De Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) waarschuwt om niet lichtvaardig UBO-verklaringen af te geven. Notarissen kunnen niet met zekerheid vaststellen wie de ultimate beneficial owner (UBO) van een rechtspersoon is. Alleen de rechtspersoon zelf kan deze informatie geven.
Instellingen zoals banken vragen notarissen om UBO-verklaringen af te geven. Sommige banken dwingen die rechtspersonen een notariële UBO-verklaring aan te leveren voordat zij deze rechtspersonen als cliënt accepteren en van een bankrekening voorzien. Notarissen kunnen echter geen sluitende UBO-verklaringen afgeven. Bovendien kunnen de banken hun eigen verantwoordelijkheid niet op de notaris afschuiven.
Schijnzekerheid
De KNB waarschuwde eerder voor het lichtvaardig afgeven van UBO-verklaringen. Notarissen kunnen de identiteit van UBO’s van rechtspersonen niet met zekerheid vaststellen. Als er zekerheid is over het aandeelhouderschap, staat daarmee de identiteit van de UBO nog niet vast. Het kan zijn dat iemand anders de feitelijke zeggenschap in de entiteit heeft. Dit is iets wat de notaris niet kan toetsen. Alleen de rechtspersoon zelf kan daarover informatie verschaffen. De notaris die een UBO-verklaring afgeeft zonder daarbij een voorbehoud te maken voor gegevens die hij niet kan controleren, loopt het gevaar daarmee schijnzekerheid in het leven te roepen.
Advies
Werk niet mee aan verzoeken om organogrammen af te tekenen. Geef ook geen ongeclausuleerde UBO-verklaringen af als u de inhoud hiervan niet hebt kunnen verifiëren. Beperk u tot (geclausuleerde) verklaringen waarvoor u kunt instaan. Geef banken duidelijkheid over de grenzen van uw onderzoeksmogelijkheden en wijs ze op hun eigen verantwoordelijkheid