoor en ontvangen ze per keer 830 euro. Een hogere financiële vergoeding voor bestuursfuncties zal het animo niet per se vergroten, zeggen alle geïnterviewden. Ten Brinke: 'Geef bestuursleden liever extra management- of ethiekpunten.'
Terug naar hoogleraar Hindriks, die afsluit met een positieve noot. Is de huidige negatieve trend eenmaal gekeerd, dan kan het volgens hem zomaar vanzelf goedkomen met de ringbesturen. 'Op dit moment denken mensen: als niemand anders het wil doen, ben ik gekke Henkie als ik het wél doe. Maar melden zich eenmaal meer (kandidaat-)notarissen als nieuw bestuurslid, dan zie je straks het omgekeerde zelfversterkende effect.'

Ringen: hoe werkt het?

Alle (kandidaat-)notarissen behoren tot een ring. Ringen zijn bestuurlijke regio's met dezelfde grenzen als de arrondissementen van de rechtbanken. Het KNB-bestuur kan ringen belasten met de uitvoering van haar wettelijke taken in het arrondissement. De ringen vergaderen minimaal vier keer per jaar. Ringvergaderingen vinden meestal vlak voor een KNB-ledenraadsvergadering plaats. Beide vergaderingen gaan over ringzaken en (landelijke) beleidszaken. Elke ring vaardigt maximaal twee leden af naar de ledenraad, onder wie de voorzitter. Hoe meer leden een ring heeft, hoe zwaarder de vertegenwoordiging in de ledenraad telt. Een ringbestuur bestaat uit een oneven aantal van ten minste drie ringleden. De ledenraad – het ‘parlement' van het notariaat – vergadert ten minste vijf keer per jaar. Ze stelt op basis van advies van de ringbesturen en in overleg met het KNB-bestuur verordeningen vast. De ledenraad bestaat uit de ringvoorzitters plus één ander lid uit elke ring. Per ring moet in ieder geval een notaris en een kandidaat-notaris zijn afgevaardigd.

Gezocht: ideeën voor bruisende ringen

Een interessante spreker. Lunch, borrel of diner inbegrepen. Aansluitend een cursus met PE-punten. Ringen zoeken naar manieren om hun vergaderingen aantrekkelijker te maken voor hun leden. Als de opkomst groter wordt, zorgt dat ook voor meer aanwas voor de ringbesturen. Hoe denkt u dat de KNB ringvergaderingen nieuw leven kan inblazen? Wij zijn benieuwd naar uw ideeën hierover. Stuur ze op naar knbbestuur@knb.nl.