Zonder stress naar de Ctn

Hoe bereid ik me voor?

De Commissie toegang notariaat (Ctn) brengt onafhankelijk advies uit aan de minister van Justitie en Veiligheid (J&V) over uw persoonlijke geschiktheid voor het notarisambt. Ken uw stukken, dat is het allerbelangrijkste advies. Dus weet wat de aandachtspunten zijn in uw al eerder afgenomen persoonstoets en wat u daarmee wilt gaan doen of, nog beter, al hebt gedaan. De Ctn heeft een positieve grondhouding: hulde voor iedereen die (toegevoegd) notaris wil worden. Het streven is om kandidaten te laten doorstromen naar de door hen geambieerde functie, niet om ze daarvan te weerhouden. 'Ga uit van je eigen kracht', adviseert Aart Barkey Wolf, voorzitter van de Ctn. 'Wij gaan het gesprek open in, maar het is ook een serieus gesprek, dus het is goed om gespannen en alert te zijn.'

Wat kan ik verwachten van de setting?

De Ctn maakt voor de gesprekken met kandidaten gebruik van ruimtes bij de KNB. Daar wordt u meestal ontvangen in een ruimte met een grote vergadertafel. De kandidaat zit aan de korte kant van de tafel, ‘omringd door’ de voorzitter van de Ctn, de secretaris en de overige leden. 'We proberen het enigszins sfeervol te maken, door wat glaswerk neer te zetten en overtollige stoelen weg te halen', weet secretaris Ingrid de Jong, 'maar het blijft een zakelijke omgeving.'

Waarom zitten er zoveel mensen aan tafel?

Sowieso zit er altijd een oneven aantal commissieleden aan tafel, omdat er een meerderheid moet zijn om een besluit te kunnen nemen. Het is gebruik dat naast de (plaatsvervangend) voorzitter van de Ctn vier leden en de secretaris aanwezig zijn. Dit geldt voor de reguliere vergaderingen die elke maand plaatsvinden. Voor deze samenstelling is gekozen, omdat alle commissieleden een specifieke achtergrond hebben. Door de kandidaat vanuit meerdere invalshoeken te bevragen, wil de Ctn een zo compleet mogelijk beeld van de persoonlijke geschiktheid krijgen.

Indien nodig vindt om de maand een extra vergadering plaats met de voorzitter en twee leden. De Jong: 'Met die extra vergadering zorgen we ervoor dat iedereen vlot aan de beurt komt.' Aangezien een beoogd notaris niet alleen een andere functie krijgt, maar ook ondernemer wordt, wordt die in beginsel ingedeeld bij de commissie in volle samenstelling. Als beoogd toegevoegd notaris kunt u ook op gesprek komen bij de commissie in beperkte samenstelling.

Waar letten de commissieleden op?

De Ctn beoordeelt de persoonlijke geschiktheid voor het ambt, zo staat het in de wet. Om die geschiktheid te toetsen, legt de commissie de nadruk op drie aspecten: persoonlijke kwaliteiten, de kernwaarden van het notariaat en, bij toekomstig notarissen, ondernemerschap en werkgeverschap. Barkey Wolf: 'Hoe vul je de poortwachtersrol in? Hoe ga je om met collega’s die nu je werknemers worden?' 'Ga je als ondernemer de boer op om klanten te benaderen of ben je afwachtend?', vult De Jong aan. 'Wat is jouw visie op de toekomst van het notariaat?' Barkey Wolf: 'Zo willen we erachter komen of kandidaten goed zullen functioneren in de baan die zij ambiëren.'

Een time-out tijdens het gesprek: is dat een slecht teken?

Dat hoeft niet, er kan tussen de commissieleden onduidelijkheid bestaan over de kant die het gesprek opgaat. In zo’n geval wil de Ctn soms even overleggen: hoe gaan we hiermee verder? Dat staat los van de geschiktheid van de kandidaat en hoeft niet te duiden op een negatief advies. Is dat wel het geval, dan betekent dat niet dat je nooit meer (toegevoegd) notaris kunt worden. Barkey Wolf: 'We geven er steeds meer de voorkeur aan om kandidaten die niet meteen uit de verf komen een tweede kans te geven. Dan krijgen ze bijvoorbeeld ‘huiswerk’ mee en vragen we ze om na een bepaalde tijd terug te komen. De ervaring leert dat de kandidaat dit op prijs stelt.'

Het gesprek is achter de rug. Hoe nu verder?

De Ctn brengt uiterlijk drie weken later advies uit. Dat gaat naar het ministerie en de kandidaat in kwestie. De minister neemt het definitieve besluit; houd daarbij rekening met een termijn van ongeveer twee maanden. Barkey Wolf: 'In verreweg de meeste gevallen neemt de minister het advies van de Ctn over. Als dat een positief advies is, mag je dus best goede hoop hebben.'

Ervaringsdeskundige Trilce Renssen, vorig jaar benoemd tot notaris

'Het gesprek met de Ctn is de laatste hobbel. Als zij geen akkoord geven, dan gaat het hele verhaal niet door. Daar werd ik een dag van tevoren toch wel zenuwachtig van. Toen heb ik een oud-collega gebeld die mij een paar maanden eerder was voorgegaan. Die zei: ‘Ga er gewoon heen en wees jezelf. De commissieleden begrijpen ook wel wat ervan afhangt.’ Ze gaf me ook het advies om mezelf te verdedigen en niet in alles wat de commissie vindt mee te buigen. Dat telefoontje heeft mij enorm geholpen. Ik had uiteindelijk een fijn gesprek en ging met een goed gevoel weg. De vijf commissieleden vormden niet één front en stonden erg open voor mijn zienswijze op het vak en ondernemerschap. Dat was goed om te merken. Mijn tip voor kandidaten? Neem ter voorbereiding op het gesprek heel goed je persoonstoets en je ondernemingsplan door en googel even wie er tegenover je aan tafel zit. Dat werkt geruststellend.'

Oproep buddy’s

Bent u kortgeleden benoemd tot (toegevoegd) notaris en bent u beschikbaar om af en toe te sparren met een collega die net aan de benoemingsprocedure begint of net de eerste eigen akte heeft getekend? Word dan buddy voor een ander KNB-lid. Meld je aan via futureproof@knb.nl.

Wie is wie in de Ctn?

• Aart Barkey Wolf, voorzitter en oud-notaris
• Boudewijn Waaijer, plaatsvervangend voorzitter en oud-notaris
• Marja Spaans-den Heijer, plaatsvervangend voorzitter en accountant
• Kitty Nooy, adviseur ethisch leiderschap
• Marianne Heuvelmans, toegevoegd notaris
• Martine Höfelt, advocaat
• Hans Ruijgrok, notaris
• Monetta Ulrici, rechter
• Ingrid de Jong, secretaris