Om eerlijk te zijn: ik heb zelf geholpen om ‘m te ontwikkelen. Dat was in opdracht van een ministerie. Waar deze koerskaart zo populair en effectief bleek, dat hij daarna algemeen toegankelijk is gemaakt. Duizenden keren is ‘ie al gebruikt. Binnen én buiten het ministerie.
Tafelkleed
Eén oefening maakt het verschil. Maar voordat ik die oefening uitleg: wat is een koerskaart? Simpel gezegd: een mooi vormgegeven tafelkleed met rake vragen rond een lastig thema. Je bespreekt die vragen in groepen van zes tot negen mensen. In dit geval: vragen over sociale veiligheid. Dit begrip houdt in dat je de overtuiging hebt dat je in je team álles kunt zeggen zonder angst voor afwijzing. Belangrijk als je als team wilt blijven leren en presteren.
Veel mensen denken dat het in een team éérst veilig moet voelen voordat men zich durft uit te spreken. En precies dat is wat die ene oefening radicaal omdraait. De instructie is: ‘Maak een lijstje van wat jij persoonlijk het lastigst vindt om op tafel te leggen bij je collega’s. Denk aan een gemaakte fout of een oprechte zorg. Kies het moeilijkste punt. Deel dat. Een voor een. Zonder dat iemand reageert.’
Magisch
Wat er dan gebeurt, is magisch. Teams ervaren na afloop meer sociale veiligheid dan daarvoor. Dit toont aan dat je niet moet wachten tot het veilig voelt om je uit te spreken. Nee, juist door je uit te spreken, ontstaat sociale veiligheid.
Onlangs nog heb ik dit mechanisme toegepast bij een technisch directieteam waar de sfeer behoorlijk ijzig was. Een eerdere sessie met dit team was desastreus verlopen. Verwijten vlogen over tafel, men verzandde in technische details, niemand luisterde echt naar elkaar. Dit keer besloot ik het anders te doen. Ik zei: ‘Doe alsof jullie elkaar volledig vertrouwen. Daar hoort bij dat feedback geen aanval is, maar een cadeautje. Geef elkaar feedback, een voor een. Verdedigen mag niet. Je hoeft alleen maar te herhalen wat de ander zegt. En dan voelen wat het met je doet. Als feedbackontvanger. Én als feedbackgever.’
Troep
En ja hoor, ook hier ontstond magie. Omdat de feedbackontvangers zich niet gingen verdedigen, voelden ze zich ook niet aangevallen. En omdat hun eigen woorden heel precies werden herhaald, voelden de feedbackgevers zich enorm gezien en gehoord. Het vertrouwen steeg. Weg was alle ijzigheid.
Dus ook hier merkte ik: je hebt geen veilig team nodig om open feedback te kunnen geven en ontvangen. Je krijgt juist een veilig team door openlijk feedback te geven en ontvangen. Probeer het thuis maar eens, als je tenminste huisgenoten hebt. Als een zo’n huisgenoot zegt: ‘Je stapelt altijd de trap vol met troep’, dan zeg jij: ‘Je zegt dat ik altijd de trap volstapel met troep.’ Geen verweer. Alleen herhalen. Geheid dat je huisgenoot zich dan heel erg gehoord en gezien voelt. En dat de onderlinge verhoudingen voorlopig weer tegen een stootje kunnen. Mits je nog wel even die troep van de trap afhaalt.