'Kies de juiste tolk'

'Juist in het notariaat tellen zorgvuldigheid en nauwgezetheid zwaar. Juridische termen en begrippen kunnen in de ene taal net een iets andere betekenis hebben dan in de andere. Als je dat niet weet, dan kun je als notaris makkelijk de mist in gaan', zegt Fedde Dijkstra, voorzitter van de Orde van Registertolken en -vertalers en beëdigd registertolk Duits en Fries met dertig jaar ervaring. 'Bovendien is het taalgebruik in notariële akten voor de meeste Nederlandse cliënten al abracadabra. Kun je nagaan hoe dat is voor mensen die het Nederlands niet machtig zijn. Bij complexe akten, zoals statuten, levenstestamenten of hypotheek-, leverings- en oprichtingsakten, is het van het grootste belang dat de cliënt de inhoud volledig begrijpt en kan overzien. Dat behoort gewoon tot de zorgplicht van de notaris.'

GmbH en bv

Als zich een anderstalige cliënt aandient, is een notaris verplicht een tolk in te schakelen ‘die zo mogelijk ook beëdigd vertaler is’. Dat staat in artikel 42 van de Wna. De wet zegt echter niet aan welke eisen zo’n notaristolk moet voldoen. Wel is er sinds begin deze eeuw een register voor beëdigde tolken en vertalers. Het is gebaseerd op de Europese richtlijn die bepaalt dat verdachten in strafprocessen recht hebben op een beëdigde tolk. 'Maar', zegt Dijkstra, 'dat geldt niet voor het notariaat.'
Om in het notariaat als tolk optimaal te kunnen functioneren, moet een tolk niet alleen een gedegen tolken- of vertalersopleiding hebben, maar ook voldoende inhoudelijke, juridische kennis, zowel van het Nederlandse als van het buitenlandse recht. Kennis die een tolk of vertaler kan verwerven door gespecialiseerde, aanvullende opleidingen te volgen en door ervaring op te doen, aldus Dijkstra. 'Juist in het notariaat kun je juridische begrippen vaak niet woordelijk vertalen, omdat ze dikwijls een net iets andere betekenis en inhoud hebben. Om een voorbeeld te noemen: een Nederlandse bv en een Duitse GmbH lijken veel op elkaar, maar zijn toch net even anders. Dat moet je als tolk weten.'

Tweetrapsmaking

Een van de uitdagingen bij tolken in het notariaat is dat Nederlandse juridische concepten niet altijd een directe vertaling hebben in andere talen, zegt ook Ammerins Moss-De Boer, beëdigd tolk/vertaler Engels en Fries. 'Zo bestaat het Nederlandse concept van tweetrapsmaking niet in de wetgeving van de meeste Engelstalige landen. Dan is een vertaalslag nodig die zowel de juridische als de culturele verschillen overbrugt. Ik gebruik dan de Latijnse term fideï-commis, maar dat zegt de meeste cliënten natuurlijk ook niets. Dus dan is het mijn taak als tolk om de notaris dat begrip zodanig te laten toelichten en omschrijven dat de cliënt het begrijpt.'
Arzu Aksahan, beëdigd tolk Turks en Engels, heeft geen specifieke juridische opleiding gevolgd, maar heeft zich na haar tolkenopleiding en beëdigingstraject via aanvullende cursussen gespecialiseerd in het notariaat. 'Specialisatie is echt nodig, omdat je als tolk moet weten waar het over gaat om de juiste vertaling te kunnen maken. Je moet de essentie van een boodschap kunnen overbrengen in een andere taal, zodat mensen echt begrijpen wat er wordt gezegd. Tolken is dus veel meer dan letterlijk vertalen.' Tolk Dijkstra volgde niet alleen universitaire taalopleidingen en Nederlands recht, maar ook de opleidingen tot gerechtstolk en juridisch vertaler en zowel in Nederland als Duitsland aanvullende bijscholingscursussen. Hij is dan ook net als Moss-De Boer en Aksahan ingedeeld in de hoogste categorie van het tolken- en vertalersregister.

Niveaus

Dat register kent twee niveaus van tolken en vertalers: B2 en C1. Het verschil zit ‘m in de opleiding en ervaring. Tolken op B2-niveau zijn niet of minder gespecialiseerd in een specifiek vakgebied, zoals het notariaat. Dijkstra: 'Veel notarissen weten wel dat ze een beëdigd registertolk moeten inschakelen, maar kennen het verschil niet tussen een C1- en een B2-tolk. Ze huren soms een B2-registertolk in, zonder zich te realiseren dat deze vaak niet beschikt over de juiste kennis, expertise en ervaring. Dat brengt grote risico’s met zich mee, want bij fouten in een vertolking draagt de notaris mede verantwoordelijkheid voor de mogelijke schade die een cliënt lijdt door de inzet van een tolk met onvoldoende kwalificaties.'
Voor zowel de notaris als de cliënt is het daarom belangrijk dat een tolk van niveau C1 en met de specialisatie notariaat wordt ingeschakeld, aldus Moss-De Boer. 'Ik hoor weleens dat notarissen tolken op niveau B2 inschakelen, maar dat is niet slim. Met alle respect voor deze collega’s: ze hebben eenvoudig niet de kennis en vaardigheden die nodig zijn in het notariaat. Ze zijn meestal wel goedkoper dan C1-tolken, maar een notaris doet er zijn cliënten geen recht mee.'

Zelf doen

Helemaal uit den boze is het volgens Dijkstra als notarissen zelf aan het tolken slaan. 'Ik ken notarissen die dat doen. Ze spreken een aardig woordje Duits of Engels en denken dat ze het wel kunnen. Hoe moeilijk kan het zijn? Maar daarmee nemen ze echt een groot risico.' Een C1-registertolk is in de regel duurder dan een B2-tolk. Dat kan voor notarissen reden zijn een minder gekwalificeerd tolk in te schakelen. 'Ze willen hun cliënten niet op kosten jagen. Maar het inschakelen van de juiste tolk is een investering die zich dubbel en dwars terugverdient in de vorm van kwaliteit, juridische deskundigheid en klanttevredenheid. Notarissen plukken daar op lange termijn de vruchten van.'
Moss-De Boer is naast C1-tolk ook C1-vertaler. Het verschil? 'Tolken vertalen gesproken taal, al dan niet simultaan, vertalers vertalen geschriften. Het zijn aparte disciplines met een aparte opleiding. Ik ben eerst jarenlang vertaler geweest in het notariaat en pas vanaf 2019 gaan tolken voor notarissen. Door mijn vertaalwerk ben ik goed ingevoerd in de taal van het notariaat.'

Weinig tijd

Omdat ze veel bij notarissen over de vloer komt, ziet Aksahan – ook C1-tolk – van nabij hoe notarissen te werk gaan. 'Dat verschilt enorm. Regelmatig gaat een notaris veel te diep in op een onderwerp. Dan zie ik gewoon hoe klanten het spoor bijster raken. Mijn advies aan notarissen zou dan ook zijn: overlaad cliënten niet met details die voor hen niet belangrijk zijn. Mensen willen meestal gewoon weten wat hun rechten en plichten zijn.' Moss-De Boer maakt soms mee dat notarissen te weinig tijd inplannen voor een afspraak met een cliënt die geen Nederlands verstaat. 'Ik adviseer notarissen om ruim de tijd te nemen voor een afspraak met anderstalige cliënten. Vaak heb je al gauw een uur nodig. En huur bij een minder vaak voorkomende taal bij voorkeur toch een tolk in die de taal van de cliënt op een hoog niveau spreekt; kies niet te makkelijk voor een tolk Engels.'

KNB: Bij voorkeur een beëdigde tolk

Artikel 42 van de Wna verplicht de notaris een tolk in te schakelen als zich een cliënt aandient die de Nederlandse taal niet machtig is. Die tolk moet de akte ook mede ondertekenen. Artikel 42 zegt echter niets over de kwalificaties van de tol, maar wel dat de notaris ervan overtuigd moet zijn dat de cliënt het begrijpt, blijkt uit een uitspraak van de Kamer voor het notariaat in Den Haag van 15 april 2015 (ECLI:NL:TNORDHA:2015:10).
De KNB stelt dat een notaris 'bij voorkeur' gebruik moet maken van een beëdigd tolk, die een specialistische opleiding voor het notariaat heeft gevolgd. Deze zogeheten C1-tolken zijn opgenomen in het Register beëdigde tolken en vertalers (Rbtv). Volgens Willem Geselschap, manager van de afdeling Praktijkzaken van de KNB, zijn er echter situaties denkbaar waarbij een beëdigd tolk niet beschikbaar is, bijvoorbeeld bij spoedzaken of omdat vertaald moet worden in een taal waar weinig tolken voor zijn. 'In dat geval weegt de toegang tot het recht en de rechtsbescherming zwaarder dan de exacte kwalificaties van de tolk. Daarom legt de KNB geen verplichting op, maar adviseert om in alle situaties dat het mogelijk is gebruik te maken van een beëdigd tolk.' De KNB ziet dan ook geen reden om de huidige regelgeving aan te passen, omdat deze voldoet. Het onderwerp 'tolken' leeft niet sterk bij notarissen, zo lijkt het. De KNB krijgt er gemiddeld een keer per maand een vraag over van een lid. Ook tuchtzaken over de al dan niet verkeerde inzet van tolken zijn zeldzaam.