'Is dit een rechtspersoon die past? In dit geval een makkelijke vraag'
Waarom een stichting? Kersverse bestuursleden Véronique Veltman en Henkjan Garretsen wisselen een blik van verstandhouding voordat ze antwoord geven. De aarzeling wordt ingegeven door de abrupte wending die hun acteercarrière het afgelopen jaar nam. Optreden en zingen is voor beiden een hobby. Veltman is in het dagelijks leven bewindvoerder; Garretsen geeft als vijfde generatie leiding aan een familiebedrijf in diervoeding. Ze speelden bij de lokale theatervereniging in musicals als Jesus Christ Superstar en Shrek.
De vrijheid die de hobby bracht om in de huid van een ander te kruipen, had echter een keerzijde. Ze zaten ook in het bestuur van de vereniging en op die rol beten ze hun tanden stuk. Garretsen: 'Als verenigingsbestuur moesten we een aantal lastige beslissingen nemen die helaas niet op voldoende steun van de leden konden rekenen. Bijvoorbeeld over een nieuwe opslagruimte voor de kostuums. Dat leidde er uiteindelijk toe dat we als voltallig bestuur zijn opgestapt.'
Kwaliteit garanderen
Na de breuk wisten ze twee dingen zeker. 'We wilden het niet opgeven om samen op te treden', zegt Veltman. 'En we wilden iets nieuws opzetten voor de Achterhoek. Onze ambitie was om theater te maken over maatschappelijke thema’s als eenzaamheid en verlies, waarbij we ouderen en jongeren kunnen betrekken.' Vast stond ook dat voor dat plan de vereniging als rechtspersoon had afgedaan. Garretsen: 'Voor de producties die wij gaan maken, willen we samenwerken met jongerencentra en zorginstellingen om verhalen op te halen. Daarvoor moet je de kwaliteit kunnen garanderen. In een vereniging is dat heel lastig te realiseren. Je hebt snel frictie met de leden, iedereen wil een rol hebben. Daar betalen ze immers contributie voor. Bij de productie van een voorstelling is het prettig als wij mensen kunnen kiezen voor een rol. Daar past een stichting veel beter bij.'
Aan tafel
Hoewel ze uitgesproken ideeën hadden en Veltman een juridische achtergrond heeft, leek het ze toch beter om vooraf een notaris te raadplegen. Veltman: 'Je kunt online een stichting oprichten, maar wij zaten liever bij de notaris aan tafel om de details te bespreken. De statuten hadden we bijvoorbeeld zelf opgesteld. Ik heb wel arbeidsrecht gestudeerd, maar het oprichten van een stichting valt buiten mijn vakgebied. Daar moest iemand met meer kennis van zaken zorgvuldig naar kijken.'
De keuze voor Elan Notarissen was snel gemaakt. 'Ik ken Jeroen als de notaris van mijn bedrijf', aldus Garretsen. Te Lindert was notaris voor hij een stap terug deed en kandidaat-notaris werd. Voor hem was het een relatief eenvoudige opdracht. 'Is dit een rechtspersoon die past? Die vraag was hier makkelijk te beantwoorden. Het was duidelijk dat een stichtingsvorm aansluit bij de ambities. Ook de keuze voor een bestuursmodel was eenvoudig. Een raad van toezicht of een one-tiermodel met commissarissen ligt voor een stichting van deze omvang niet voor de hand. Het enige wat afwijkt, is de omvang van het bestuur. Meestal start je een stichting met een twee- of driekoppig bestuur. Hier worden acht mensen bestuurslid. Voor het nemen van beslissingen maakt dat verder niet uit. Het is verplicht om alle leden op te roepen voor een vergadering, maar ze hoeven niet allemaal aanwezig te zijn om een besluit te kunnen nemen.'
De aangeleverde statuten moesten worden aangepast, zodat ze voldoen aan de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen. Te Lindert: 'De wet stelt eisen aan de statuten. Zo moeten bestuurders altijd handelen in het belang van de rechtspersoon. En wie heeft het voor het zeggen als een bestuur zijn taken niet kan uitvoeren? Daarvoor moet je moet iemand aanwijzen die geen lid is van het bestuur.'
Seinen op groen
Nu alle seinen op groen staan, popelen de kersverse bestuursleden om met nieuwe plannen aan de slag te gaan. De eerste productie belooft al meteen een klapper te worden. Veltman: 'Productiehuis IN!Achterhoek is benaderd om een serie concerten in China te organiseren. Tien jaar geleden is er al eens een groep musici en zangers naar China gereisd in het kader van een culturele uitwisseling. De organisator van destijds is iemand uit ons netwerk. Het plan is om met tien vocalisten en een orkest zes voorstellingen in China te geven.'
De trip is nog niet in kannen en kruiken. Als penningmeester van de stichting is Garretsen voorzichtig optimistisch. 'De Chinese overheid betaalt een deel, maar we moeten ook een deel voorfinancieren. We moeten nog onderzoeken hoe we dat het beste kunnen organiseren.' Hij is positief over het feit dat deze optie überhaupt onderzocht kan worden. 'Als vereniging hadden we die knoop niet zo snel kunnen doorhakken. Als je zo’n plan voorlegt aan de leden, is de kans groot dat ze zeggen: "We zijn er voor de regio. Blijf maar lekker hier." Nu zijn we veel flexibeler. Voor ons is het een bewijs dat we met een stichting op de goede weg zijn.'